Organiser un festival de la bière, étape par étape

Un festival de la bière se prépare d’abord comme un projet logistique, pas comme une simple dégustation. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations, l’assurance et les contraintes techniques avant de contacter les brasseries. La sélection des bières, les inscriptions, la nourriture, le paiement et le stockage au frais doivent ensuite avancer ensemble. Le jour J, chaque fût, chaque tireuse et chaque bénévole doit avoir une place et une consigne claire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier le permis requis
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les brasseries
2 personnes
5
Composer la sélection de bières
3 personnes
6
Réserver les brasseries
2 personnes
7
Réserver définitivement le lieu
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Planifier les livraisons avec les brasseries
2 personnes
12
Commander de la nourriture et des snacks
2 personnes
13
Réserver les verres et le mobilier
14
Tester le système de paiement
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Créer les instructions pour les bénévoles
17
Créer la carte des bières et la liste des prix
2 personnes
18
Concevoir la signalétique
19
Faire réaliser les imprimés
20
Vérifier les prévisions météo
21
Récupérer les courses
3 personnes
22
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
23
Stocker la bière au frais
3 personnes
24
Vérifier les dates de péremption
2 personnes
25
Étiqueter les fûts et les caisses de bière
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
28
Raccorder les installations de tirage de bière
3 personnes
29
Tester les installations de tirage
2 personnes
30
Monter les tentes de réception
5 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager le bar et les points de distribution
4 personnes
33
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
34
Accrocher les cartes bière
2 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
38
Aménager les points de paiement
2 personnes
39
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
40
Servir les amuse-bouches
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Vérifier les toilettes

Événement

43
Ouvrir l’entrée
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
46
Servir la bière
5 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Présenter les informations sur la bière
3 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Rassembler les verres
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Faire le tour du stock
2 personnes
54
Prendre les dernières commandes
3 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Fermer les installations de tirage de bière
3 personnes
57
Stocker la bière restante
3 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Démonter les tentes de fête
5 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Répartir le stock restant
2 personnes
68
Retourner la consigne et les emballages
2 personnes
69
Confirmer la remise du site

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Barsqté 3
Banquettes en caissesqté 6

Vaisselle

Verres de dégustationqté 150
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Pincesqté 10
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Tireuses à bièreqté 4
Refroidisseurs de tireuseqté 2
Raccords de fût de bièreqté 6
Bouteilles de CO2qté 3
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caisses de caisseqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacière pour les alimentsqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières du festival de la bièreqté 4
Guirlandesqté 12
Panneaux de carte des bièresqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 8

Papeterie

Jetons de bièreqté 300
Cartes des bièresqté 30
Panneaux de signalisationqté 12
Braceletsqté 150
Sets de stylosqté 4
Rouleaux de tickets de caisseqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu avant de confirmer les brasseries. Vérifie notamment la puissance électrique disponible, l’accès pour les livraisons, les réfrigérateurs ou refroidisseurs nécessaires et l’espace réservé aux bars.
Arrête la sélection des bières assez tôt pour imprimer une carte avec les prix. Prévois une fiche par bière avec le nom, le style, le brasseur et le volume disponible afin d’éviter les explications improvisées au comptoir.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs semaines avant l’événement. Cela permet de commander la nourriture, les snacks, les assiettes et les couverts selon le nombre réel de participants plutôt qu’au dernier moment.
Teste le paiement avant l’ouverture, avec chaque terminal et chaque caisse. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et la solution de secours si le réseau ou un appareil tombe en panne.
Planifie la réception de la bière avec les brasseries et étiquette les fûts et les caisses dès leur arrivée. Contrôle les dates de péremption, range immédiatement les produits au frais et garde une lampe de poche ainsi qu’un espace de stockage accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs brasseries. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, confirmer les livraisons, ouvrir les inscriptions et commander le matériel.
Quand contacter les brasseries pour un festival de la bière ?: Contactez-les environ 10 à 12 semaines avant la date prévue. Demandez leurs disponibilités, les volumes proposés, les conditions de livraison et les besoins techniques des tireuses avant de finaliser la sélection.
Combien de verres de dégustation faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un verre par participant inscrit, plus 10 % de réserve. Pour 100 personnes, cela représente donc environ 110 verres, sans compter les verres à eau et les éventuels remplacements pendant le service.
Quand faut-il réceptionner et refroidir la bière ?: Organisez la livraison idéalement la veille, ou le matin même si le lieu dispose d’une capacité de refroidissement suffisante. Comptez plusieurs heures pour mettre les fûts à température et vérifiez les raccords, le CO2 et les tireuses avant l’arrivée du public.

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