Zo organiseer je een goed klimaatdebat
Begin met het doel en het debatformat, en leg daarna datum en locatie vast. Benader een gespreksleider, panelleden en reservepanelleden voordat je de uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens het programma uit, verzamel vragen en open de aanmelding. In de laatste week controleer je presentaties, techniek, toegankelijkheid en catering. Op de dag zelf zorgen een duidelijke registratie, tijdsbewaking en goede publieksbegeleiding voor rust.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Debatformat bepalen
3 personen
- 3
Gespreksleider benaderen
- 4
Panelleden uitnodigen
2 personen
- 5
Reservepanelleden benaderen
- 6
Programma opstellen
2 personen
- 7
Debatvragen verzamelen
3 personen
- 8
Publieksvragen voorbereiden
2 personen
- 9
Vergunningen controleren
- 10
Verzekeringsgegevens controleren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Promotietekst publiceren
2 personen
- 13
Aanmeldformulier openen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
- 17
Reserveringen bevestigen
- 18
Catering bestellen
2 personen
- 19
Techniek testen
2 personen
- 20
Presentaties verzamelen
- 21
Presentaties controleren
2 personen
- 22
Draaiboek afdrukken
- 23
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 24
Publieksformulier maken
- 25
Bewegwijzering ontwerpen
- 26
Bewegwijzering afdrukken
- 27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Catering koelen
2 personen
- 30
Materialen verzamelen
3 personen
- 31
Locatie schoonmaken
3 personen
- 32
Tafels opstellen
3 personen
- 33
Stoelen opstellen
3 personen
- 34
Paneltafel inrichten
2 personen
- 35
Techniek aansluiten
3 personen
- 36
Microfoons testen
2 personen
- 37
Presentaties klaarzetten
2 personen
- 38
Registratietafel inrichten
2 personen
- 39
Naambadges klaarleggen
- 40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 41
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 42
Dranken koud zetten
2 personen
- 43
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Event
- 44
Sprekers ontvangen
2 personen
- 45
Bezoekers registreren
4 personen
- 46
Programma uitdelen
2 personen
- 47
Opening verzorgen
2 personen
- 48
Panelleden introduceren
- 49
Eerste debatronde begeleiden
2 personen
- 50
Publieksvragen verzamelen
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 53
Tweede debatronde begeleiden
2 personen
- 54
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
- 55
Derde debatronde begeleiden
2 personen
- 56
Publieksvragen modereren
2 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Afsluiting verzorgen
2 personen
- 59
Sprekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Restanten koelen
2 personen
- 62
Techniek uitschakelen
2 personen
- 63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 64
Afval sorteren
3 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Materialen inpakken
3 personen
- 68
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 70
Aanwezigheidslijst archiveren
- 71
Bedankbericht versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 120
- Paneltafel
- Sprekersstoelenaantal 5
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Timeraantal 2
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 2
- Laserpointer
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerplateausaantal 12
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Serveerbestekaantal 12
- Soeplepelsaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartstandaardsaantal 5
- Posterpanelenaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Duurzaamheidsbannersaantal 4
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het format uiterlijk 6 weken vooraf vast. Bepaal hoeveel panelleden deelnemen, hoeveel rondes er zijn en hoeveel minuten je reserveert voor publieksvragen.
- Benader minstens één reservepanellid tegelijk met de hoofdsprekers. Afzeggingen komen vaak in de laatste 7 dagen; zonder reserve moet je dan het programma aanpassen.
- Open de aanmelding zodra programma en locatie definitief zijn, bij voorkeur 4 weken vooraf. Vraag meteen naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en toestemming voor eventuele publieksvragen.
- Plan de technische test uiterlijk 2 werkdagen voor het debat. Test alle draadloze microfoons, de geluidsmixer, beamer, presentatielaptop, HDMI-adapters en de timer met de echte presentaties.
- Maak één draaiboek met tijden, contactgegevens en verantwoordelijkheden en druk het uiterlijk de dag ervoor af. Zet registratie, naambadges, bewegwijzering en het publieksformulier klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een klimaatdebat?
- Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en format. Plan de uitnodigingen aan panelleden rond 6 weken vooraf en open de publieksaanmelding ongeveer 4 weken voor het debat.
- Hoeveel panelleden heb je nodig voor een klimaatdebat?
- Met 3 tot 5 panelleden blijft een debat meestal overzichtelijk en krijgt iedereen spreektijd. Reserveer daarnaast minstens 1 reservepanellid, zodat een afzegging in de laatste week niet meteen het programma ontregelt.
- Hoeveel tijd moet je inplannen voor publieksvragen?
- Reserveer minimaal 20 tot 30 minuten voor publieksvragen bij een debat van ongeveer 90 minuten. Verzamel vooraf vragen en gebruik een timer, zodat de vragenronde niet ten koste gaat van de afsluiting.
- Wanneer test je de techniek voor een klimaatdebat?
- Doe een volledige test uiterlijk 2 werkdagen vooraf en controleer op de dag zelf nog 60 tot 90 minuten voor aanvang. Test dan de microfoons, luidsprekers, beamer, presentaties, kabels en stroomaansluitingen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!