Organiser un congrès syndical sans rien laisser au dernier moment

Un congrès syndical se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Les besoins des participants, des intervenants et de la technique doivent être centralisés avant le jour J. Prévoyez aussi le circuit des badges, des présentations et des documents imprimés. Ce plan vous aide à avancer sur 79 tâches et à rassembler les 87 éléments nécessaires, sans découvrir une information manquante à l’accueil ou en salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du congrès
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Réserver l’assistance technique
5
Inviter les intervenants
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Demander les présentations
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Commander les badges du congrès
16
Préparer les supports de distribution
2 personnes
17
Imprimer le programme
18
Envoyer les indications d'accès
19
Communiquer les quantités au traiteur
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Remplir les étiquettes nominatives
3 personnes
24
Vérifier les présentations
2 personnes
25
Trier les documents
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier la salle
2 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer la table de scène
2 personnes
32
Brancher le projecteur
2 personnes
33
Installer l’écran
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Préparer les présentations
36
Vérifier l'éclairage
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
39
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
3 personnes
41
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
44
Accueillir les intervenants
2 personnes

Événement

45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Prendre les vestes
2 personnes
48
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
49
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
50
Veiller au planning
51
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
52
Servir la pause-café
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Collecter les déchets pendant la pause
2 personnes
55
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
59
Animer la session du soir
2 personnes
60
Animer le vote avec des bulletins de vote
3 personnes
61
Prononcer le mot de clôture
62
Réapprovisionner les boissons pour le cocktail
2 personnes
63
Servir les amuse-bouches
3 personnes
64
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

65
Rassembler le matériel
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Ranger la salle
5 personnes
70
Nettoyer la salle
3 personnes
71
Remettre le mobilier en place
4 personnes
72
Restituer les clés du lieu
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Stocker la restauration restante
2 personnes
75
Archiver les badges nominatifs
76
Archiver la liste des participants
77
Stocker les photos et vidéos
78
Rassembler les factures et les reçus
79
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 6
Nappesqté 14
Table de scène

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 16
Couverts de serviceqté 12
Cafetièreqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Clés USBqté 3
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Éclairageqté 6
Horloges muralesqté 3

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Pancartes de tableqté 14
Décoration de tableqté 14
Panneaux pour les intervenantsqté 8
Drapeauxqté 4
Mâts de drapeauqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Programmesqté 120
Documents à distribuerqté 120
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 140
Bulletins de voteqté 120
Urnes de voteqté 3
Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Planchettes à écrireqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 14
Plats de service avec couvercleqté 8
Corbeilles à painqté 8
Petits bolsqté 16
Pincesqté 10
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Chariot de nettoyage
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu, le traiteur et l’assistance technique. Faites-le plusieurs mois à l’avance, car ces quatre réservations conditionnent le programme et la capacité d’accueil.
Invitez les intervenants avant de finaliser le programme. Demandez leurs informations pratiques et leurs présentations au plus tard 7 jours avant le congrès afin de tester les fichiers et les câbles HDMI.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille les besoins alimentaires. Transmettez les quantités définitives au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié la liste des participants.
Préparez l’accueil séparément de la salle : table d’inscription, badges nominatifs, supports de distribution et indications d’accès. Imprimez le programme et remplissez les étiquettes au moins la veille.
Faites un test technique complet avant l’ouverture des portes : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, microphones, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises. Gardez les présentations triées dans l’ordre du programme sur un seul ordinateur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès syndical ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour réserver le lieu, le traiteur et l’assistance technique, inviter les intervenants et ouvrir les inscriptions. Commencez idéalement 4 à 6 mois avant si le congrès rassemble beaucoup de participants.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès syndical ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le congrès pour vérifier les repas et les badges.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au moment de confirmer leur intervention et fixez une échéance à 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus, puis classez-les selon l’ordre de passage.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges du congrès ?: Vérifiez la liste des participants 3 à 5 jours avant, puis concevez et commandez les badges dès que les informations sont stabilisées. Préparez les étiquettes et les supports d’accueil la veille pour éviter une file d’attente à l’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.