Cómo organizar un festival de cerveza paso a paso

Organizar un festival de cerveza requiere coordinar proveedores, permisos, frío, pagos y circulación de público en el orden correcto. Empieza por fijar fecha y lugar, y confirma cuanto antes si necesitas autorización y seguro. Después reserva las cervecerías, define la variedad y planifica las entregas. En la última semana, céntrate en inscripciones, señalización, voluntarios y pruebas técnicas; el día anterior, comprueba que toda la cerveza pueda mantenerse refrigerada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar el permiso necesario
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a cervecerías
2 personas
5
Seleccionar la variedad de cervezas
3 personas
6
Reservar cervecerías
2 personas
7
Reservar definitivamente el lugar
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Planificar las entregas con las cervecerías
2 personas
12
Pedir comida y snacks
2 personas
13
Reservar vasos y mobiliario
14
Probar el sistema de pago
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Crear instrucciones para voluntarios
17
Crear la carta de cervezas y la lista de precios
2 personas
18
Diseñar la señalización
19
Encargar material impreso
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Recoger la compra
3 personas
22
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
23
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
24
Comprobar las fechas de caducidad
2 personas
25
Etiquetar los barriles y las cajas de cerveza
2 personas
26
Preparar aperitivos
4 personas
27
Llenar los refrigeradores
3 personas
28
Conectar los dispensadores de cerveza
3 personas
29
Probar los grifos de cerveza
2 personas
30
Montar las carpas
5 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el bar y los puntos de entrega
4 personas
33
Preparar los vasos de degustación
2 personas
34
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
38
Montar los puntos de pago
2 personas
39
Preparar la caja y el cambio
2 personas
40
Servir aperitivos
3 personas
41
Instruir a los voluntarios
2 personas
42
Comprobar los baños

Evento

43
Abrir la entrada
3 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Repartir vasos de degustación
2 personas
46
Servir cerveza
5 personas
47
Rellenar las bebidas
3 personas
48
Explicar la información sobre la cerveza
3 personas
49
Reponer los aperitivos
2 personas
50
Recoger los vasos
3 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Realizar ronda de inventario
2 personas
54
Aceptar los últimos pedidos
3 personas
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

56
Cerrar las instalaciones de grifo
3 personas
57
Guardar la cerveza sobrante
3 personas
58
Cerrar la caja
2 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Desmontar las carpas
5 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
63
Limpiar el lugar
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Comprobar el material prestado
2 personas
66
Devolver los materiales
2 personas
67
Repartir el inventario sobrante
2 personas
68
Devolver la fianza y el envase
2 personas
69
Confirmar la entrega del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 12
Barrascant. 3
Bancos de cajascant. 6

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 150
Vasos para aguacant. 80
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Pinzascant. 10
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Grifos de cervezacant. 4
Enfriadores de grifocant. 2
Acopladores de barriles de cervezacant. 6
Botellas de CO2cant. 3
Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 3
Cajas de cajacant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Linternas de manocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Nevera para alimentoscant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Pinzas para servircant. 8

Decoración

Banners del festival de cervezacant. 4
Guirnaldascant. 12
Carteles de la carta de cervezascant. 6
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Artículos de papel

Fichas de cervezacant. 300
Cartas de cervezacant. 30
Carteles de señalizacióncant. 12
Pulserascant. 150
Juego de bolígrafoscant. 4
Rollos de recibocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de contactar definitivamente con las cervecerías. Si el espacio no está confirmado, no podrás calcular bien las entregas, las barras ni el mobiliario.
Define la selección de cervezas con tiempo y confirma por escrito qué cervecería entrega cada barril o caja. Etiqueta todo al recibirlo y revisa las fechas de caducidad antes de guardarlo en frío.
No dejes el sistema de cobro para el día del festival: prueba cada terminal con antelación y prepara una alternativa por si falla la conexión o se queda sin batería.
Asigna voluntarios por zonas y dales instrucciones breves sobre barras, pagos, reposición y atención al público. Prevé los turnos con varias horas de margen para cubrir descansos y retrasos.
Comprueba el pronóstico y adapta el montaje con carpas, mesas y zonas de espera. Revisa también alargadores, regletas, enfriadores, acopladores y CO2 antes de conectar los grifos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cerveza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro y las reservas de cervecerías deben estar encaminados al menos 6 semanas antes; deja la última semana para confirmar entregas, comida, voluntarios y señalización.
¿Cuánta cerveza necesito para un festival?: Como cálculo inicial, reserva entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Ajusta la cantidad según la duración, el tamaño de las degustaciones y si también sirves comida o bebidas sin alcohol.
¿Cuándo debo enfriar la cerveza para el festival?: Planifica la recepción con al menos 24 horas de margen para enfriar barriles, cajas y botellas. Comprueba al recibirla que haya espacio suficiente en neveras y neveras portátiles, y mantén cada lote etiquetado hasta el servicio.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cerveza?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada barra activa y añade al menos 2 personas para reposición, pagos o incidencias. Prepara turnos de 2 a 3 horas para que las barras no queden descubiertas durante los descansos.

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