Ein Bierfestival organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen und Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob der Veranstaltungsort Ausschank, Zelte und die geplante Besucherzahl abdeckt.
• Stelle die Bierauswahl erst zusammen, wenn die Brauereien Rückmeldung zu Sorten, Mengen und Lieferterminen gegeben haben. Rechne pro Gast mit mehreren kleinen Probierportionen und biete zusätzlich Wasser an.
• Teste das Zahlungssystem spätestens eine Woche vorher mit jedem Kartenterminal. Lege außerdem fest, wie Kassenkisten, Wechselgeld und die Abrechnung während des Festivals gehandhabt werden.
• Plane die Kühlkette rückwärts vom Ausschank: Bierlieferung, gekühlte Lagerung und Anschluss der Zapfanlagen müssen zeitlich zusammenpassen. Kennzeichne Fässer und Kästen sofort nach Sorten und Mindesthaltbarkeitsdatum.
• Teile Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein und gib ihnen schriftliche Anweisungen. Für Ausschank, Kasse, Nachfüllen, Essen und Aufräumen brauchst du getrennte Zuständigkeiten, sonst bleiben wichtige Aufgaben liegen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Bierfestival organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 4 Monate vorher. Genehmigungen, Veranstaltungsort und Brauereien sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wie viel Bier braucht man für ein Bierfestival?

Plane die Menge nach Gästezahl, Ausschankdauer und Probiergröße. Als grobe Arbeitsgrundlage kannst du für das erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person kalkulieren und danach Wetter, Essen und weitere alkoholfreie Getränke berücksichtigen.

Wie viele Brauereien braucht man für ein Bierfestival?

Für ein kleines Festival reichen oft 4 bis 6 Brauereien mit jeweils mehreren Sorten. Entscheidend ist, dass die Auswahl überschaubar bleibt und jede Sorte ausreichend gekühlt, beschriftet und zapfbereit angeboten werden kann.

Wann muss das Bier geliefert und gekühlt werden?

Plane die Lieferung mindestens einen Tag vor dem Festival ein, wenn der Lagerort ausreichend Kühlkapazität hat. Spätestens am Veranstaltungstag müssen Zapfanlagen, Fasskupplungen und Zapfkühler mehrere Stunden vor dem Einlass getestet werden.

Ähnliche Pläne

• Architekturtour organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für eine Architekturtour brauchst
• Eine Architekturtour von Anfang bis Ende planen
• Automeile organisieren: die praktische Checkliste