Foodfestival organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Foodfestival steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen, Strom und Lieferanten, bevor du Menü und Geländeplan festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Schichten, Beschilderung und die Ausstattung für Ausgabe, Kühlung und Bezahlung. Besonders häufig werden Allergene, Kühlkapazität und die letzte Frischelieferung zu spät organisiert.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Reservierungen vornehmen
4
Stromversorgung festlegen
5
Lieferanten festlegen
2 Personen
6
Menü zusammenstellen
3 Personen
7
Allergene je Gericht notieren
2 Personen
8
Geländeplan erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Lieferanteninformationen versenden
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Aufgaben und Schichten verteilen
2 Personen
15
Beschilderung entwerfen
16
Menükarten erstellen
2 Personen
17
Allergenenkarten drucken
18
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
19
Materialien prüfen
2 Personen
20
Kühlraum überprüfen
2 Personen
21
Endbestätigung senden
22
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Gemüse waschen
3 Personen
25
Saucen portionieren
2 Personen
26
Desserts vorbereiten
3 Personen
27
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
28
Gelände inspizieren
2 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Marktstände aufstellen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Strom und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
33
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
34
Kochgeräte aufstellen
3 Personen
35
Arbeitsstationen einrichten
4 Personen
36
Zutaten verteilen
4 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Brötchen und Salate zubereiten
4 Personen
39
Desserts bereitstellen
2 Personen
40
Buffets und Theken einrichten
4 Personen
41
Speisekarten aufhängen
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Beschilderung anbringen
2 Personen
44
Kassen- und Bezahlstationen testen
2 Personen
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
46
Probeaufbau kontrollieren
3 Personen

Event

47
Freiwillige empfangen
2 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Essenstände öffnen
6 Personen
50
Gerichte zubereiten
8 Personen
51
Gerichte servieren
8 Personen
52
Getränke ausschenken
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
55
Buffets auffüllen
3 Personen
56
Allergeninformationen beantworten
57
Tische abräumen
3 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Sanitärvorrat auffüllen
60
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
61
Ruhige Essplätze kontrollieren
62
Letzte Bestellungen aufnehmen
4 Personen
63
Stände schließen
6 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Essensreste sicher kühlen
3 Personen
66
Kochgeräte ausschalten
2 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Gelände reinigen
4 Personen
71
Kühlboxen leeren
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Materialien reinigen
3 Personen
74
Partyzelte abbauen
4 Personen
75
Marktstände abbauen
4 Personen
76
Beleuchtung entfernen
2 Personen
77
Dekoration entfernen
2 Personen
78
Restmüll wegbringen
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Restbestand einlagern
2 Personen
81
Ort sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 6
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
BarhockerAnz. 16
TischdeckenAnz. 12
TransportwagenAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 6

Ausstattung

KochplattenAnz. 6
KontaktgrillsAnz. 2
FritteusenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
KassenboxenAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

KochmesserAnz. 8
SchneidebretterAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
PfannenAnz. 10
KochtöpfeAnz. 8
BratwenderAnz. 10
KüchenthermometerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
EtikettenrollenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 20
ServierschalenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
MenükartenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
TischnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4
KreidestifteAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Strom und Kühlung vor der Bestellung der Technik: Kochplatten, Kontaktgrills, Fritteusen, Kühlschränke und Kühlboxen müssen am Veranstaltungsort sicher betrieben werden können.
Lege das Menü fest, bevor du Einladungen verschickst. Notiere Allergene je Gericht und drucke zusätzlich Allergenenkarten, damit Gäste beim Stand schnell nachfragen können.
Teile Freiwillige in Schichten ein und verschicke Lieferanteninformationen rechtzeitig. Plane pro Schicht feste Personen für Ausgabe, Nachfüllen, Kasse und das Abräumen von Mehrweggeschirr ein.
Prüfe den Geländeplan aus Sicht der Besucher: Marktstände, Tische, Stehtische und Sitzplätze dürfen Laufwege, Stromkabel und die Warteschlangen an den Essensständen nicht blockieren.
Kaufe haltbare Produkte früh, frische Zutaten erst kurz vor dem Festival. Wasche Gemüse, portioniere Saucen und kühle Getränke so, dass die letzte Vorbereitung nicht erst während des Einlasses beginnt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Foodfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Lieferanten. Menü, Geländeplan und Helferschichten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Kühlung braucht ein Foodfestival?: Plane für jedes verderbliche Produkt ausreichend Kühlraum ein und prüfe die Kapazität mindestens 2 Wochen vorher. Getränke und Zutaten sollten getrennt gelagert werden, damit während der Ausgabe nicht ständig nachsortiert werden muss.
Wann sollte man die Allergenenkarten für ein Foodfestival drucken?: Drucke die Karten nach der finalen Menübestätigung, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Festival. So bleiben noch einige Tage, um Angaben der Lieferanten zu prüfen und Änderungen einzubauen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Foodfestival?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Essensstand mindestens 2 Personen ein: eine für Ausgabe und eine für Nachfüllen oder Bezahlung. Zusätzlich brauchst du je Schicht mindestens eine Person für Gelände, Geschirr und allgemeine Hilfe.

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