Zo organiseer je een promotie-evenement
Begin met het doel, de doelgroep en het programma; pas daarna leg je de locatie, indeling en het budget vast. Werk vervolgens naar buiten toe: leveranciers reserveren, uitnodigingen versturen, promotieberichten publiceren en aanmeldingen bijhouden. In de laatste weken draait alles om controle: dieetwensen, presentaties, demonstraties, drukwerk en techniek. Op de dag zelf moeten registratie, bezoekersinformatie en materialen klaarstaan voordat de eerste bezoeker arriveert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Doelgroep en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en indeling bepalen
2 personen
- 3
Promotiebudget vastleggen
2 personen
- 4
Leveranciers selecteren
2 personen
- 5
Reserveringen maken
- 6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
- 8
Promotieberichten publiceren
2 personen
- 9
Aanmeldformulier openen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Bezoekerslijst bijwerken
- 13
Programma naar bezoekers sturen
- 14
Promotiemateriaal controleren
2 personen
- 15
Drukwerk laten maken
- 16
Cateringbestelling plaatsen
- 17
Pers en relaties uitnodigen
- 18
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 19
Presentaties verzamelen
- 20
Demonstraties testen
2 personen
- 21
Techniek testen
2 personen
- 22
Naamkaartjes voorbereiden
- 23
Bezoekerslijst afdrukken
- 24
Materialen verzamelen
2 personen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Promotiepakketten samenstellen
3 personen
- 29
Locatie schoonmaken
2 personen
- 30
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 31
Balie voor ontvangst opbouwen
2 personen
- 32
Promotiewanden plaatsen
3 personen
- 33
Producten en demonstraties opstellen
3 personen
- 34
Versiering ophangen
2 personen
- 35
Verlichting plaatsen
2 personen
- 36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 37
Presentaties klaarzetten
2 personen
- 38
Registratietafel inrichten
2 personen
- 39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 40
Dranken koud zetten
2 personen
- 41
Naamkaartjes klaarleggen
- 42
Teambriefing geven
2 personen
- 43
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 44
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 45
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 47
Promotiemateriaal uitdelen
3 personen
- 48
Productdemonstraties verzorgen
3 personen
- 49
Presentaties begeleiden
2 personen
- 50
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Dranken serveren
2 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Buffet aanvullen
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 57
Socialmediafoto's maken
- 58
Contactgegevens van leads noteren
2 personen
- 59
Prijswinnaars begeleiden
- 60
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
- 61
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 62
Promotieproducten veilig opbergen
2 personen
- 63
Cateringresten sorteren
2 personen
- 64
Servies verzamelen
3 personen
- 65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Decoratie verwijderen
2 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Afval verzamelen
3 personen
- 69
Locatie schoonmaken
3 personen
- 70
Geleende materialen controleren
2 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
- 73
Bedankbericht versturen
- 74
Opvolgafspraken met leads plannen
2 personen
- 75
Foto's en berichten publiceren
- 76
Aanmeldgegevens archiveren
- 77
Facturen en bonnetjes verzamelen
- 78
Openstaande betalingen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Statafelsaantal 8
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Registratiebalie
- Barkrukkenaantal 8
- Kleedtafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Microfoonstandaardaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Opladersaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Kabelbindersaantal 2
- Tapeaantal 6
Decoratie
- Promotiewandaantal 3
- Roll-up bannersaantal 4
- Bedrijfslogo-bannersaantal 4
- Vlaggenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Plantenaantal 8
- Pijlbordenaantal 8
- Menukaartenaantal 8
- Prijzentafelbord
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Wijnglazenaantal 100
- Bordenaantal 150
- Kommenaantal 30
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Serveerplateausaantal 12
- Tangenaantal 8
- Kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
- Keukentangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen ontwerpt. Vermeld per onderdeel de begintijd, duur en ruimte, zodat bezoekers weten wat ze kunnen verwachten en je later geen wijzigingen hoeft na te sturen.
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging uitgaat en werk de bezoekerslijst minstens wekelijks bij. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement, zodat de cateringbestelling nog aangepast kan worden.
- Plan techniek en demonstraties niet op de laatste dag. Test beamer, projectiescherm, speakers, microfoon, laptop en presentatieklikker minimaal 2 werkdagen vooraf en neem verlengsnoeren, stekkerdozen, tape en kabelbinders mee.
- Maak de registratiebalie vóór de opbouw compleet met de afgedrukte bezoekerslijst en naamkaartjes. Leg ook opladers en powerbanks klaar; een lege laptop of telefoon bij binnenkomst veroorzaakt direct vertraging.
- Controleer promotiemateriaal en drukwerk voordat het naar de locatie gaat. Tel banners, vlaggen, ballonnen en andere zichtbare materialen vooraf en wijs één persoon aan voor ontvangst, opbouw en het instrueren van vrijwilligers.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet je uitnodigingen voor een promotie-evenement versturen?
- Verstuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor het evenement een programma en praktische informatie naar de aangemelde bezoekers.
- Hoe ver van tevoren moet je catering voor een promotie-evenement regelen?
- Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Bevestig het aantal eters 2 tot 3 werkdagen voor de start.
- Wanneer moet je de techniek van een promotie-evenement testen?
- Test alle presentaties, demonstraties en apparatuur minimaal 2 werkdagen vooraf op de juiste locatie of met dezelfde aansluitingen. Doe op de dag zelf nog een korte controle van geluid, beeld en stroom.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een promotie-evenement?
- Plan minimaal 2 uur voor registratiebalie, tafels, stoelen, promotiewanden, banners en techniek. Bij een programma met demonstraties of meerdere presentatieruimtes is 3 uur veiliger.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!