Een conferentiediner organiseren: zo pak je het aan
Begin met de gastenlijst, de datum en de locatie; pas daarna leg je catering en tafelindeling vast. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen ruim vooraf, zodat allergieën niet pas aan tafel opvallen. Plan vervolgens het menu, de wijn, de zitplaatsen en de materialen die de locatie niet levert. In de laatste week draait alles om bevestigen, labelen en een kort draaiboek. Op de dag zelf voorkom je vertraging door dranken, naamkaartjes en speciale maaltijden vooraf klaar te zetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
- 2
Locatie en datum bevestigen
- 3
Uitnodigingen opstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Aanmeldingen bevestigen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Allergieën controleren
- 9
Menu en wijn kiezen
2 personen
- 10
Catering reserveren
- 11
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 12
Tafelindeling maken
- 13
Zitplaatsen toewijzen
- 14
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 15
Menukaarten ontwerpen
- 16
Menukaarten printen
- 17
Leveranciers bevestigen
- 18
Personeelsrooster maken
- 19
Draaiboek afdrukken
- 20
Naamkaartjes sorteren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Verse producten ophalen
2 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Speciale dieetmaaltijden labelen
2 personen
- 26
Locatie controleren
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen plaatsen
3 personen
- 29
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
- 30
Servies klaarzetten
3 personen
- 31
Bestek klaarleggen
2 personen
- 32
Glazen klaarzetten
2 personen
- 33
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 34
Decoratie ophangen
2 personen
- 35
Tafeldecoratie plaatsen
2 personen
- 36
Verlichting testen
2 personen
- 37
Muziek testen
2 personen
- 38
Registratietafel inrichten
2 personen
- 39
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
- 40
Briefing van medewerkers
3 personen
- 41
Garderobe klaarzetten
2 personen
Event
- 42
Welkomsttafel bemannen
2 personen
- 43
Gasten registreren
2 personen
- 44
Naambadges uitdelen
2 personen
- 45
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 49
Diner uitserveren
5 personen
- 50
Tafels afruimen
4 personen
- 51
Koffie en thee serveren
3 personen
- 52
Dessert uitserveren
4 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Toiletten controleren
- 55
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 56
Restanten koelen
2 personen
- 57
Servies verzamelen
3 personen
- 58
Glazen verzamelen
2 personen
- 59
Tafels leeghalen
3 personen
- 60
Decoratie verwijderen
2 personen
- 61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 63
Keuken schoonmaken
3 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 66
Locatie eindcontroleren
2 personen
- 67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 68
Restanten opruimen
2 personen
- 69
Materialen opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- B statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 6
- Registratietafel
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Soepkommenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 90
- Wijnglazenaantal 90
- Champagneglazenaantal 80
- Dinerbestekaantal 90
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerplateausaantal 12
- Karaffenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenringenaantal 70
- Menukaarthoudersaantal 10
- Tafelnummersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Ledkaarsenaantal 24
- Welkomstbord
- Achtergronddoek
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Inductiekookplatenaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Pannenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Keukentangenaantal 8
- Ovenwantenaantal 4
- Keukenthermometersaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Moppenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 20
- Rubberen handschoenenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
- Batterijsetsaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie, datum en capaciteit eerst vast en bezoek de ruimte daarna op locatie. Controleer daarbij waar de registratietafel, garderobe, buffettafels en afvalbakken kunnen staan.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk vier tot zes weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer tien dagen voor het diner. Zo houd je tijd over om dieetwensen en allergieën met de catering te controleren.
- Maak de tafelindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per tafel een duidelijk tafelnumer en sorteer naamkaartjes en menukaarten op volgorde, zodat het plaatsen niet op het laatste moment gebeurt.
- Bevestig leveranciers, catering en personeelsrooster zeven dagen vooraf nogmaals. Controleer specifiek of dinerborden, dessertborden, wijnglazen, waterglazen, bestek en serveerschalen inbegrepen zijn.
- Koel dranken enkele uren voor ontvangst, haal verse producten zo laat mogelijk op en label speciale dieetmaaltijden afzonderlijk. Print het draaiboek en leg het bij de registratie- of organisatietafel klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een conferentiediner organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met gastenlijst, datum, locatie en catering. Verstuur de uitnodigingen vier tot zes weken voor het diner en sluit de aanmeldingen ongeveer tien dagen vooraf.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een conferentiediner?
- Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding uit. Controleer de gegevens uiterlijk zeven dagen vooraf met de catering en label speciale maaltijden vóór de ontvangst van de gasten.
- Wanneer maak je de tafelindeling voor een conferentiediner?
- Maak de tafelindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal tien tot zeven dagen vooraf. Wijs daarna de zitplaatsen toe en sorteer naamkaartjes per tafel.
- Wat controleer je op de dag van een conferentiediner?
- Controleer drie tot vier uur vooraf de opstelling, servies, glazen, bestek, menukaarten en techniek. Koel dranken, zet registratie klaar en houd speciale dieetmaaltijden apart voordat de eerste gasten arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.