Organiser un événement promotionnel sans rien laisser au dernier moment

Commencez par définir le public visé et le programme : une démonstration, une présentation ou un lancement ne demande pas le même espace ni le même rythme. Choisissez ensuite le lieu, l’agencement et le budget avant de réserver les prestataires. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la communication doivent être suivis dans une même liste. La dernière semaine sert surtout à tester la technique, confirmer le traiteur, préparer les badges et briefer les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et le programme
2 personnes
2
Déterminer le lieu et l’agencement
2 personnes
3
Fixer le budget promotionnel
2 personnes
4
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Publier les messages promotionnels
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des visiteurs
13
Envoyer le programme aux visiteurs
14
Vérifier le matériel promotionnel
2 personnes
15
Faire réaliser les imprimés
16
Passer la commande traiteur
17
Inviter la presse et les relations
18
Briefer les bénévoles
2 personnes
19
Rassembler les présentations
20
Tester les démonstrations
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Imprimer la liste des visiteurs
24
Rassembler le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Composer les kits promotionnels
3 personnes
29
Nettoyer le lieu
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Installer les cloisons promotionnelles
3 personnes
33
Installer les produits et les démonstrations
3 personnes
34
Suspendre la décoration
2 personnes
35
Installer l’éclairage
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les badges nominatifs
42
Faire le briefing de l’équipe
2 personnes
43
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
48
Animer les démonstrations de produits
3 personnes
49
Animer les présentations
2 personnes
50
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
57
Prendre des photos pour les réseaux sociaux
58
Noter les coordonnées des prospects
2 personnes
59
Accompagner les gagnants du prix
60
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
61
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

62
Ranger en lieu sûr les produits promotionnels
2 personnes
63
Trier les restes de restauration
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker le matériel restant
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement
74
Planifier les rendez-vous de suivi avec les prospects
2 personnes
75
Publier des photos et des messages
76
Archiver les données d’inscription
77
Rassembler les factures et les reçus
78
Traiter les paiements en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 8
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Serre-câblesqté 2
Ruban adhésifqté 6

Décoration

Mur promotionnelqté 3
Bannières roll-upqté 4
Bannières au logo de l’entrepriseqté 4
Drapeauxqté 6
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Cartes de menuqté 8
Panneau de table des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Bolsqté 30
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Thermosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le déroulé minute par minute, puis dimensionnez la salle : prévoyez un comptoir d’inscription, des tables hautes et des chaises selon les temps d’accueil, de présentation et d’échange.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires et envoyez le programme aux visiteurs après chaque modification importante.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone 48 heures avant, avec l’ordinateur portable et les présentations définitives. Gardez des rallonges, multiprises et batteries externes sur place.
Ne commandez pas les imprimés au dernier moment : vérifiez les textes, les logos et les quantités au moins 10 jours avant. Préparez les badges nominatifs à partir de la liste des visiteurs arrêtée la veille.
Faites un briefing des bénévoles le jour précédent, avec les rôles à l’accueil, l’orientation et l’aide technique. Rassemblez aussi le matériel promotionnel, les bannières, le mur promotionnel et les éléments de signalétique avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement promotionnel ?: Prévoyez généralement 6 à 8 semaines pour choisir le lieu, réserver les fournisseurs, préparer les invitations et organiser la communication. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les tests et la préparation sur place.
Quand ouvrir les inscriptions pour un événement promotionnel ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant la date prévue, ou 4 semaines si les visiteurs doivent venir de plusieurs villes. Relancez les inscrits 5 à 7 jours avant avec les horaires, l’adresse et le programme.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant avec les présentations finales. Refaites un contrôle sur le lieu le jour même, notamment des branchements, du microphone, des haut-parleurs et des rallonges.
Quand commander le traiteur et recueillir les régimes alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Conservez une petite marge pour les visiteurs confirmés tardivement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.