Organiser un cours de vin, étape par étape

Un cours de vin se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les besoins alimentaires, puis les bouteilles, le déroulé et la salle. Prévoyez assez de temps pour mettre le vin blanc au frais, laisser le rouge revenir à température et tester la projection. Le jour J, les points d’eau, les crachoirs et les verres doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Ce plan vous aide à ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer la liste des participants
5
Commander la livraison de vin
6
Définir l’ordre des essais
2 personnes
7
Préparer la présentation
8
Imprimer les feuilles de travail
9
Créer des badges nominatifs
10
Récupérer le vin et les courses
2 personnes
11
Vérifier les bouteilles de vin
2 personnes
12
Réfrigérer le vin blanc
13
Mettre le vin rouge à température
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Composer les plateaux de fromages
2 personnes
16
Tester la technique
17
Aérer la salle
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Installer les stands de dégustation
3 personnes
21
Préparer les verres
2 personnes
22
Installer des points d’eau et des crachoirs
2 personnes
23
Préparer le matériel de documentation

Événement

24
Accueillir les participants
3 personnes
25
Distribuer les badges
2 personnes
26
Faire l’introduction
27
Animer la dégustation de vins
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Préparer la pause et les snacks
2 personnes
31
Animer la dégustation mets et vins
2 personnes
32
Animer la séance de questions-réponses
33
Remettre les certificats
34
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Fermer et sécuriser les restes
2 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
3 personnes
41
Emballer le matériel
2 personnes
42
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Nappeqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 40
Petites assiettesqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Couvertsqté 40
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Carafeqté 6
Refroidisseurs à vinqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Couteau à fromageqté 6
Carafesqté 8
Verres doseursqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Réfrigérateursqté 2
Enceinte portable

Catering

Crachoirsqté 16
Pinces à glaçonsqté 4
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 35
Carnets de dégustationqté 35
Classeurs de certificatsqté 35
Panneau de présentation

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixez la liste des participants au moins 7 jours avant le cours. Vous pourrez ainsi confirmer les besoins alimentaires et ajuster les quantités d’en-cas, de fromage et de verres.
Définissez l’ordre des essais avant de préparer la présentation. Notez pour chaque vin la température de service et le temps d’aération nécessaire, afin de ne pas ouvrir les bouteilles au hasard.
Mettez les vins blancs au réfrigérateur plusieurs heures à l’avance et placez les rouges dans la salle suffisamment tôt pour qu’ils atteignent la température prévue. Évitez de tout sortir du froid juste avant le début.
Installez un point d’eau et un crachoir à proximité de chaque zone de dégustation. Un seul récipient pour tout le groupe devient vite insuffisant dès que plusieurs vins sont comparés.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et l’enceinte au moins 60 minutes avant l’accueil. Imprimez aussi les feuilles de travail et préparez les badges avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cours de vin ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour inviter les participants, traiter les inscriptions et commander les vins. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, la préparation des supports et l’installation.
Quand faut-il mettre le vin blanc au frais ?: Placez-le au réfrigérateur au moins 4 heures avant le cours, ou la veille si vous avez assez de place. Vérifiez les bouteilles le jour même avant de les installer sur les tables.
Combien de verres faut-il prévoir par participant ?: Comptez au minimum un verre à vin par personne et un verre à eau par personne. Pour comparer plusieurs vins sans rincer les verres en permanence, prévoyez plutôt 2 verres à vin par participant.
Quand installer la salle pour un cours de vin ?: Commencez l’installation 90 minutes avant l’arrivée du groupe : tables, chaises, stands, verres, eau, crachoirs et supports. Réservez les 30 dernières minutes au test technique, à l’aération de la salle et à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.