Zo organiseer je een veilige fakkeltocht
Begin met de route, datum en start- en eindlocatie; pas daarna leg je de praktische bezetting vast. Controleer vroeg welke vergunningen, verzekeringen en verkeersmaatregelen nodig zijn. Een fakkeltocht vraagt daarnaast om een volledig nagelopen route, duidelijke afspraken met vrijwilligers en voldoende brand- en EHBO-materiaal. Gebruik het plan hieronder als vaste volgorde, zodat je niet pas op de dag zelf ontdekt dat een oversteek, omwonende of hulppost niet geregeld is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en datum vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Start- en eindlocatie reserveren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Verkeersbegeleiders inplannen
2 personen
- 10
EHBO-bezetting vastleggen
- 11
Route volledig nalopen
3 personen
- 12
Risico's langs route noteren
2 personen
- 13
Omwonenden informeren
2 personen
- 14
Routekaart maken
- 15
Fakkels en veiligheidsmateriaal bestellen
- 16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 17
Dieetwensen verzamelen
- 18
Vrijwilligersinstructies versturen
- 19
Start- en eindpost bepalen
2 personen
- 20
Verkeersplan uitwerken
2 personen
- 21
Noodnummers verzamelen
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Route opnieuw inspecteren
3 personen
- 24
Hulpposten vastleggen
2 personen
- 25
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
- 26
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 27
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
- 28
Vrijwilligershesjes sorteren
- 29
Fakkels tellen
2 personen
- 30
Fakkels droog opslaan
2 personen
- 31
Boodschappen doen
3 personen
- 32
Catering voorbereiden
3 personen
- 33
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 34
Communicatiemiddelen opladen
2 personen
- 35
Weersverwachting definitief controleren
- 36
Startlocatie schoon en veilig maken
3 personen
- 37
Eindlocatie schoon en veilig maken
3 personen
- 38
Partytenten opbouwen
4 personen
- 39
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 40
Verlichting ophangen
3 personen
- 41
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 42
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 43
Routeborden plaatsen
4 personen
- 44
Hulpposten inrichten
3 personen
Event
- 45
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 46
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 47
Deelnemers registreren
4 personen
- 48
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 49
Fakkels uitdelen
4 personen
- 50
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 51
Dranken en hapjes serveren
4 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Toiletten controleren
- 54
Voorhoede naar startpositie begeleiden
2 personen
- 55
Fakkeltocht starten
3 personen
- 56
Kruispunten beveiligen
6 personen
- 57
Deelnemers langs route begeleiden
8 personen
- 58
Achterblijvers begeleiden
2 personen
- 59
Water en warme drank uitdelen
3 personen
- 60
Eindpunt veilig ontvangen
4 personen
- 61
Brandende fakkels doven
4 personen
- 62
Fakkelresten verzamelen
3 personen
- 63
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 64
Routeborden verwijderen
4 personen
- 65
Afval langs route verzamelen
5 personen
- 66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 67
Partytenten afbreken
4 personen
- 68
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 69
Start- en eindlocatie schoonmaken
4 personen
- 70
Afval afvoeren
2 personen
- 71
Materialen inventariseren
2 personen
- 72
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 73
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
- 74
Schade en gevonden voorwerpen registreren
- 75
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 24
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Apparatuur
- Portofoonsaantal 10
- Megafoon
- Telefoonopladersaantal 4
Veiligheid
- Fakkelsaantal 180
- Fakkelhoudersaantal 180
- Aanstekersaantal 20
- Metalen blusbakkenaantal 8
- Emmersaantal 12
- Blusdekensaantal 4
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshelmenaantal 4
- Reflecterende hesjesaantal 30
- Werkhandschoenenaantal 20
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 24
- Zaklampenaantal 12
Routeaanduiding
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 16
- Bordstandaardsaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Tie-wrapsaantal 200
- Ducttapeaantal 6
- Touwaantal 4
Registratie
- Inschrijftafelbord
- Registratieformulierenaantal 220
- Balpennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 220
- Nummerstickersaantal 220
- Routekaartenaantal 220
- Informatiebordenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Mokkenaantal 120
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Thermohandschoenenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routecontrole twee keer: eerst om risico’s en lastige oversteekplaatsen vast te leggen, en opnieuw kort voor de tocht. Controleer dan ook of routeborden, pijlborden en afzettingen nog op de juiste plek kunnen staan.
- Leg verkeersbegeleiders, EHBO-bezetting en hulpposten uiterlijk enkele weken vooraf vast. Stuur vrijwilligersinstructies niet alleen met verzameltijd, maar ook met hun post, communicatiekanaal en noodnummer.
- Reken per deelnemer op een passende fakkelhouder en laat het uitdelen en aansteken bij een vaste post gebeuren. Zet metalen blusbakken, emmers en ander blusmateriaal op meerdere herkenbare punten langs start, route en finish.
- Informeer omwonenden voordat de uitnodigingen breed worden verspreid. Vermeld de datum, het tijdsblok en welke straten tijdelijk drukker of minder toegankelijk zijn; zo voorkom je meldingen op de avond zelf.
- Maak de deelnemerslijst en dieet- of andere bijzonderheden niet pas bij de start definitief. Sluit de aanmeldingen op een afgesproken moment, neem een actuele lijst mee en controleer vlak voor vertrek de weersverwachting en de route opnieuw.
Veelgestelde vragen
- Welke vergunning heb je nodig voor een fakkeltocht?
- Dat hangt af van de route, groepsgrootte en het gebruik van openbare wegen en vuur. Controleer dit zodra datum en route voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, omdat verkeersmaatregelen en toestemming extra tijd kunnen vragen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fakkeltocht?
- Plan minimaal één verantwoordelijke voor de organisatie, verkeersbegeleiders op iedere relevante oversteek, een aparte EHBO-bezetting en mensen voor start- en eindpost. Maak de bezetting definitief zodra de route volledig is nagelopen; zo kun je posten en reservekrachten nog aanpassen.
- Wanneer moet je fakkels en veiligheidsmateriaal bestellen?
- Bestel fakkels, houders en blusmateriaal zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk bekend is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Tel daarnaast reservefakkels, aanstekers, emmers, blusdekens en batterijen mee; nabestellen vlak voor de tocht geeft weinig speling.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een fakkeltocht?
- Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur en nogmaals op de dag zelf. Spreek vooraf af bij welke wind, regen of gladheid je de route aanpast of de tocht afgelast, en informeer deelnemers en vrijwilligers uiterlijk enkele uren voor de start.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!