Organiser un défilé aux lampions sans rien oublier

Un défilé aux lampions se prépare comme une petite manifestation itinérante : le parcours, la sécurité et l’éclairage doivent être réglés avant les invitations. Cette checklist suit l’ordre utile, de la date et des autorisations jusqu’au rangement du matériel. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les points de repos, les piles de rechange, les besoins alimentaires et les informations envoyées aux participants. Le plan complet rassemble 76 tâches et 78 fournitures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier le permis et la déclaration
Confirmer le lieu de départ
Définir les points de repos le long de l’itinéraire
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la carte du parcours
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Concevoir les panneaux de direction
Imprimer le programme
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Tester les lumières
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Emballer le service traiteur
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Distribuer les numéros de téléphone

Événement

Balisage du départ
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Baliser l’itinéraire
4 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Distribuer des lumières
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Donner le signal de départ
Encadrer le défilé
8 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Encadrer la fin de course
2 personnes
Surveiller les passages piétons
4 personnes
Tenir le point de repos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réparer les guirlandes lumineuses
2 personnes
Prendre des photos
Enregistrer les objets trouvés
Accueillir les arrivées
4 personnes
Nettoyer le lieu final
4 personnes
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
Lancer la musique
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l’éclairage d’ambiance
2 personnes
Annoncer la fin et la clôture

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Collecter les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Sécher et compter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ranger les stocks restants
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer le message aux participants
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lanternes LEDqté 20
Lumières à batterieqté 180
Torches LEDqté 24
Bâtons lumineuxqté 200
Piles AA de rechangeqté 48
Piles de rechange AAAqté 48
Lampes de pocheqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 6
Mégaphone à mainqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Lanternes en papierqté 30
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de sécuritéqté 6
Boîtes de pansementsqté 4
Gants jetablesqté 4

Communication

Panneaux d’orientationqté 30
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Cartes du programmeqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Plansqté 30

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage lavablesqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Autre

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Cordeqté 4
Parapluiesqté 12
Caisses de rangementqté 20
Boîtes pour objets trouvésqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : vérifiez le permis ou la déclaration avant d’ouvrir les inscriptions, puis confirmez le lieu de départ et les points de repos.
Publiez une carte claire du parcours et indiquez les horaires, le point de départ, les pauses et la fin du défilé. Envoyez ces informations aux participants au moins 3 jours avant l’événement.
Testez toutes les guirlandes, lanternes, torches et lumières à batterie la veille. Prévoyez des piles AA et AAA supplémentaires, des lampes de poche et des batteries externes pour éviter une interruption dans l’obscurité.
Répartissez les bénévoles par fonction avant le jour J : accueil, accompagnement du cortège, circulation, ravitaillement et rangement. Donnez-leur les panneaux, le mégaphone ou le microphone nécessaires au moins 1 heure avant le départ.
Préparez le ravitaillement en dernier, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Remplissez les glacières, préparez les en-cas et vérifiez les thermos, gobelets, assiettes et couverts avant le chargement.

Questions fréquentes

Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé aux lampions ?: Vérifiez les règles locales dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement plusieurs semaines avant le défilé. La circulation, l’occupation de l’espace public et l’usage d’un mégaphone peuvent nécessiter des démarches distinctes.
Combien de temps prévoir pour organiser un défilé aux lampions ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le parcours, gérer les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les impressions, les livraisons, la météo et les tests d’éclairage.
Combien de lampions et de piles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum un éclairage par participant, puis ajoutez une réserve pour les remplacements et les encadrants. Préparez les piles de rechange au moins à hauteur de 10 % du nombre d’éclairages et testez chaque modèle la veille.
Que prévoir pour le ravitaillement d’un défilé aux lampions ?: Prévoyez un point de repos avec boissons, en-cas, gobelets, serviettes et poubelles, puis adaptez les quantités aux inscriptions confirmées. Sortez les glacières et les bacs à glaçons le jour même, tandis que les en-cas non périssables peuvent être emballés la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.