Organiser un dîner de conférence, étape par étape
Un dîner de conférence se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les invités, puis les inscriptions, le repas et la disposition de la salle. Prévoyez assez de temps pour recueillir les allergies, confirmer les fournisseurs et finaliser le plan de table. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les régimes spéciaux, les badges et le service des boissons. Ce plan vous aide à répartir les 69 tâches et à vérifier le matériel avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des invités
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu et la date
- 3
Rédiger les invitations
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Confirmer les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Vérifier les allergies
- 9
Choisir le menu et le vin
2 personnes
- 10
Réserver le catering
- 11
Effectuer une visite du site
2 personnes
- 12
Établir le plan de table
- 13
Attribuer les places assises
- 14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 15
Concevoir les menus
- 16
Imprimer les menus
- 17
Confirmer les fournisseurs
- 18
Établir le planning du personnel
- 19
Imprimer le déroulé
- 20
Trier les badges nominatifs
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
3 personnes
- 25
Étiqueter les repas pour régimes spéciaux
2 personnes
- 26
Vérifier le lieu
2 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
3 personnes
- 29
Installer le linge de table
3 personnes
- 30
Préparer la vaisselle
3 personnes
- 31
Préparer les couverts
2 personnes
- 32
Préparer les verres
2 personnes
- 33
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 34
Installer la décoration
2 personnes
- 35
Mettre en place la décoration de table
2 personnes
- 36
Tester l’éclairage
2 personnes
- 37
Tester la musique
2 personnes
- 38
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 39
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
- 40
Briefing des employés
3 personnes
- 41
Préparer le vestiaire
2 personnes
Événement
- 42
Tenir la table d’accueil
2 personnes
- 43
Enregistrer les invités
2 personnes
- 44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 49
Servir le dîner
5 personnes
- 50
Dégager les tables
4 personnes
- 51
Servir le café et le thé
3 personnes
- 52
Servir le dessert
4 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 56
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 58
Rassembler les verres
2 personnes
- 59
Vider les tables
3 personnes
- 60
Retirer la décoration
2 personnes
- 61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 63
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 64
Faire la vaisselle
3 personnes
- 65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 66
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 68
Ranger les restes
2 personnes
- 69
Stocker le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautes Bqté 4
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 8
- Poubellesqté 6
- Table d'inscription
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Bol à soupeqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 90
- Verres à vinqté 90
- Verres à champagneqté 80
- Couverts de dînerqté 90
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 12
Décoration
- Nappesqté 8
- Rond de servietteqté 70
- Porte-menusqté 10
- Numéros de tableqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Bougies LEDqté 24
- Panneau d’accueil
- Bâche de fond
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Plaques à inductionqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 6
- Casserolesqté 4
- Verres doseursqté 4
- Pinces de cuisineqté 8
- Gants de cuisineqté 4
- Thermomètres de cuisineqté 2
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons microfibresqté 20
- Gants en caoutchoucqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampadairesqté 4
- Jeux de batteriesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez une période d’inscription d’au moins 2 à 3 semaines pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires.
- Demandez les allergies et régimes spéciaux dès l’inscription, puis vérifiez-les une deuxième fois avec le traiteur. Le jour du dîner, étiquetez chaque repas concerné avant le début du service.
- Finalisez le plan de table après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant le dîner. Imprimez les numéros de table, les badges et les menus une fois les changements de dernière minute intégrés.
- Faites une visite du site au moins une semaine à l’avance. Vérifiez notamment la place pour la table d’inscription, les tables de buffet, les machines à café, les poubelles et le passage du personnel.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et récupérez les produits frais le jour même si nécessaire. Prévoyez un déroulé imprimé pour chaque personne de l’équipe afin que le service ne dépende pas d’une seule personne.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un dîner de conférence ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date du dîner. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer le menu, les allergies, le nombre de couverts et le plan de table.
- Quand établir le plan de table ?
- Préparez une première version dès que les inscriptions sont bien avancées, puis finalisez-la 5 à 7 jours avant le dîner. Gardez une petite marge pour les désistements et les changements de régime alimentaire.
- Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?
- Confirmez le traiteur au moins 2 à 3 semaines avant le dîner, avec le nombre prévisionnel de participants et le menu souhaité. Envoyez le nombre définitif et les régimes spéciaux 5 à 7 jours avant, selon ses conditions.
- Que faut-il vérifier lors de la visite de la salle ?
- Prévoyez cette visite au moins 7 jours avant l’événement. Contrôlez les dimensions et l’emplacement des tables, de la table d’inscription, du buffet, du matériel café, des poubelles et des zones de circulation.
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