Comment organiser un dîner itinérant, étape par étape

Un dîner itinérant repose sur une succession de repas dans plusieurs lieux, et non sur un simple changement de table. Commencez par fixer le nombre de participants, les étapes et le temps de trajet entre chaque service. Ensuite, coordonnez les réservations, le menu, les besoins alimentaires et le matériel à déplacer. Ce plan vous aide à garder un rythme réaliste et à éviter les oublis qui bloquent la soirée au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le public cible
2
Choisir les lieux pour les services
2 personnes
3
Vérifier l’itinéraire entre les lieux
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Enregistrer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Définir le menu et les plats
2 personnes
10
Concevoir les menus
11
Commander les livraisons
12
Répartir les responsabilités en cuisine
2 personnes
13
Fixer les horaires de service
2 personnes
14
Finaliser la liste des participants
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Créer le récapitulatif des allergènes
17
Imprimer la carte d'itinéraire
18
Imprimer les badges nominatifs
19
Imprimer les menus
20
Vérifier les prévisions météo
21
Récupérer les courses
3 personnes
22
Trier les courses non périssables
2 personnes
23
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
24
Laver et couper les légumes
3 personnes
25
Préparer le dessert
2 personnes
26
Préparer la soupe
2 personnes
27
Portionner le pain et les tartinades
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer la vaisselle par service
2 personnes
30
Préparer les panneaux de direction
2 personnes

Événement

31
Ouvrir les lieux
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises et les mange-debout
4 personnes
34
Installer les points de service
3 personnes
35
Installer les buffets par service
4 personnes
36
Réchauffer les plats chauds
3 personnes
37
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
40
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
41
Rendre les informations sur les allergènes visibles
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Présenter le parcours et le programme
47
Servir le premier plat
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Accompagner les invités vers le deuxième lieu
2 personnes
50
Servir le deuxième plat
4 personnes
51
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
52
Accompagner les invités vers le troisième lieu
2 personnes
53
Servir le plat principal
5 personnes
54
Ravitailler les plats chauffants
2 personnes
55
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
56
Accompagner les invités vers le lieu du dessert
2 personnes
57
Servir le dessert
4 personnes
58
Servir le café et le thé
3 personnes
59
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
60
Raccompagner les invités
2 personnes
61
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer la cuisine
3 personnes
66
Nettoyer les lieux
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Répartir ou jeter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 9
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 30
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 70
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 75
Couverts de serviceqté 18

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Louchesqté 12
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Plats de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Nappesqté 9
Porte-serviettesqté 9
Compositions floralesqté 9
Cartes de menuqté 70
Badges nominatifsqté 70
Panneaux de directionqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez au moins 30 minutes entre deux services pour le déplacement, l’installation et les éventuels retards. Testez l’itinéraire à l’avance, surtout si les lieux ne sont pas dans le même quartier.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis confirmez-les une semaine avant le dîner. Préparez un récapitulatif des allergènes par plat afin que chaque équipe dispose de la même information.
Fixez les horaires de service avant de finaliser le menu. Un plat qui demande une cuisson minute ou beaucoup de vaisselle peut ralentir toute l’étape suivante ; répartissez donc les préparations et les responsabilités en cuisine.
Compte les assiettes, verres et couverts pour chaque étape, puis ajoutez une marge de 10 %. Les plats de maintien au chaud, rallonges, multiprises et glacières sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables pendant le transport.
La veille, récupérez les courses, rangez les produits réfrigérés au frais et préparez les éléments qui se conservent. Imprimez aussi les menus, badges et cartes d’itinéraire : ne dépendez pas du réseau téléphonique le soir même.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir entre deux étapes d’un dîner itinérant ?: Prévoyez 30 à 45 minutes entre deux services. Ce délai couvre le trajet, l’installation et un retard de quelques minutes sans décaler toute la soirée.
Quand demander les allergies des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription, idéalement trois à quatre semaines avant l’événement. Confirmez ensuite les informations sept jours avant afin d’ajuster le menu et les achats.
Quand finaliser le plan de table et les menus ?: Finalisez le plan de table et les menus environ une semaine avant le dîner, lorsque la liste des participants est presque complète. Gardez un exemplaire imprimé par lieu de service.
Combien de vaisselle prévoir pour un dîner itinérant ?: Prévoyez une unité par participant et par service, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Si la vaisselle est déplacée entre les lieux, comptez aussi le temps nécessaire pour la laver, la sécher et la transporter.

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