Zo organiseer je een bierfestival zonder gedoe
Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je brouwerijen benadert. Daarna leg je de bierselectie vast, reserveer je leveringen en regel je de praktische basis: proefglazen, taps, koeling, tafels en betaling. Plan het festival alsof er op het laatste moment iets uitvalt: label fusten en kratten, test betaalterminals en geef vrijwilligers korte, duidelijke instructies. De grootste fouten ontstaan wanneer bier te laat wordt gekoeld of informatie over dieetwensen en allergenen ontbreekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Benodigde vergunning controleren
- 3
Verzekering controleren
- 4
Brouwerijen benaderen
2 personen
- 5
Bierselectie samenstellen
3 personen
- 6
Brouwerijen reserveren
2 personen
- 7
Locatie definitief reserveren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Leveringen met brouwerijen plannen
2 personen
- 12
Eten en snacks bestellen
2 personen
- 13
Glazen en meubilair reserveren
- 14
Betaalsysteem testen
2 personen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Instructies voor vrijwilligers maken
- 17
Bierkaart en prijslijst maken
2 personen
- 18
Bewegwijzering ontwerpen
- 19
Drukwerk laten maken
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Boodschappen ophalen
3 personen
- 22
Bierlevering ontvangen
3 personen
- 23
Bier gekoeld opslaan
3 personen
- 24
Houdbaarheidsdata controleren
2 personen
- 25
Bierfusten en kratten labelen
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 27
Koelkasten vullen
3 personen
- 28
Tapinstallaties aansluiten
3 personen
- 29
Tapinstallaties testen
2 personen
- 30
Partytenten opbouwen
5 personen
- 31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 32
Bar en uitgiftepunten inrichten
4 personen
- 33
Proefglazen klaarzetten
2 personen
- 34
Bierkaarten ophangen
2 personen
- 35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 36
Decoratie ophangen
3 personen
- 37
Licht en stroom controleren
2 personen
- 38
Betaalpunten inrichten
2 personen
- 39
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
- 40
Hapjes uitserveren
3 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 42
Toiletten controleren
Event
- 43
Entree openen
3 personen
- 44
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 45
Proefglazen uitdelen
2 personen
- 46
Bier serveren
5 personen
- 47
Dranken bijvullen
3 personen
- 48
Bierinformatie toelichten
3 personen
- 49
Hapjes aanvullen
2 personen
- 50
Glazen verzamelen
3 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Toiletten tussentijds controleren
- 53
Voorraadronde uitvoeren
2 personen
- 54
Laatste bestellingen aannemen
3 personen
- 55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 56
Tapinstallaties afsluiten
3 personen
- 57
Overgebleven bier opslaan
3 personen
- 58
Kassa afsluiten
2 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 60
Partytenten afbreken
5 personen
- 61
Afval verzamelen
4 personen
- 62
Servies en glazen afwassen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Decoratie verwijderen
2 personen
- 65
Geleende materialen controleren
2 personen
- 66
Materialen retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven voorraad verdelen
2 personen
- 68
Borg en emballage retourneren
2 personen
- 69
Locatie oplevering bevestigen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 12
- Barrenaantal 3
- Krattenbankenaantal 6
Servies
- Proefglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 80
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Tangenaantal 10
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Biertapsaantal 4
- Tapkoelersaantal 2
- Bierfustkoppelingenaantal 6
- CO2-flessenaantal 3
- Koelkastenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Betaalterminalsaantal 3
- Kassakistenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Handlampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelbox voor voedselaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveerpincettenaantal 8
Decoratie
- Bierfestivalbannersaantal 4
- Slingersaantal 12
- Bierkaartbordenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lampenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Papierwaren
- Bierfichesaantal 300
- Bierkaartenaantal 30
- Bewegwijzeringsbordenaantal 12
- Polsbandjesaantal 150
- Pennensetsaantal 4
- Kassabonrollenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Benader brouwerijen zodra datum en locatie vaststaan. Leg per brouwerij vast welk bier wordt geleverd, hoeveel fusten of kratten je verwacht en op welk tijdstip de levering aankomt.
- Maak de bierkaart pas definitief nadat alle brouwerijen hebben bevestigd. Noteer per bier minstens de naam, bierstijl, alcoholpercentage en eventuele allergenen, zodat bezoekers gericht kunnen kiezen.
- Plan koeling vóór je het bier bestelt. Controleer hoeveel ruimte je hebt voor fusten, kratten en gekoelde voorraad en houd bierleveringen gescheiden van de koelbox voor voedsel.
- Test het betaalsysteem minimaal één week vooraf met alle betaalterminals, kassakisten en benodigde verlengkabels. Wijs op de dag zelf iemand aan die storingen en lege kassapunten opvangt.
- Geef vrijwilligers een briefing van 15 minuten vóór opening. Laat daarin zien waar proefglazen, water, snacks, afvalpunten en EHBO liggen en spreek af wie de taps en de voorraad controleert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bierfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en brouwerijen. Reserveer brouwerijen en materiaal zodra de datum vaststaat; voor populaire weekenden kan dat eerder nodig zijn.
- Hoeveel bier heb ik nodig voor een bierfestival?
- Reken voor een proeverij meestal op 6 tot 8 proefglazen per bezoeker en ongeveer 1 tot 1,5 liter bier per persoon, afhankelijk van de duur en het aantal consumpties. Bestel niet alles in één soort: verdeel de voorraad over de bierstijlen op je bierkaart.
- Hoe koel je bier voor een bierfestival?
- Zet fusten en kratten bij voorkeur 24 uur vooraf in koeling, zodat ook de kern van grotere verpakkingen koud is. Controleer bij ontvangst de temperatuur, houdbaarheidsdata en labels en zorg voor extra koelruimte voor een drukke periode.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bierfestival?
- Plan als basis één vrijwilliger per tap- of uitgiftepunt, plus één coördinator en extra hulp voor kassa, voorraad en opruimen. Voor een festival met 100 bezoekers kom je vaak uit op ongeveer 8 tot 12 mensen per dienst van 3 tot 4 uur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!