Cómo organizar un hexatlón sin perder el control

Un hexatlón combina seis pruebas, equipos, puntuaciones y bastante material, así que conviene cerrar primero la estructura y después la logística. Empieza fijando fecha y lugar, define las pruebas y calcula cuántas personas participarán. Luego organiza inscripciones, equipos, reservas y voluntarios antes de preparar el material y la comida. El día del evento, un cronograma visible, hojas de puntuación y zonas bien señalizadas evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elegir definitivamente las piezas del juego
3 personas
3
Estimar el número de participantes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Formar equipos
2 personas
8
Enviar la distribución del equipo
9
Comprobar el pronóstico del tiempo
10
Confirmar las reservas
11
Redactar las reglas del juego
2 personas
12
Preparar las hojas de puntuación
13
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Gestionar el contacto de primeros auxilios
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Inventariar el material del juego
2 personas
18
Reservar materiales
19
Encargar premios y medallas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
23
Clasificar fruta y aperitivos
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Preparar sándwiches
3 personas
26
Preparar café y té
2 personas
27
Inspeccionar el recinto
3 personas
28
Cerrar el recinto
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar las carpas
6 personas
31
Montar los puestos de la competición
4 personas
32
Preparar el material del juego por correo
6 personas
33
Señalizar la salida y la meta
2 personas
34
Montar la mesa de puntuación
2 personas
35
Montar la mesa de catering
3 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Probar el sistema de sonido
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

39
Recepción de participantes
4 personas
40
Inscribir equipos
3 personas
41
Dar la explicación inicial
2 personas
42
Guiar la primera ronda del juego
8 personas
43
Guiar la segunda ronda del juego
8 personas
44
Guiar la tercera ronda del juego
8 personas
45
Registrar las puntuaciones después de cada ronda
2 personas
46
Rellenar las bebidas
3 personas
47
Reponer snacks y fruta
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Servir bocadillos
4 personas
50
Dirigir la cuarta ronda del juego
8 personas
51
Guiar la quinta ronda del juego
8 personas
52
Dirigir la ronda seis del juego
8 personas
53
Anunciar los resultados provisionales
54
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
55
Anunciar a los ganadores
2 personas
56
Entregar premios
2 personas
57
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

58
Recoger la basura
4 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Reunir el material de juego
6 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Desmontar las carpas
6 personas
63
Limpiar el recinto
5 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Guardar los restos refrigerados
2 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Comprobar los materiales
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Retirar los residuos
2 personas
70
Repartir la comida sobrante
2 personas
71
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de cervezacant. 6
Taburetescant. 12
Mesas de vestuariocant. 2

Material deportivo

Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 4
Petos de equipocant. 60
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 6
Tarjetas de puntuacióncant. 80
Bolígrafoscant. 20
Cuboscant. 12
Esponjascant. 30
Bandejas de aguacant. 6
Cuerdascant. 8
Cuerdas para saltarcant. 12
Pelotascant. 20
Testigos de relevocant. 12
Aroscant. 12
Sacos de arenacant. 12
Antifacescant. 12
Vasos de plástico para juegoscant. 100
Túneles de gateocant. 2
Bloques de obstáculoscant. 12
Cordón de tracción
Alfombras de gomacant. 8
Cintas métricascant. 3
Aros de baloncestocant. 2
Conos de plásticocant. 20
Sacos de semillascant. 20
Cajas de pegamentocant. 2
Cuerda para tira y afloja
Pistola de salida
Baterías de repuestocant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Soportes para altavocescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4
Sacacorchoscant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas del equipocant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Troféos de premiocant. 3
Medallascant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define las seis pruebas antes de abrir las inscripciones. Para cada una, anota duración, número de participantes por turno, superficie necesaria y material específico; así sabrás si el lugar permite organizar todas las estaciones.
Cierra las inscripciones varios días antes de formar los equipos. Usa el número final para equilibrar grupos, preparar petos y enviar la distribución con tiempo suficiente para corregir nombres o bajas.
Prepara un plano con una zona por prueba y recorridos separados para participantes y espectadores. Coloca conos, cinta de señalización y marcadores antes de la llegada, y deja libre un pasillo para primeros auxilios.
Asigna un voluntario por estación y reserva al menos una persona para controlar el cronómetro y las hojas de puntuación. Haz una prueba rápida de cada circuito con cuerdas, pelotas, aros, sacos u obstáculos antes de empezar.
Revisa el tiempo y las reservas el día anterior, no la misma mañana. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y separa el material por prueba para que un cambio de ubicación o una pausa por lluvia no bloquee todo el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un hexatlón?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Intenta cerrar el lugar, las seis pruebas y las reservas durante la primera semana; deja los últimos 5 a 7 días para equipos, compras y previsión meteorológica.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un hexatlón?: Calcula al menos 1 voluntario por prueba y añade 2 personas para coordinación, puntuaciones y apoyo. Para seis estaciones, una base práctica son 8 voluntarios, más una persona de contacto para primeros auxilios.
¿Cuánto material necesita cada prueba del hexatlón?: Prepara el material específico para cada estación y lleva un pequeño margen: 2 bolígrafos por mesa, varias hojas de puntuación de repuesto y al menos 1 cronómetro adicional. Haz el inventario completo entre 2 y 3 días antes.
¿Qué hago si llueve durante el hexatlón?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Decide con antelación qué pruebas pueden trasladarse bajo carpas o a otra zona, y comunica el cambio de horario antes de que lleguen los equipos.

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