Cómo organizar un festival de coros sin perder el control
Organizar un festival de coros exige coordinar actuaciones, espacios, técnica, voluntarios y catering en un orden claro. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma permisos e invitaciones antes de abrir las inscripciones. Cuando conozcas los coros participantes, podrás cerrar horarios, necesidades dietéticas, acompañamiento musical y distribución de la sala. El plan completo reúne 87 tareas y 59 materiales para que los detalles del escenario, camerinos, recepción y servicio no queden para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar permisos
- 4
Invitar coros
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Crear imagen promocional
- 8
Promocionar el festival
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Confirmar las actuaciones
2 personas
- 12
Reunir archivos de música
2 personas
- 13
Confirmar al presentador
- 14
Reservar acompañamiento musical
- 15
Reservar el catering
2 personas
- 16
Reservar técnica
- 17
Reclutar voluntarios
2 personas
- 18
Asignar voluntarios
2 personas
- 19
Desarrollar el programa
2 personas
- 20
Hacer el plano
- 21
Definir la distribución de la sala
2 personas
- 22
Imprimir el programa
2 personas
- 23
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 24
Crear la señalización
2 personas
- 25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 26
Comprobar el stock de vajilla
- 27
Probar el equipo
2 personas
- 28
Enviar la última información a los coros
2 personas
- 29
Realizar el pedido de catering
- 30
Reponer las bebidas
2 personas
- 31
Hacer la compra
3 personas
- 32
Montar el espacio de refrigeración
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Preparar el programa y las acreditaciones
2 personas
Evento
- 35
Abrir la ubicación
2 personas
- 36
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
- 37
Despejar la sala antes del montaje
4 personas
- 38
Colocar las sillas
4 personas
- 39
Montar el escenario para el coro
4 personas
- 40
Colocar atriles
2 personas
- 41
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 42
Conectar los micrófonos
2 personas
- 43
Comprobar las luces y los cables
2 personas
- 44
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 45
Recibir a los coros
4 personas
- 46
Registrar los coros
3 personas
- 47
Guiar a los coros al vestuario
2 personas
- 48
Repartir el programa
3 personas
- 49
Atender la entrada del público
3 personas
- 50
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 51
Preparar café y té
3 personas
- 52
Enfriar las bebidas
2 personas
- 53
Montar aperitivos
3 personas
- 54
Presentar el discurso de apertura
2 personas
- 55
Anunciar las actuaciones
- 56
Organizar a los coros
2 personas
- 57
Operar los micrófonos
2 personas
- 58
Comunicar cambios en el programa
- 59
Rellenar las bebidas
3 personas
- 60
Reponer aperitivos
3 personas
- 61
Marcar los aperitivos sin dieta
- 62
Anunciar el descanso
- 63
Servir el buffet del descanso
4 personas
- 64
Supervisar en la zona de público
2 personas
- 65
Tomar fotos
- 66
Coordinar la actuación final
2 personas
- 67
Preparar el discurso de agradecimiento
- 68
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 69
Despedir a los coros
3 personas
- 70
Desmontar el guardarropa
2 personas
- 71
Apagar el equipo
2 personas
Seguimiento
- 72
Recoger la vajilla
3 personas
- 73
Clasificar residuos
3 personas
- 74
Desmontar el escenario del coro
4 personas
- 75
Volver a colocar las sillas
4 personas
- 76
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 77
Limpiar la cocina
3 personas
- 78
Limpiar los baños
2 personas
- 79
Limpiar la sala
4 personas
- 80
Cerrar el recinto
2 personas
- 81
Lavar la vajilla
3 personas
- 82
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 83
Inventariar materiales
2 personas
- 84
Devolver el material alquilado
2 personas
- 85
Registrar objetos perdidos
- 86
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
- 87
Compartir fotos con los grupos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 240
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Punto de información
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 240
- Secciones del escenario del corocant. 12
- Percheros para camerinoscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 240
- Vasoscant. 240
- Platoscant. 240
- Tenedores de postrecant. 240
- Cucharillas de cafécant. 240
- Cubiertos de serviciocant. 24
- Jarrascant. 24
- Termoscant. 10
Equipo
- Micrófonos vocalescant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Altavoces de monitorcant. 2
- Amplificador
- Cables de audiocant. 16
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
- Piano
- Atrilescant. 80
- Atriles de directorcant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
Decoración
- Banner del festivalcant. 2
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 8
- Manteles runnerscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Portanombrescant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
- Atriles para programascant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 10
- Baterías de repuestocant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchilloscant. 12
- Bandejas de servircant. 24
- Cuchillos de pancant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de invitar a los coros. Comprueba los permisos con varias semanas de margen, porque pueden condicionar el aforo, los horarios o el uso de equipos.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara y pide desde el principio el número de cantantes, necesidades dietéticas y requisitos musicales. Reserva al menos una semana para reclamar datos incompletos.
- Confirma las actuaciones antes de desarrollar el programa definitivo. Reúne los archivos de música, confirma al presentador y reserva el acompañamiento musical antes de imprimir horarios o programas.
- Haz el plano de la sala cuando conozcas el número de participantes. Además de sillas y mesas, prevé el punto de información, los percheros, los camerinos y las secciones del escenario del coro.
- Prueba la técnica antes de la llegada de los grupos: micrófonos vocales, soportes, mesa de mezclas, altavoces, monitores, amplificador y cables. Asigna voluntarios a recepción, camerinos y escenario, y entrega a cada uno una función y un horario concretos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar un festival de coros?
- Empieza al menos 3 meses antes para fijar fecha, lugar, permisos e invitaciones. Reserva cuanto antes la técnica, el catering y el acompañamiento musical, porque suelen tener disponibilidad limitada.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones de un festival de coros?
- Ábrelas cuando la fecha, el lugar y el programa provisional estén confirmados, normalmente entre 8 y 10 semanas antes. Fija una fecha límite de inscripción al menos 3 semanas antes del festival para poder cerrar el programa y el plano.
- ¿Qué información hay que pedir a los coros participantes?
- Pide el número de cantantes, duración de la actuación, archivos de música, necesidades de acompañamiento y preferencias dietéticas. Recoge estos datos en un único formulario y revísalos 2 semanas antes del evento.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes y otra comprobación al montar la sala el mismo día. Verifica micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, monitores, amplificador, portátil, memoria USB y todos los cables.
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