Einen Drop-off Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Drop-off entscheidet die Strecke über den Ablauf: Die Gruppe wird an einem Startpunkt abgesetzt und erreicht einen festgelegten Zielort mit Aufgaben unterwegs. Lege zuerst Datum, Route und Transport fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Teams, Spielmaterial und Sicherheitsplanung. Plane außerdem Zeit für Karten, medizinische Angaben, Fahrzeuge und gekühlte Verpflegung ein – diese Punkte werden am Veranstaltungstag oft zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Endort kontrollieren
2 Personen
3
Transport reservieren
4
Route und Ausweichroute ausarbeiten
2 Personen
5
Sicherheitsrisiken der Strecke beurteilen
2 Personen
6
Genehmigung für die Route prüfen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Medizinische Daten erfassen
11
Notfallkontakte überprüfen
12
Teilnehmer in Teams einteilen
2 Personen
13
Spielaufgaben vorbereiten
2 Personen
14
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
15
Notfallszenarien ausarbeiten
2 Personen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Teilnehmerliste ausdrucken
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
20
Teamsets zusammenstellen
3 Personen
21
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
22
Erste-Hilfe-Set prüfen
23
Telefone und Powerbanks aufladen
2 Personen
24
Fahrzeuge überprüfen
2 Personen
25
Teamaufkleber verteilen
2 Personen

Event

26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
27
Gepäck- und medizinische Informationen prüfen
2 Personen
28
Spielregeln und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
29
Teams zu den Fahrzeugen begleiten
4 Personen
30
Teilnehmer sicher transportieren
4 Personen
31
Teams an sicheren Orten absetzen
6 Personen
32
Starterpaket und Routenauftrag verteilen
2 Personen
33
Teams aus der Ferne begleiten
4 Personen
34
Zwischenstände und Meldungen erfassen
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Ankunftsteams abhaken
2 Personen
37
Zielpunkt sicher beleuchten
2 Personen
38
Mahlzeit und Snacks servieren
3 Personen
39
Preisverleihung durchführen
2 Personen
40
Teilnehmende zum Startpunkt begleiten
4 Personen
41
Abfahrt und Übergabe kontrollieren
2 Personen

Nachbereitung

42
Abfall sammeln
3 Personen
43
Materialien sortieren
3 Personen
44
Location reinigen
3 Personen
45
Kühlboxen und Geschirr reinigen
2 Personen
46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
47
Fundsachen zurückbringen
48
Teilnehmerdaten sicher archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12
StirnlampenAnz. 30
AA-BatterienAnz. 24

Navigation

KompassAnz. 12
Wasserdichte StreckenkartenAnz. 12
Wasserdichte KartenröhrenAnz. 12

Spielmaterial

TeamwestenAnz. 30
AufgabenkartenAnz. 30
StifteAnz. 30
UmschlägeAnz. 36
SeilAnz. 100
AbsperrbandAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 6
PfeifenAnz. 12
HanddesinfektionsgelAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 6
Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 4
Einkäufe

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 3
SpülbürstenAnz. 3
GeschirrtücherAnz. 8

Dokumentation

KlemmbretterAnz. 6
Wasserfeste StifteAnz. 12

Tipps

Lege Start, Ziel, Route und Ausweichroute mindestens 4 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Zufahrten, Treffpunkte, Funkverbindung und ob für die Strecke eine Genehmigung nötig ist.
Verschicke die Einladungen erst, wenn Transport und Route bestätigt sind. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Drop-off, damit du Ernährungswünsche, medizinische Angaben und Notfallkontakte rechtzeitig abfragen kannst.
Teile die Teilnehmenden spätestens 3 Tage vorher in Teams ein und bereite pro Team ein vollständiges Set vor. Dazu gehören unter anderem Teamwesten, Aufgabenkarten, Stifte, Umschläge und eine wasserdichte Streckenkarte.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Taschenlampen, Stirnlampen, wetterfeste Karten und zusätzliche Kleidung. Lade Telefone, Funkgeräte und Powerbanks am Vorabend vollständig auf und lege Ersatzbatterien bereit.
Drucke die Teilnehmerliste am Vorabend aus und prüfe Fahrzeuge, Erste-Hilfe-Koffer und Sicherheitswesten vor der Abfahrt. Packe Essen und Getränke mindestens 2 Stunden vorher in Kühlboxen, damit am Zielort nichts gesucht oder nachgekauft werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Drop-off planen?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Route, Ausweichroute und Transport. Die Anmeldefrist sollte 10 bis 14 Tage vor dem Termin liegen, damit du Teams, Verpflegung und medizinische Informationen planen kannst.
Wann sollte ich die Route für einen Drop-off festlegen?: Die Route sollte spätestens 4 Wochen vor dem Drop-off feststehen. Prüfe danach noch Genehmigungen, Sicherheitsrisiken, Start- und Endort sowie eine realistische Ausweichroute.
Was muss ich am Tag vor einem Drop-off kontrollieren?: Prüfe am Vorabend die Teilnehmerliste, Fahrzeuge, Erste-Hilfe-Ausrüstung und geladenen Telefone. Stelle außerdem die Teamsets zusammen und lege Karten, Aufgabenmaterial, Westen und Ersatzbatterien bereit.
Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Drop-off?: Plane pro Person mindestens eine Mahlzeit und ausreichend Getränke für die gesamte Strecke ein. Kühlung und Ausgabe solltest du spätestens 2 Stunden vor dem Start vorbereiten; bei warmem Wetter gehören die Getränke bis dahin in Kühlboxen.

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