Zo organiseer je een hondenfestival

Begin met de datum, locatie en regels voor honden op het terrein. Controleer daarna vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens het programma uit met hondenactiviteiten, wedstrijdregels en een duidelijke plattegrond. Regel vrijwilligers, leveranciers en dierenarts ruim op tijd. In de laatste week controleer je materialen, druk je registratielijsten en deelnemersinformatie af en bereid je de ontvangst, catering en bewegwijzering voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Evenement online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Leveranciers bevestigen
9
Hondenactiviteiten plannen
2 personen
10
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
11
Dierenarts informeren
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Plattegrond maken
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Registratielijsten afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Wedstrijdnummers maken
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Routebordjes sorteren
2 personen
25
Opbouwmaterialen klaarzetten
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Partytenten opzetten
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
29
Agilityparcours opbouwen
4 personen
30
Hondenzones afzetten
4 personen
31
Waterpunten plaatsen
3 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
4 personen
36
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

38
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
42
Honden welkom heten
3 personen
43
Hondenspeurtocht begeleiden
4 personen
44
Behendigheidsparcours begeleiden
4 personen
45
Hondenquiz presenteren
2 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Waterbakken bijvullen
3 personen
50
Hondenpoep opruimen
3 personen
51
Afvalpunten legen
2 personen
52
Fotowedstrijd begeleiden
2 personen
53
Hondenrondje begeleiden
4 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
56
Eerste hulp coördineren
2 personen
57
Verloren voorwerpen registreren
58
Laatste ronde aankondigen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Catering afbouwen
4 personen
61
Agilitymateriaal afbreken
4 personen
62
Tenten en decoratie afbreken
6 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Terrein schoonmaken
5 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
70
Verloren spullen afhandelen
71
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Registratiebalie
Vloermattenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Koelelementenaantal 30

Sportmateriaal

Agilitytunnelsaantal 2
Springhindernissenaantal 6
Slalomstokkenaantal 12
Hoepelsaantal 4
Snuffelmattenaantal 6
Hondenfrisbeesaantal 12
Hondenballenaantal 20
Lijnpalenaantal 10
Stopwatchesaantal 4
Prijstrofeeënaantal 6
Rosettesaantal 12

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 18
Voerbakkenaantal 8
Hondenhanddoekenaantal 20
Reservehalsbandenaantal 6
Reservehondenlijnenaantal 6
Hondenbenchaantal 2
Poepzakdispensersaantal 12
Drinkwaterjerrycansaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Ballonnenbogenaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 150
Wedstrijdnummersaantal 100
Routebordjesaantal 20
Infobordenaantal 10
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzethekkenaantal 20
Pionnenaantal 30
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Poepzakdispensersaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koekjesbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de route en indeling vroeg vast. Plan de registratiebalie, partytenten, activiteiten, rustplekken en catering zo dat hondenstromen elkaar zo min mogelijk kruisen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf. Vermeld aanmeldgegevens, dieetwensen, wedstrijdregels, route, benodigde spullen en wat bezoekers bij wisselvallig weer kunnen verwachten.
Wijs per onderdeel een vrijwilliger aan en maak de indeling minimaal vijf dagen vooraf. Voor registratie, activiteiten, catering en veiligheid is één aanspreekpunt per taak duidelijker dan een algemene oproeplijst.
Controleer sportmateriaal samen vóór de opbouw. Tel agilitytunnels, springhindernissen, slalomstokken, hoepels, lijnpalen en stopwatches en leg wedstrijdnummers en rosettes per onderdeel klaar.
Plan de catering op het bezoekersaantal en houd drank koel vanaf de ochtend. Zet waterdispensers voor honden en mensen op meerdere punten en gebruik vloermatten onder tenten of bij nat weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hondenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en bevestig leveranciers en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hondenfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per vast onderdeel, plus 2 mensen voor registratie en algemene hulp. Bij meerdere activiteiten, wedstrijden en een aparte cateringplek kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een hondenfestival?: Stuur de definitieve informatie 5 tot 7 dagen vooraf. Neem daarin de route, registratie, planning, wedstrijdregels, dieetwensen, weersverwachting en contactgegevens voor vragen op.
Wat regel je voor hondenactiviteiten op een festival?: Leg per activiteit vooraf de regels, duur en doorstroming vast en controleer het materiaal uiterlijk 2 dagen vooraf. Informeer ook de dierenarts tijdig en houd water, rustplekken en een duidelijke route tussen de onderdelen beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.