Cómo organizar un festival gastronómico sin perder el control

Un festival gastronómico se organiza en este orden: primero fecha, ubicación, permisos y suministro eléctrico; después proveedores, menú y distribución del recinto. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben cerrarse antes de imprimir menús y tarjetas de alérgenos. En los últimos días, confirma cantidades, espacio de refrigeración y turnos, y deja las compras frescas para el final. El día del evento, trabaja con un plano claro y tareas asignadas por horas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Comprobar permisos
3
Hacer reservas
4
Asegurar el suministro eléctrico
5
Confirmar proveedores
2 personas
6
Elaborar el menú
3 personas
7
Anotar alérgenos por plato
2 personas
8
Hacer un plano del recinto
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar información del proveedor
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Distribuir tareas y turnos
2 personas
15
Diseñar la señalización
16
Hacer menús
2 personas
17
Imprimir tarjetas de alérgenos
18
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
19
Comprobar los materiales
2 personas
20
Comprobar el espacio de refrigeración
2 personas
21
Enviar la confirmación final
22
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Lavar las verduras
3 personas
25
Porcionar salsas
2 personas
26
Preparar los postres
3 personas
27
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
28
Inspeccionar el recinto
2 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Colocar los puestos del mercado
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Conectar la electricidad y los alargadores
2 personas
33
Llenar neveras y cajas frigoríficas
3 personas
34
Colocar el equipo de cocina
3 personas
35
Montar los puestos de trabajo
4 personas
36
Distribuir los ingredientes
4 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Preparar bocadillos y ensaladas
4 personas
39
Preparar los postres
2 personas
40
Montar los bufés y mostradores
4 personas
41
Colgar las cartas del menú
2 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Colocar la señalización
2 personas
44
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
46
Comprobar la instalación de prueba
3 personas

Evento

47
Recibir a los voluntarios
2 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Abrir puestos de comida
6 personas
50
Preparar platos
8 personas
51
Servir los platos
8 personas
52
Servir bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Encargarse del café y el té
2 personas
55
Reponer los bufés
3 personas
56
Responder sobre información de alérgenos
57
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Reponer suministros sanitarios
60
Limpiar los suelos durante el evento
2 personas
61
Comprobar las zonas tranquilas para comer
62
Tomar los últimos pedidos
4 personas
63
Cerrar los puestos
6 personas
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Enfriar de forma segura los restos de comida
3 personas
66
Apagar el equipo de cocina
2 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Separar residuos
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Limpiar el recinto
4 personas
71
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar los materiales
3 personas
74
Desmontar las carpas
4 personas
75
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
76
Retirar la iluminación
2 personas
77
Retirar la decoración
2 personas
78
Llevar los residuos a la basura
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Guardar el stock restante
2 personas
81
Dejar el recinto limpio
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 6
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Taburetes de barcant. 16
Manteles individualescant. 12
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 6

Equipo

Placas de cocinacant. 6
Parrillas de contactocant. 2
Freidorascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 3
Cajas de la cajacant. 3
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Cuchillo de chefcant. 8
Tablas de cortarcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Sartenescant. 10
Ollascant. 8
Pinzas para parrillacant. 10
Termómetros de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Rollos de etiquetascant. 6
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Guantes de hornocant. 8
Paños de cocinacant. 20
Bandejas de servircant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Carteles del menúcant. 8
Pizarrascant. 6
Números de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Cinta de balizamientocant. 4
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes calcular raciones, informar a cada proveedor y preparar tarjetas de alérgenos sin improvisar.
Dibuja el plano antes de reservar o colocar puestos, mesas y carpas. Deja recorridos despejados para los carros de transporte y separa la zona de preparación de la circulación del público.
Comprueba la electricidad con cada proveedor antes del montaje. Placas de cocina, parrillas, freidoras, máquinas de café y equipos de sonido pueden necesitar conexiones distintas; no esperes al día anterior para detectarlo.
Compra los productos no perecederos con varios días de margen y los frescos entre 24 y 48 horas antes. Reserva espacio suficiente en neveras y neveras portátiles para enfriar bebidas y conservar ingredientes.
Asigna voluntarios a turnos concretos, con una persona responsable de cada franja. La confirmación final debe incluir horario, plano, información del proveedor y qué hacer ante una ausencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival gastronómico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y proveedores. Deja el menú y las inscripciones cerrados al menos 2 semanas antes, y la confirmación final para los últimos 3 o 4 días.
¿Cuándo hay que cerrar el menú de un festival gastronómico?: Cierra el menú entre 3 y 4 semanas antes, especialmente si participan varios proveedores. Después registra los alérgenos por plato y prepara los menús y tarjetas con una semana de margen.
¿Cuánta comida hay que calcular por persona?: Calcula una ración principal por persona y añade entre un 10 % y un 15 % de margen para reposiciones, desperdicio y preferencias dietéticas. Ajusta la cantidad cuando tengas las inscripciones definitivas, idealmente 7 días antes.
¿Cuándo se compran los productos frescos para el festival?: Haz la compra de productos frescos entre 24 y 48 horas antes, según su conservación. Lava y porciona lo necesario el día anterior o la misma mañana, y comprueba antes que las neveras tienen capacidad.

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