Zo organiseer je een dropping zonder verrassingen

Een dropping staat of valt met een route die haalbaar is, duidelijke teamindeling en een veiligheidsplan dat ook werkt als het donker wordt of het weer omslaat. Begin daarom niet met de spelopdrachten, maar met start- en eindlocatie, vervoer en toestemming voor de route. Verzamel daarna medische gegevens, dieetwensen en noodcontacten en werk pas dan de teams en opdrachten uit. Met deze volgorde houd je overzicht en voorkom je dat deelnemers of materiaal te laat geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie controleren
2 personen
3
Vervoer reserveren
4
Route en alternatieve route uitwerken
2 personen
5
Veiligheidsrisico's van de route beoordelen
2 personen
6
Toestemming voor route controleren
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Medische gegevens verzamelen
11
Noodcontacten controleren
12
Deelnemers indelen in teams
2 personen
13
Spelopdrachten voorbereiden
2 personen
14
Routekaarten voorbereiden
2 personen
15
Noodscenario's uitschrijven
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Teamsets samenstellen
3 personen
21
Eten en drinken koelen
2 personen
22
EHBO-set controleren
23
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
24
Voertuigen controleren
2 personen
25
Teamlabels uitdelen
2 personen

Event

26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Bagage en medische informatie controleren
2 personen
28
Spelregels en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
29
Teams naar voertuigen begeleiden
4 personen
30
Deelnemers veilig vervoeren
4 personen
31
Teams op veilige locaties afzetten
6 personen
32
Startpakket en routeopdracht uitdelen
2 personen
33
Teams op afstand volgen
4 personen
34
Tussenstanden en meldingen registreren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Aankomstteams afvinken
2 personen
37
Eindpunt veilig verlichten
2 personen
38
Maaltijd en snacks serveren
3 personen
39
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
40
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
41
Vertrek en overdracht controleren
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Materialen sorteren
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen terugbrengen
48
Deelnemersinformatie veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 30
Batterijen AAaantal 24

Navigatie

Kompassenaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 12
Waterdichte kaartkokersaantal 12

Spelmateriaal

Teamhesjesaantal 30
Opdrachtkaartenaantal 30
Pennenaantal 30
Enveloppenaantal 36
Touwaantal 100
Markeerlintaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Nooddekensaantal 6
Fluitjesaantal 12
Handgelaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Boodschappen

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 8

Documentatie

Clipboardsaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Tips

Leg de route vast met een alternatief voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer beide routes op veiligheid, bereikbaarheid en toestemming en noteer start- en eindlocatie duidelijk voor de chauffeur en begeleiders.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten uiterlijk één week vooraf. Gebruik die informatie bij de teamindeling en bewaar een afgedrukte deelnemerslijst bij de organisatie.
Maak per team één complete set met teamlabel, routekaart, opdrachtkaarten, pennen en de benodigde navigatie- en veiligheidsmiddelen. Stop routekaarten en opdrachtkaarten waterdicht weg; regen maakt losse papieren snel onbruikbaar.
Plan extra tijd voor vervoer en controleer voertuigen, telefoons, portofoons, powerbanks en verlichting op de dag zelf. Laad telefoons en powerbanks volledig op en neem reservebatterijen mee voor zaklampen of hoofdlampen.
Schrijf vooraf op wat je doet bij verdwalen, een blessure, extreem weer of een defect voertuig. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en zorg dat elk team weet hoe het de organisatie bereikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een dropping te organiseren?: Reken op minimaal twee weken voorbereiding voor route, vervoer, toestemming en aanmeldingen. Begin bij voorkeur drie tot vier weken vooraf als je meerdere voertuigen, locaties of een alternatieve route nodig hebt.
Hoeveel deelnemers kunnen er in één team bij een dropping?: Houd teams op ongeveer 4 tot 6 deelnemers, zodat iedereen een taak heeft en een team niet snel uit elkaar valt. Pas de indeling aan op de route, leeftijd, ervaring en beschikbare begeleiding.
Wanneer moet ik de route van een dropping controleren?: Controleer de hoofdroute en alternatieve route uiterlijk één week vooraf en loop of rijd kritieke delen nogmaals na vlak voor de dropping. Kijk op de dag zelf opnieuw naar weer, wegafsluitingen en andere risico’s.
Wat moet ik doen als het tijdens de dropping donker wordt?: Plan vooraf welke delen in het donker worden afgelegd en geef teams passende verlichting mee. Controleer zaklampen, hoofdlampen en batterijen vóór vertrek en spreek een vaste meldprocedure af voor teams die achterlopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.