Organiser une promenade littéraire, étape par étape

Une promenade littéraire combine marche, lectures à voix haute et plusieurs lieux d’accueil. Commencez par définir un itinéraire réaliste et un thème, puis vérifiez chaque étape sur place avant d’inviter les participants. Les réservations, les horaires et l’encadrement du groupe doivent être arrêtés assez tôt pour éviter les temps morts. Prévoyez aussi un plan B pour la météo, l’alimentation et le matériel audio.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
2
Sélectionner les lieux de lecture
2 personnes
3
Reconnaître l’itinéraire à l’avance
2 personnes
4
Vérifier l’autorisation du parcours
5
Réserver le lieu de départ
6
Réserver le lieu d’arrivée
7
Réserver des auteurs et des lecteurs
2 personnes
8
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les prévisions météo
13
Imprimer la liste des participants
14
Imprimer les textes et les cartes d'itinéraire
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Préparer le matériel de lecture à voix haute
2 personnes
18
Trier les panneaux de direction

Événement

19
Installer le lieu de départ
4 personnes
20
Monter le lieu de l’événement final
3 personnes
21
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
22
Mettre en place le vestiaire et l'accueil
2 personnes
23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Présenter le programme
25
Encadrer la promenade
3 personnes
26
Animer les séances de lecture
3 personnes
27
Garder le groupe ensemble
2 personnes
28
Distribuer de l'eau
2 personnes
29
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Répondre aux questions des participants
2 personnes
32
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
33
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Ranger le buffet et les tables
3 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Nettoyer les lieux
3 personnes
38
Inventorier le matériel
39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
40
Ranger les restes
41
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2
Tables de maquillageqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 6
Pichets de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Cuillères de serviceqté 6
Plateaux de snacksqté 8
Plateauxqté 4

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Autocollants flèchesqté 30
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 6
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Communication

Cartes d'itinéraireqté 60
Brochures du programmeqté 60
Étiquettes nominativesqté 70
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4
Listes de présenceqté 4
Panneaux d'informationqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 6
Lampes de pocheqté 6
Parapluiesqté 10

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Poubellesqté 6
Savon pour les mainsqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Autre

Grosse cordeqté 2
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 4
Jeux de ciseauxqté 3
Boîtes de rangementqté 6

Conseils

Testez l’itinéraire à pied au moins une fois avant l’événement : mesurez la durée réelle entre les lieux de lecture et ajoutez 5 à 10 minutes par déplacement pour les arrêts et les retardataires.
Réservez le lieu de départ et celui de l’arrivée avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre l’horaire prévu et la fin théorique de la dernière lecture.
Confirmez les auteurs et lecteurs au plus tard 2 semaines avant la promenade, puis transmettez à chacun son texte, son horaire et la durée prévue de son intervention.
Imprimez la liste des participants, les textes et les cartes d’itinéraire quelques jours avant. Prévoyez aussi des panneaux directionnels visibles aux changements de direction, car le groupe se disperse facilement.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant et le matin même. Refroidissez les boissons à l’avance, chargez les enceintes et les batteries externes, et préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une promenade littéraire ?: Comptez généralement 2 à 3 heures, déplacements et lectures compris. Prévoyez environ 15 à 20 minutes par lieu de lecture et une pause de 10 à 15 minutes si le parcours comporte plusieurs étapes.
Quand réserver les lieux et les lecteurs ?: Réservez les lieux de départ et d’arrivée 4 à 6 semaines à l’avance lorsque cela est possible. Confirmez les auteurs et lecteurs au moins 2 semaines avant l’événement, afin de finaliser le programme et les invitations.
Combien de lecteurs faut-il pour une promenade littéraire ?: Prévoyez un lecteur par étape de lecture, plus une personne chargée d’encadrer le groupe. Pour 4 lieux, cela signifie généralement 4 lecteurs et 1 coordinateur, avec un remplaçant si une lecture est indispensable.
Que faire s’il pleut pendant la promenade littéraire ?: Décidez d’un plan de repli au moins 48 heures avant et vérifiez que chaque lieu peut accueillir le groupe. Annoncez la décision aux participants dès que possible le jour même, idéalement 3 à 4 heures avant le départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.