Eine Promotionsveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Promotionsveranstaltung entscheidet nicht nur das Programm über den Erfolg, sondern auch ein klarer Ablauf vor dem ersten Gast. Lege zuerst Zielgruppe, Botschaft und Budget fest, bevor du Ort, Partner und Dienstleister auswählst. Danach folgen Einladungen, Anmeldung, Werbematerial und die inhaltliche Vorbereitung. Plane die letzten sieben Tage für Tests, Drucksachen, Namensschilder und die Besucherliste ein – dort werden fehlende Kabel, Präsentationen oder Ernährungswünsche sonst schnell zum Problem.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Zielgruppe und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Aufteilung festlegen
2 Personen
3
Promotionsbudget festlegen
2 Personen
4
Lieferanten auswählen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Werbebeiträge veröffentlichen
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Besucherliste aktualisieren
13
Programm an Besucher senden
14
Werbematerial prüfen
2 Personen
15
Drucksachen anfertigen lassen
16
Cateringbestellung aufgeben
17
Presse und Partner einladen
18
Freiwillige einweisen
2 Personen
19
Präsentationen sammeln
20
Vorführungen testen
2 Personen
21
Technik testen
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
23
Besucherliste ausdrucken
24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Promopakete zusammenstellen
3 Personen
29
Location reinigen
2 Personen
30
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
31
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
32
Promotionswände aufstellen
3 Personen
33
Produkte und Vorführungen aufbauen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Beleuchtung anbringen
2 Personen
36
Tontechnik anschließen
2 Personen
37
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Namensschilder bereitlegen
42
Teambriefing geben
2 Personen
43
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Anmeldungen erfassen
2 Personen
46
Namensschilder verteilen
2 Personen
47
Werbematerial verteilen
3 Personen
48
Produktdemonstrationen durchführen
3 Personen
49
Präsentationen betreuen
2 Personen
50
Besucherfragen beantworten
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
57
Fotos für Social Media machen
58
Kontaktdaten von Leads notieren
2 Personen
59
Preisträger betreuen
60
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
61
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Werbeartikel sicher aufbewahren
2 Personen
63
Cateringreste sortieren
2 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
73
Dankesnachricht versenden
74
Folgetermine mit Leads planen
2 Personen
75
Fotos und Beiträge veröffentlichen
76
Anmeldedaten archivieren
77
Rechnungen und Belege sammeln
78
Offene Zahlungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
StehtischeAnz. 8
TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Registrierungstheke
BarhockerAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
KabelbinderAnz. 2
KlebebandAnz. 6

Dekoration

PromotionswandAnz. 3
Roll-up-BannerAnz. 4
Firmenlogo-BannerAnz. 4
FahnenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
PflanzenAnz. 8
WegweiserAnz. 8
SpeisekartenAnz. 8
Preistischschild

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 150
SchalenAnz. 30
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Zielgruppe und Programm und leite daraus Raumaufteilung und Technik ab. Für Präsentationen brauchst du mindestens Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon – teste die komplette Verbindung spätestens am Vortag.
Verschicke Einladungen erst, wenn Ort, Uhrzeit und Anmeldeweg feststehen. Öffne das Anmeldeformular mindestens drei Wochen vorher und aktualisiere die Besucherliste täglich in der letzten Woche.
Plane den Empfang als eigene Station: Registrierungstheke, Namensschilder und eine ausgedruckte Liste sollten am Veranstaltungstag zusammenliegen. Drucke die Liste zusätzlich am Morgen aus, weil sich bis dahin noch Absagen oder Nachmeldungen ergeben können.
Bestelle das Catering erst nach einer Zwischenbilanz der Anmeldungen und frage Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Termin ab. Rechne für Nachmeldungen mit etwa 5 bis 10 Prozent zusätzlichem Essen und Getränken.
Sammle Präsentationen und Vorführungen spätestens 48 Stunden vorher ein und teste sie mit dem vorgesehenen Laptop. Lege Verlängerungskabel, Ladegeräte, Powerbanks, Kabelbinder und Klebeband in eine beschriftete Technikbox, statt sie am Aufbauort einzeln zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Promotionsveranstaltung planen?: Starte sechs bis acht Wochen vorher mit Zielgruppe, Programm, Budget und Ort. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin bereit sein.
Wann verschickt man Einladungen für eine Promotionsveranstaltung?: Verschicke die Einladungen etwa drei Wochen vor der Veranstaltung. Sende sieben Tage vorher eine Erinnerung mit Programm, Anfahrt und dem Hinweis auf offene Ernährungswünsche.
Wie viele Helfer braucht eine Promotionsveranstaltung?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für Technik und eine für die Betreuung von Gästen oder Vorführungen ein. Bei mehr als 100 Besuchern sind zwei Personen am Empfang sinnvoll.
Wann sollte die Technik getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe dabei Präsentationen, Vorführungen, Ton, Mikrofon und Stromversorgung. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor Beginn.

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