Comment organiser un festival de chœurs sans rien oublier

Un festival de chœurs se prépare d’abord comme un projet de coordination : plusieurs ensembles, un programme commun, des besoins techniques et des temps de repas à synchroniser. Commencez par fixer la date, le lieu et le format, puis ouvrez les inscriptions avec une échéance claire. Les détails qui prennent le plus de retard sont généralement la technique, les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Le déroulé final doit préciser qui fait quoi, à quelle heure et dans quel espace.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Inviter les chorales
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Créer l’image promotionnelle
8
Promouvoir le festival
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les prestations
2 personnes
12
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
13
Réserver un animateur
14
Réserver l’accompagnement musical
15
Réserver le catering
2 personnes
16
Réserver la technique
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Élaborer le déroulé
2 personnes
20
Créer le plan
21
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
22
Imprimer le programme
2 personnes
23
Créer des badges nominatifs
2 personnes
24
Créer la signalisation
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Vérifier le stock de vaisselle
27
Tester l'équipement
2 personnes
28
Envoyer les dernières informations aux chœurs
2 personnes
29
Passer la commande traiteur
30
Réanimer le stock de boissons
2 personnes
31
Faire les courses
3 personnes
32
Aménager la chambre froide
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer le programme et les badges
2 personnes

Événement

35
Ouvrir le lieu
2 personnes
36
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
37
Ranger la salle avant le montage
4 personnes
38
Installer les chaises
4 personnes
39
Monter la scène de chorale
4 personnes
40
Installer les pupitres de musique
2 personnes
41
Installer l’équipement sonore
3 personnes
42
Brancher les microphones
2 personnes
43
Vérifier l’éclairage et les câbles
2 personnes
44
Effectuer la répétition son
3 personnes
45
Accueillir les chorales
4 personnes
46
Enregistrer les chorales
3 personnes
47
Accompagner la chorale au vestiaire
2 personnes
48
Distribuer le programme
3 personnes
49
Gérer l'entrée du public
3 personnes
50
Gérer le vestiaire
2 personnes
51
Préparer le café et le thé
3 personnes
52
Mettre les boissons au frais
2 personnes
53
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
54
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
55
Annoncer les spectacles
56
Mettre les chorales en place
2 personnes
57
Gérer les micros
2 personnes
58
Communiquer les modifications du programme
59
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
61
Marquer les en-cas sans régime
62
Annoncer la pause
63
Servir le buffet de pause
4 personnes
64
Assurer la surveillance dans l’espace public
2 personnes
65
Prendre des photos
66
Encadrer la prestation de clôture
2 personnes
67
Prononcer les remerciements
68
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
69
Saluer les chorales
3 personnes
70
Démonter le vestiaire
2 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

72
Rassembler la vaisselle
3 personnes
73
Trier les déchets
3 personnes
74
Démonter la scène de chorale
4 personnes
75
Remettre les chaises en place
4 personnes
76
Démonter le matériel audio
3 personnes
77
Nettoyer la cuisine
3 personnes
78
Nettoyer les toilettes
2 personnes
79
Nettoyer la salle
4 personnes
80
Fermer le lieu
2 personnes
81
Faire la vaisselle
3 personnes
82
Réfrigérer les restes
2 personnes
83
Inventorier le matériel
2 personnes
84
Retourner les matériels de location
2 personnes
85
Enregistrer les objets trouvés
86
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
87
Partager les photos avec les chorales

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 240
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Bureau d’information
Portantsqté 4
Cintresqté 240
Éléments de scène pour chœurqté 12
Portants de logeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 240
Verresqté 240
Assiettesqté 240
Fourchettes à gâteauqté 240
Cuillères à caféqté 240
Couverts de serviceqté 24
Carafesqté 24
Thermosqté 10

Équipement

Microphones vocauxqté 8
Pieds de microqté 8
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Piano
Pieds de microqté 80
Pupitres de chef d'orchestreqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Bannière du festivalqté 2
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Badges nominatifsqté 30
Porte-nomsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 24
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d’inviter les chorales. Prévoyez ensuite une date limite d’inscription située au moins 6 à 8 semaines avant le festival pour avoir le temps de traiter les réponses et de relancer les groupes.
Demandez dès l’inscription le nombre de choristes, les besoins alimentaires, les fichiers musicaux et les contraintes d’accompagnement. Regroupez ces informations dans un seul tableau et relancez les chorales qui n’ont pas répondu sous 7 jours.
Réservez la technique après avoir établi le programme et la composition des chœurs. Pour chaque prestation, vérifiez les microphones, pieds de micro, retours, câbles, rallonges, multiprises et l’emplacement du piano avant de finaliser le plan de salle.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour les coulisses et une personne référente pour la technique pendant chaque temps fort du festival.
Faites une répétition du déroulé avec les responsables avant l’ouverture des portes. Imprimez le programme, les badges et la signalétique au plus tard la veille, puis vérifiez les achats de dernière minute, notamment les verres, tasses, carafes et thermos.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Comptez au moins 3 mois pour un festival réunissant plusieurs chorales, et plutôt 6 mois si le lieu, la technique ou les autorisations ne sont pas encore confirmés. Les inscriptions devraient être closes 6 à 8 semaines avant la date afin de finaliser le programme et le catering.
Quand inviter les chorales pour un festival ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le principe du programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 mois avant l’événement. Donnez une date limite de réponse de 2 à 3 semaines et prévoyez une relance après 7 jours.
Que faut-il demander aux chorales lors de l’inscription ?: Demandez le nombre de participants, la durée de la prestation, les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et les besoins particuliers d’installation. Fixez la clôture du formulaire au moins 6 semaines avant le festival pour pouvoir établir le déroulé et le plan de salle.
Quand tester la sonorisation d’un festival de chœurs ?: Faites un test complet avec la table de mixage, les microphones, les retours, les haut-parleurs et les câbles au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ensuite un court essai avec chaque chœur ou chaque configuration différente avant la première prestation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.