Ein Konferenzdinner Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Konferenzdinner müssen Anmeldung, Menü, Sitzordnung und Ablauf ineinandergreifen. Beginne mit Gästeliste, Ort und Datum und plane danach Einladung und Rückmeldungen. Erst wenn Ernährungswünsche und Allergien erfasst sind, solltest du Menü, Wein und Catering verbindlich festlegen. In den letzten Tagen zählen vor allem Lieferantenbestätigung, Namensschilder, Menükarten, gekühlte Getränke und ein ausgedrucktes Drehbuch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
2
Ort und Datum bestätigen
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Anmeldungen bestätigen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Allergien prüfen
9
Menü und Wein auswählen
2 Personen
10
Catering reservieren
11
Ortstermin durchführen
2 Personen
12
Tischordnung erstellen
13
Sitzplätze zuweisen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Speisekarten entwerfen
16
Menükarten drucken
17
Lieferanten bestätigen
18
Personaleinsatzplan erstellen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Namenskarten sortieren
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Spezielle Diätmahlzeiten beschriften
2 Personen
26
Ort überprüfen
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Tischwäsche anbringen
3 Personen
30
Geschirr bereitstellen
3 Personen
31
Besteck auslegen
2 Personen
32
Gläser bereitstellen
2 Personen
33
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Tischdekoration aufstellen
2 Personen
36
Beleuchtung testen
2 Personen
37
Musik testen
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Namensschilder auslegen
2 Personen
40
Mitarbeiter-Briefing
3 Personen
41
Garderobe vorbereiten
2 Personen

Event

42
Empfangstisch betreuen
2 Personen
43
Gäste registrieren
2 Personen
44
Namensschilder verteilen
2 Personen
45
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
49
Abendessen servieren
5 Personen
50
Tische abräumen
4 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Dessert servieren
4 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

56
Reste kühlen
2 Personen
57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Gläser einsammeln
2 Personen
59
Tische abräumen
3 Personen
60
Dekoration entfernen
2 Personen
61
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Küche reinigen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Toiletten reinigen
2 Personen
66
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Reste aufräumen
2 Personen
69
Materialien einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
B-StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6
Registrierungstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
SuppenschalenAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 90
WeingläserAnz. 90
ChampagnergläserAnz. 80
Besteck für das AbendessenAnz. 90
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServierplattenAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenringeAnz. 70
MenükartenhalterAnz. 10
TischnummernAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 24
Willkommensschild
Hintergrundtuch

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 4
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 4
KüchenthermometerAnz. 2

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WitzeAnz. 3
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
GummihandschuheAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4
BatteriesätzeAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Gästeliste, Ort und Datum zuerst fest und verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.
Prüfe Allergien und spezielle Diätmahlzeiten nicht erst beim Aufbau. Beschrifte die Sonderportionen am Veranstaltungstag eindeutig und gib dem Service eine eigene Übersicht.
Erstelle die Tischordnung erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Weise Sitzplätze zu, drucke Namenskarten und Tischnummern und sortiere alles nach Tischen, damit beim Eindecken nichts vertauscht wird.
Bestätige Catering, Getränke und alle Lieferanten kurz vor dem Dinner erneut. Plane außerdem, wann frische Produkte abgeholt und Getränke gekühlt werden; beides wird häufig zu spät erledigt.
Drucke das Drehbuch aus und teile den Personaleinsatz nach Aufgaben und Uhrzeiten ein. Prüfe beim Ortstermin Registrierungstisch, Garderobe, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und die Wege zwischen Küche und Tischen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konferenzdinner organisieren?: Beginne mehrere Wochen vor dem Termin mit Gästeliste, Ort, Datum und Einladungen. Menü, Catering und Sitzordnung lassen sich erst zuverlässig festlegen, wenn die Rückmeldungen vorliegen; bestätige Lieferanten spätestens in den letzten Tagen erneut.
Wann sollte man die Sitzordnung für ein Konferenzdinner erstellen?: Erstelle die Sitzordnung nach Ablauf der Anmeldefrist und nachdem Ernährungswünsche geprüft wurden. Bereite Namenskarten und Tischnummern anschließend so vor, dass sie am Veranstaltungstag nach Tischen sortiert bereitliegen.
Wie viele Gläser und Teller braucht man für ein Konferenzdinner?: Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, Besteck, ein Wasserglas und ein Weinglas ein. Für Servicewechsel, Bruch und Nachschub solltest du bei Geschirr und Gläsern zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einplanen.
Was muss am Tag des Konferenzdinners zuletzt geprüft werden?: Prüfe am Veranstaltungstag die gekühlten Getränke, frischen Produkte, Sondermahlzeiten, Namensschilder und das ausgedruckte Drehbuch. Führe den letzten Rundgang mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste durch.

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