Checklist pour organiser un dropping sans rien oublier
Un dropping réussi se prépare comme une petite opération logistique : le parcours, les équipes, le transport et la sécurité doivent être calés avant les invitations. Cette checklist de 48 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la date aux derniers contrôles. Prévois aussi un itinéraire de secours, les informations médicales des participants et un moyen de communiquer entre équipes. Le jour J, les cartes étanches, les batteries chargées et les trousses de premiers secours évitent les improvisations.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Réserver le transport
Élaborer l’itinéraire et l’itinéraire alternatif
2 personnes
Évaluer les risques de sécurité du parcours
2 personnes
Vérifier l’autorisation de parcours
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
Vérifier les contacts d'urgence
Répartir les participants en équipes
2 personnes
Préparer les activités de jeu
2 personnes
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Rédiger les scénarios d’urgence
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les kits d’équipe
3 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
Vérifier les véhicules
2 personnes
Distribuer les badges d’équipe
2 personnes
Événement
Enregistrer la présence
2 personnes
Vérifier les bagages et les informations médicales
2 personnes
Expliquer les règles du jeu et les règles de sécurité
2 personnes
Accompagner les équipes vers les véhicules
4 personnes
Transporter les participants en toute sécurité
4 personnes
Déposer les équipes dans des lieux sûrs
6 personnes
Distribuer le kit de départ et la feuille de route
2 personnes
Suivre les équipes à distance
4 personnes
Enregistrer les points intermédiaires et les signalements
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Cocher les équipes à l'arrivée
2 personnes
Éclairer l'arrivée en toute sécurité
2 personnes
Servir les repas et les snacks
3 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
4 personnes
Vérifier le départ et la passation
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Archiver en toute sécurité les informations des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Équipement
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Câbles de rechargeqté 8
- Lampes de pocheqté 12
- Lampes frontalesqté 30
- Piles AAqté 24
Navigation
- Boussolesqté 12
- Cartes de parcours imperméablesqté 12
- Tubes à cartes étanchesqté 12
Matériel de jeu
- Chasubles d’équipeqté 30
- Cartes de missionqté 30
- Stylosqté 30
- Enveloppesqté 36
- Cordeqté 100
- Ruban de balisageqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
- Couvertures de survieqté 6
- Siffletsqté 12
- Gel hydroalcooliqueqté 4
Catering
- Glacièresqté 6
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Pincesqté 4
- Courses
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaises pliantesqté 30
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Brosses à vaisselleqté 3
- Torchonsqté 8
Documentation
- Presse-papiersqté 6
- Marqueurs indélébilesqté 12
Conseils
- Commence par fixer la date, les points de départ et d’arrivée, puis réserve le transport avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et ajuster le nombre de véhicules.
- Prépare un itinéraire principal et une alternative, puis vérifie les autorisations nécessaires et les risques du parcours au moins 7 jours avant le départ. Imprime une carte par équipe et conserve-les dans des tubes étanches.
- Demande les besoins alimentaires et les informations médicales lors de l’inscription, puis imprime une liste actualisée des participants la veille. Vérifie aussi au moins 2 contacts d’urgence par groupe.
- Constitue un kit par équipe avec chasubles, cartes de mission, stylos, enveloppes, boussole et moyen de communication. Charge les talkies-walkies, téléphones et batteries externes la veille, puis emporte des câbles compatibles.
- Consulte la météo 48 heures avant et le matin du départ. Prévois des lampes, des gilets de sécurité, des sifflets, des couvertures de survie et une trousse de premiers secours accessible, même si le parcours se déroule de jour.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un dropping ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le transport, valider le parcours, recueillir les inscriptions et préparer les équipes sans repousser les contrôles de sécurité.
- Quand envoyer les invitations pour un dropping ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant l’événement, après avoir confirmé la date, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que le mode de transport. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le départ.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un dropping ?
- Prévois au minimum une trousse de premiers secours, des gilets de sécurité, des sifflets, des couvertures de survie et un moyen de communication par équipe. Vérifie le parcours et rédige les scénarios d’urgence au moins 7 jours à l’avance.
- Comment organiser les équipes pour un dropping ?
- Répartis les participants après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant le départ. Donne à chaque équipe un badge ou une chasuble, une carte, ses missions et un responsable clairement identifié.
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