Organiser un défi sportif en 6 épreuves, étape par étape

Un défi sportif en six épreuves se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une compétition. Commence par fixer la date, le lieu et les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions. Tu devras ensuite former les équipes, écrire des règles compréhensibles et attribuer un responsable à chaque zone. Le jour J, la réussite dépend surtout d’un chronométrage fiable, d’un balisage visible, d’un ravitaillement prêt à l’heure et d’un plan que les bénévoles peuvent suivre sans improviser.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Choisir définitivement les éléments du jeu
3 personnes
3
Estimer le nombre de participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Former les équipes
2 personnes
8
Envoyer la répartition des équipes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Confirmer les réservations
11
Rédiger le règlement
2 personnes
12
Créer les feuilles de score
13
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Prévoir un contact de premiers secours
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Recenser le matériel de jeu
2 personnes
18
Réserver le matériel
19
Commander les prix et médailles
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Installer les courses non périssables
2 personnes
23
Trier les fruits et les snacks
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer les sandwichs
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Balisage du site
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les postes de course
4 personnes
32
Préparer le matériel de jeu par poste
6 personnes
33
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
34
Installer la table des scores
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Inscrire les équipes
3 personnes
41
Donner les consignes de départ
2 personnes
42
Encadrer le premier tour de jeu
8 personnes
43
Animer le deuxième tour du jeu
8 personnes
44
Animer la troisième manche du jeu
8 personnes
45
Traiter les scores après chaque manche
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les snacks et les fruits
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir des sandwiches
4 personnes
50
Animer le quatrième tour
8 personnes
51
Animer la cinquième manche
8 personnes
52
Animer la sixième manche du jeu
8 personnes
53
Annoncer les classements intermédiaires
54
Vérifier les scores finaux
3 personnes
55
Annonce des gagnants
2 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Rassembler le matériel de jeu
6 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Stocker les restes au frais
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Vérifier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Distribuer les restes
2 personnes
71
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 12
Tables de logeqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 4
Chasubles d’équipeqté 60
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 6
Fiches de scoreqté 80
Stylosqté 20
Seauxqté 12
Épongesqté 30
Bacs à eauqté 6
Cordesqté 8
Cordes à sauterqté 12
Ballonsqté 20
Témoins de relaisqté 12
Cerceauxqté 12
Sacs de sableqté 12
Masquesqté 12
Gobelets en plastique pour les jeuxqté 100
Tunnels de crawlqté 2
Blocs d’obstaclesqté 12
Cordon de traction
Tapis en caoutchoucqté 8
Mètres rubansqté 3
Paniers de basketqté 2
Plots en plastiqueqté 20
Sacs de sableqté 20
Caisses de colleqté 2
Corde de tir à la corde
Pistolet de départ
Piles de rechangeqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Pieds de haut-parleursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Trophéesqté 3
Médaillesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les six épreuves avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître le niveau d’effort, la durée prévue et les éventuelles contraintes dès l’inscription.
Arrête les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement afin de former les équipes, recueillir les besoins alimentaires et envoyer la répartition sans corrections de dernière minute.
Prépare une fiche de score par équipe et une feuille de déroulé pour chaque épreuve. Note qui lance le départ, qui chronomètre, qui compte les points et où les résultats sont reportés.
Fais une répétition du parcours avec les cônes, le ruban de balisage, les obstacles et les zones d’eau au moins la veille. Vérifie notamment les distances avec un mètre ruban et la visibilité des panneaux de score.
Prévois le ravitaillement selon l’horaire, pas seulement selon le nombre de personnes : refroidis les boissons à l’avance, prépare les en-cas et garde les sandwichs prêts pour la pause prévue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi sportif en 6 épreuves ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations, les inscriptions et la commande des prix doivent être lancées au moins 3 semaines avant, puis le règlement et le déroulé finalisés 7 jours avant.
Quand faut-il former les équipes pour un défi sportif ?: Forme les équipes dès que les inscriptions sont closes, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Envoie leur composition au plus tard 3 jours avant afin de laisser le temps de signaler une erreur ou une contrainte.
Combien de bénévoles faut-il pour six épreuves sportives ?: Compte au minimum 2 bénévoles par épreuve, soit 12 personnes, puis ajoute 2 à 4 personnes pour l’accueil, le ravitaillement et les résultats. Prévois aussi un contact identifié pour les premiers secours.
Quand installer le matériel d’un défi sportif ?: Installe les éléments non périssables et balise le parcours la veille si le lieu est accessible. Le jour même, termine l’installation au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants et vérifie les chronomètres, sifflets et fiches de score.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.