So organisierst du ein Chorfestival

Ein Chorfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst legst du Datum, Programm und Ort fest, danach öffnest du die Anmeldung und bestätigst die Auftritte. Technik, musikalische Begleitung, Catering und Genehmigungen solltest du früh parallel klären. In den letzten Wochen geht es vor allem um Raumaufteilung, Helferpläne, Musikdateien und Beschilderung. Plane außerdem Zeit für Änderungen ein, denn Ernährungswünsche und technische Anforderungen kommen oft erst nach der Anmeldung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Chöre einladen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Werbebild erstellen
8
Festival bewerben
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Auftritte bestätigen
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
2 Personen
13
Moderator festlegen
14
Musikalische Begleitung buchen
15
Catering reservieren
2 Personen
16
Technik reservieren
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
20
Lageplan erstellen
21
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
22
Programm drucken
2 Personen
23
Namensschilder erstellen
2 Personen
24
Beschilderung erstellen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Geschirrbestand prüfen
27
Geräte testen
2 Personen
28
Chören die letzten Informationen schicken
2 Personen
29
Cateringbestellung aufgeben
30
Getränkevorräte auffüllen
2 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Kühlbereich einrichten
2 Personen
33
Snacks vorbereiten
3 Personen
34
Programm und Badges bereitlegen
2 Personen

Event

35
Location öffnen
2 Personen
36
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
37
Saal vor dem Aufbau aufräumen
4 Personen
38
Stühle aufstellen
4 Personen
39
Chorpodium aufbauen
4 Personen
40
Notenständer aufstellen
2 Personen
41
Tonanlage aufstellen
3 Personen
42
Mikrofone anschließen
2 Personen
43
Licht und Kabel prüfen
2 Personen
44
Soundcheck durchführen
3 Personen
45
Chöre empfangen
4 Personen
46
Chöre registrieren
3 Personen
47
Chöre in den Umkleideraum begleiten
2 Personen
48
Programm verteilen
3 Personen
49
Publikumseingang besetzen
3 Personen
50
Garderobe verwalten
2 Personen
51
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
52
Getränke kalt stellen
2 Personen
53
Snacks auslegen
3 Personen
54
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
55
Auftritte ankündigen
56
Chöre aufstellen
2 Personen
57
Mikrofone bedienen
2 Personen
58
Programmänderungen weitergeben
59
Getränke nachfüllen
3 Personen
60
Snacks nachfüllen
3 Personen
61
Gerichte ohne Diätvorgaben kennzeichnen
62
Pause ankündigen
63
Pausenbuffet bedienen
4 Personen
64
Im Publikumsbereich Aufsicht führen
2 Personen
65
Fotos machen
66
Abschlussauftritt begleiten
2 Personen
67
Dankeswort vorbereiten
68
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
69
Chöre verabschieden
3 Personen
70
Garderobe abbauen
2 Personen
71
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

72
Geschirr sammeln
3 Personen
73
Abfall trennen
3 Personen
74
Chorpodest abbauen
4 Personen
75
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
76
Tonanlage abbauen
3 Personen
77
Küche reinigen
3 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Saal reinigen
4 Personen
80
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
81
Geschirr abwaschen
3 Personen
82
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
83
Materialien inventarisieren
2 Personen
84
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
85
Fundgegenstände registrieren
86
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
87
Fotos mit Chören teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 240
KlappischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Informationsstand
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 240
Chorbühnen-TeileAnz. 12
UmkleideracksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 240
GläserAnz. 240
TellerAnz. 240
GebäckgabelnAnz. 240
KaffeelöffelAnz. 240
ServierbesteckAnz. 24
KaraffenAnz. 24
ThermoskannenAnz. 10

Ausstattung

GesangsmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Verstärker
AudiokabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
USB-StickAnz. 2
Klavier
NotenständerAnz. 80
DirigentenpulteAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

FestivalbannerAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 8
TischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 30
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
MesserAnz. 12
ServierschalenAnz. 24
BrotmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest. Prüfe Genehmigungen direkt mit, bevor du Chöre einlädst, damit Bühne, Räume und Nutzungszeiten verbindlich sind.
Öffne die Anmeldung mit festen Fristen und frage dabei Ernährungswünsche, Besetzungen und technische Anforderungen ab. Setze die Rückmeldefrist mindestens 4 Wochen vor dem Festival, damit Auftritte und Catering planbar bleiben.
Bestätige die Auftritte nicht nur per E-Mail, sondern führe sie in einem Ablaufplan mit Chor, Dauer, Umbauzeit und benötigten Mikrofonen. Plane pro Chor mindestens 10 Minuten für Auf- und Abbau ein.
Teile Freiwillige nach Aufgaben und Uhrzeiten ein: Einlass, Informationsstand, Garderobe, Catering, Bühnenwechsel und Abbau brauchen eigene Zuständigkeiten. Verschicke den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher.
Erstelle vor dem Druck einen Lageplan für Bühne, Stühle, Umkleideracks, Garderobe und Catering. Prüfe außerdem Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Kabel, Laptop und USB-Stick mindestens einen Tag vor dem Festival.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Chöre, Technik und musikalische Begleitung solltest du 3 bis 4 Monate vor dem Termin anfragen oder buchen.
Wann sollte man die Chöre zu einem Chorfestival einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 Monate vorher und setze eine Anmeldefrist von etwa 6 bis 8 Wochen. So bleiben noch mindestens 4 Wochen für Rückfragen, Auftrittsbestätigungen und die Cateringplanung.
Wie viel Zeit braucht der Ablauf eines Chorfestivals?: Rechne zwischen den Auftritten mit mindestens 10 Minuten für Umbau und Chorwechsel. Zusätzlich solltest du vor dem ersten Auftritt 60 bis 90 Minuten für Technikcheck, Einlass und Orientierung einplanen.
Wann muss die Technik für ein Chorfestival geprüft werden?: Prüfe Mikrofone, Ständer, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Kabel spätestens am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag folgt ein kurzer Soundcheck mit Laptop, USB-Stick und den tatsächlich verwendeten Mikrofonen.

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