Organiser un festival de food trucks, étape par étape

Un festival de food trucks se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un moment convivial. Commencez par confirmer le lieu et la date, vérifier les autorisations et réserver les prestataires avant de travailler sur le menu. Prévoyez ensuite l’électricité, le froid, les files d’attente et la circulation entre les stands. Les dernières 48 heures servent surtout à recevoir les produits frais, refroidir les boissons et confirmer les horaires à chacun.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Faire les réservations
4
Prévoir l’alimentation électrique
5
Valider les fournisseurs
2 personnes
6
Composer le menu
3 personnes
7
Noter les allergènes par plat
2 personnes
8
Créer le plan du site
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations aux fournisseurs
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Répartir les tâches et les shifts
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Créer les menus
2 personnes
17
Imprimer les cartes des allergènes
18
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Vérifier l’espace de réfrigération
2 personnes
21
Envoyer la confirmation finale
22
Faire les courses de produits frais
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Laver les légumes
3 personnes
25
Portionner les sauces
2 personnes
26
Préparer les desserts
3 personnes
27
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
28
Inspecter le site
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les stands du marché
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Brancher l’alimentation et les rallonges
2 personnes
33
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
3 personnes
34
Installer le matériel de cuisson
3 personnes
35
Installer les postes de travail
4 personnes
36
Répartir les ingrédients
4 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer les sandwiches et les salades
4 personnes
39
Préparer les desserts
2 personnes
40
Mettre en place les buffets et les comptoirs
4 personnes
41
Afficher les menus
2 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Installer la signalisation
2 personnes
44
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Vérifier l’installation de test
3 personnes

Événement

47
Accueillir les bénévoles
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Ouvrir les stands de restauration
6 personnes
50
Préparer les plats
8 personnes
51
Servir les plats
8 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Préparer le café et le thé
2 personnes
55
Réapprovisionner les buffets
3 personnes
56
Répondre aux informations sur les allergènes
57
Dégager les tables
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Réapprovisionner les fournitures sanitaires
60
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
61
Vérifier les espaces repas calmes
62
Recueillir les dernières commandes
4 personnes
63
Fermer les stands
6 personnes
64
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

65
Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
66
Éteindre le matériel de cuisson
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le matériel
3 personnes
74
Démonter les tentes de fête
4 personnes
75
Démonter les stands du marché
4 personnes
76
Retirer l'éclairage
2 personnes
77
Retirer la décoration
2 personnes
78
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 6
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Nappesqté 12
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 6

Équipement

Plaques de cuissonqté 6
Grills de contactqté 2
Friteusesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Couteau de chefqté 8
Planches à découperqté 12
Saladiersqté 12
Casserolesqté 10
Casserolesqté 8
Pinces de cuissonqté 10
Thermomètres de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 20
Rouleaux d'étiquettesqté 6
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Gants de cuisineqté 8
Torchons de cuisineqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban de balisageqté 4
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la date. Vérifiez notamment la puissance électrique disponible, les accès pour les véhicules et les règles concernant les déchets et la sécurité.
Validez chaque food truck avec un menu précis, les allergènes de chaque plat et ses besoins techniques. Demandez ces informations au plus tard 4 semaines avant l’événement pour pouvoir créer les menus et la signalétique.
Dessinez le plan du site avant de répartir les stands. Laissez des couloirs d’au moins 1,5 mètre pour les déplacements et placez les tables, réfrigérateurs, zones d’attente et points de paiement sans bloquer les sorties.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le festival. Prévoyez une personne référente pour répondre aux questions sur les allergènes, plutôt que de laisser chaque visiteur chercher l’information auprès des stands.
Organisez le dernier ravitaillement le jour précédent pour les produits longue conservation et le matin même pour les produits frais. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifiez les terminaux de paiement, les rallonges et le matériel avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver les food trucks et régler les besoins électriques et sanitaires.
Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?: Comptez environ 1 food truck pour 75 à 100 personnes, selon la complexité des plats et la durée du service. Pour 300 visiteurs, prévoyez donc 3 à 4 stands et vérifiez leurs capacités de production.
Quand faut-il envoyer les informations aux food trucks ?: Envoyez le plan du site, les horaires d’installation, le menu confirmé et les consignes techniques au moins 2 semaines avant. Faites une confirmation finale 48 à 72 heures avant le festival.
Comment gérer les allergènes dans un festival de food trucks ?: Demandez la liste des allergènes par plat au moins 4 semaines avant et imprimez une carte pour chaque stand. Mettez aussi ces informations à disposition à l’accueil afin que les visiteurs puissent les consulter sans attendre en file.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.