Organiser un dropping sans perdre le fil

Un dropping repose sur une bonne préparation du parcours, mais aussi sur une logistique précise le jour J. Commence par fixer le départ, l’arrivée et l’itinéraire, puis sécurise le transport et les autorisations avant d’inviter les participants. Les informations médicales, les contacts d’urgence et un plan alternatif doivent être réunis assez tôt. Enfin, prépare chaque équipe avec ses cartes, ses missions et son matériel, afin que l’organisation ne dépende pas d’un seul téléphone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Réserver le transport
4
Élaborer l’itinéraire et l’itinéraire alternatif
2 personnes
5
Évaluer les risques de sécurité du parcours
2 personnes
6
Vérifier l’autorisation de parcours
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Collecter les informations médicales
11
Vérifier les contacts d'urgence
12
Répartir les participants en équipes
2 personnes
13
Préparer les activités de jeu
2 personnes
14
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
15
Rédiger les scénarios d’urgence
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer la liste des participants
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Préparer les kits d’équipe
3 personnes
21
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
24
Vérifier les véhicules
2 personnes
25
Distribuer les badges d’équipe
2 personnes

Événement

26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Vérifier les bagages et les informations médicales
2 personnes
28
Expliquer les règles du jeu et les règles de sécurité
2 personnes
29
Accompagner les équipes vers les véhicules
4 personnes
30
Transporter les participants en toute sécurité
4 personnes
31
Déposer les équipes dans des lieux sûrs
6 personnes
32
Distribuer le kit de départ et la feuille de route
2 personnes
33
Suivre les équipes à distance
4 personnes
34
Enregistrer les points intermédiaires et les signalements
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Cocher les équipes à l'arrivée
2 personnes
37
Éclairer l'arrivée en toute sécurité
2 personnes
38
Servir les repas et les snacks
3 personnes
39
Assurer la remise des prix
2 personnes
40
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
4 personnes
41
Vérifier le départ et la passation
2 personnes

Suivi

42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Trier les matériaux
3 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Rapporter les objets trouvés
48
Archiver en toute sécurité les informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Lampes de pocheqté 12
Lampes frontalesqté 30
Piles AAqté 24

Navigation

Boussolesqté 12
Cartes de parcours imperméablesqté 12
Tubes à cartes étanchesqté 12

Matériel de jeu

Chasubles d’équipeqté 30
Cartes de missionqté 30
Stylosqté 30
Enveloppesqté 36
Cordeqté 100
Ruban de balisageqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Couvertures de survieqté 6
Siffletsqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Courses

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Torchonsqté 8

Documentation

Presse-papiersqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12

Conseils

Bloque le parcours principal et une alternative au moins 3 semaines avant le dropping. Vérifie les points de départ et d’arrivée, les autorisations nécessaires et les risques liés aux routes, à la nuit ou aux zones isolées.
Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, demande les besoins alimentaires, les informations médicales utiles et deux contacts d’urgence par participant lorsque c’est nécessaire.
Prépare les équipes la veille plutôt que le matin même : badges, chasubles, cartes étanches, cartes de mission, stylos et enveloppes doivent être regroupés dans un kit identifié par équipe.
Charge les téléphones et batteries externes la veille, puis teste les talkies-walkies et les véhicules le jour précédent. Prévoyez des lampes, des piles AA et des sifflets en secours, surtout si le parcours se termine après la tombée du jour.
Contrôle la météo 48 heures puis 6 heures avant le départ. Si les conditions changent, utilise le scénario d’urgence déjà rédigé et indique clairement qui décide d’un arrêt, d’un détour ou d’un retour au point de départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dropping ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver le transport, vérifier le parcours et obtenir les autorisations éventuelles. Termine les inscriptions et la répartition des équipes 7 à 10 jours avant le départ.
Quand préparer le matériel d’un dropping ?: Rassemble le matériel deux jours avant et prépare les kits d’équipe la veille. Les téléphones, batteries externes et lampes doivent être chargés le soir précédent, avec des câbles et des piles de rechange.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un dropping ?: Prépare au moins une trousse de premiers secours, des gilets de sécurité, des couvertures de survie et des sifflets pour le groupe. Ajoute un itinéraire alternatif et un scénario d’urgence écrit avant le jour J.
Que faire si la météo devient mauvaise pendant un dropping ?: Vérifie les prévisions 48 heures et 6 heures avant le départ, puis applique le plan prévu si les conditions se dégradent. Le responsable doit connaître à l’avance le point de repli et la procédure pour prévenir toutes les équipes.

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