Organiser un débat sur le climat, étape par étape

Un débat sur le climat se prépare d’abord comme un échange cadré, pas comme une simple table ronde. Commencez par fixer le format, la date et le lieu, puis confirmez l’animateur et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les questions, le déroulé, l’accueil du public et les besoins d’accessibilité. La plupart des problèmes apparaissent dans les derniers jours : présentations incompatibles, suppléants non confirmés ou microphones jamais testés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le format du débat
3 personnes
3
Contacter l’animateur
4
Inviter les membres du panel
2 personnes
5
Contacter les membres suppléants du jury
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Rassembler les questions de débat
3 personnes
8
Préparer les questions du public
2 personnes
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier les informations d'assurance
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier le texte promotionnel
2 personnes
13
Ouvrir le formulaire d’inscription
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Recenser l’accessibilité
2 personnes
17
Confirmer les réservations
18
Commander le catering
2 personnes
19
Tester la technique
2 personnes
20
Rassembler les présentations
21
Vérifier les présentations
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Créer le formulaire public
25
Concevoir la signalétique
26
Impression de la signalétique
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir le catering
2 personnes
30
Rassembler le matériel
3 personnes
31
Nettoyer le lieu
3 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Installer la table du panneau
2 personnes
35
Brancher la technique
3 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Assurer l’ouverture
2 personnes
48
Présenter les membres du panel
49
Animer le premier tour de débat
2 personnes
50
Recueillir les questions du public
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les en-cas de pause
3 personnes
53
Animer le deuxième tour de débat
2 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Animer le troisième tour de débat
2 personnes
56
Modérer les questions du public
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Assurer la clôture
2 personnes
59
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Réfrigérer les restes
2 personnes
62
Éteindre la technique
2 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger les courses restantes
2 personnes
70
Archiver la liste de présence
71
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Table de table ronde
Chaises des intervenantsqté 5
Table d'inscription
Tabouretsqté 4
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Minuterieqté 2
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2
Pointeur laser
Clés USBqté 3
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couverts de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Nappesqté 10
Présentoirs pour cartes nominativesqté 5
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Bannières de durabilitéqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’inviter le panel : indiquez la durée des prises de parole, le temps réservé aux questions du public et le rôle précis de l’animateur. Un déroulé d’une page évite les interprétations différentes.
Confirmez les intervenants principaux et leurs suppléants au moins 2 semaines avant le débat. Demandez à chacun son titre exact, sa présentation et ses besoins techniques afin de préparer correctement les badges et le programme.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu, l’horaire et le format sont définitifs. Ajoutez dans le formulaire les besoins alimentaires et d’accessibilité ; relancez les inscrits 3 à 5 jours avant la rencontre.
Testez la technique au moins 1 heure avant l’arrivée du public : microphones sans fil, console de mixage, haut-parleurs, vidéoprojecteur, câbles HDMI et adaptateurs. Faites aussi ouvrir chaque présentation sur l’ordinateur prévu.
Préparez l’accueil avant le jour J : table d’inscription, badges nominatifs, signalétique, porte-manteaux et déroulé imprimé. Comptez une personne à l’accueil pendant les 30 premières minutes et gardez une minuterie visible pour les prises de parole.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un débat sur le climat ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le panel, recueillir les questions, ouvrir les inscriptions, vérifier les autorisations et tester la technique avant le jour du débat.
Quand faut-il inviter les intervenants d’un débat sur le climat ?: Contactez-les au moins 4 semaines avant la date prévue, puis confirmez leur présence 10 à 14 jours avant. Demandez immédiatement un suppléant si un intervenant reste incertain.
Combien de temps prévoir pour les questions du public ?: Réservez au moins 20 à 30 minutes pour les questions, selon la durée totale du débat. Préparez quelques questions de relance pour éviter les temps morts si le public reste silencieux.
Quand tester le matériel audiovisuel pour un débat ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant pour vérifier les présentations et les connexions. Refaites un test complet sur place au moins 1 heure avant l’ouverture des portes, avec les microphones et le vidéoprojecteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.