Zo organiseer je een vakbondscongres
Een vakbondscongres organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met een vaste planning rond datum, locatie en programma. Daarna regel je sprekers, techniek, aanmeldingen en catering in die volgorde, zodat wijzigingen beheersbaar blijven. Reserveer vroeg capaciteit voor beeld, geluid en zitplaatsen en leg dieetwensen en presentaties op tijd vast. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en klaarzetten: van deelnemerslijst en badges tot hand-outs en routebeschrijving.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Congresdatum bevestigen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Technische ondersteuning reserveren
- 5
Sprekers uitnodigen
2 personen
- 6
Programma samenstellen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier maken
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Sprekersinformatie verzamelen
- 12
Presentaties opvragen
- 13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 14
Naamkaartjes ontwerpen
- 15
Congresbadges bestellen
- 16
Hand-outs samenstellen
2 personen
- 17
Programma afdrukken
- 18
Routebeschrijving versturen
- 19
Catering aantallen doorgeven
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Naamkaartjes invullen
3 personen
- 24
Presentaties controleren
2 personen
- 25
Hand-outs sorteren
2 personen
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Zaal controleren
2 personen
- 28
Stoelen opstellen
4 personen
- 29
Tafels opstellen
3 personen
- 30
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 31
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
- 32
Projector aansluiten
2 personen
- 33
Scherm opstellen
2 personen
- 34
Microfoons testen
2 personen
- 35
Presentaties klaarzetten
- 36
Verlichting controleren
- 37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 38
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 39
Hand-outs klaarleggen
2 personen
- 40
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 41
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
- 42
Dranken koud zetten
2 personen
- 43
Registratieteam instrueren
2 personen
- 44
Sprekers ontvangen
2 personen
Event
- 45
Deelnemers registreren
4 personen
- 46
Programma uitdelen
2 personen
- 47
Jassen aannemen
2 personen
- 48
Openingssessie begeleiden
2 personen
- 49
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
- 50
Tijdschema bewaken
- 51
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
- 52
Koffiepauze serveren
4 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Afval tijdens pauze verzamelen
2 personen
- 55
Lunchbuffet serveren
5 personen
- 56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 57
Buffet aanvullen
3 personen
- 58
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
- 59
Avondsessie begeleiden
2 personen
- 60
Stemming met stemkaarten begeleiden
3 personen
- 61
Slotwoord begeleiden
- 62
Dranken bijvullen voor borrel
2 personen
- 63
Borrelhapjes serveren
3 personen
- 64
Gasten uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 65
Materialen verzamelen
4 personen
- 66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Servies afwassen
4 personen
- 68
Afval sorteren
3 personen
- 69
Zaal opruimen
5 personen
- 70
Zaal schoonmaken
3 personen
- 71
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 72
Locatiesleutels retourneren
- 73
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 75
Naamkaartjes archiveren
- 76
Deelnemerslijst archiveren
- 77
Foto- en videomateriaal opslaan
- 78
Facturen en bonnetjes verzamelen
- 79
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 110
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 4
- Krukkenaantal 6
- Tafellinnenaantal 14
- Podiumtafel
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Vorkenaantal 130
- Messenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 16
- Serveerbestekaantal 12
- Koffiekanaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Verlichtingaantal 6
- Wandklokkenaantal 3
Decoratie
- Congresbannersaantal 3
- Richtingsbordenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 14
- Tafeldecoratieaantal 14
- Sprekersbordjesaantal 8
- Vlaggenaantal 4
- Vlaggenstokkenaantal 4
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 120
- Lanyardsaantal 120
- Programma'saantal 120
- Hand-outsaantal 120
- Notitieblokkenaantal 120
- Balpennenaantal 140
- Stemkaartenaantal 120
- Stembussenaantal 3
- Flip-overaantal 2
- Flip-overpapieraantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schrijfplankjesaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 14
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Tangenaantal 10
- Maatbekersaantal 3
- Keukenhandschoenenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Bewaarbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Schoonmaakkar
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 8
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de congresdatum vast voordat je locatie, catering en technische ondersteuning boekt. Plan daarna direct het programma, zodat sprekers weten hoeveel tijd ze krijgen en de uitnodiging geen voorlopige informatie bevat.
- Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende staat en sluit de inschrijving enkele dagen voor het congres. Gebruik de laatste deelnemerslijst om naamkaartjes, badges, hand-outs en catering aantallen op elkaar af te stemmen.
- Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk één week vooraf op. Controleer alle bestanden op de laptop en test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons, mengpaneel en luidsprekers minimaal één keer vóór de ontvangst van deelnemers.
- Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers niet pas op de congresdag door. Stuur de catering een bijgewerkt aantal zodra de inschrijving sluit en controleer daarna of servies, koffie- en theepotten, waterkannen en serveerbestek aanwezig zijn.
- Maak voor de opbouw een korte zaalindeling met registratietafel, podiumtafel, tafels, stoelen en kapstokken. Sorteer hand-outs per programmaonderdeel en vul naamkaartjes vooraf in; dat voorkomt rijen bij binnenkomst en zoekwerk tijdens de pauze.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een vakbondscongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, catering en technische ondersteuning. Nodig sprekers daarna uit en houd minimaal 4 weken over voor aanmeldingen en praktische informatie.
- Wanneer moet je sprekers uitnodigen voor een vakbondscongres?
- Nodig sprekers uit zodra datum, locatie en globale programmalengte vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Vraag hun presentatie en praktische informatie uiterlijk 1 week voor het congres op.
- Wanneer geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de catering?
- Verzamel aanmeldingen tot een afgesproken sluitingsdatum, bijvoorbeeld 5 tot 7 dagen vooraf. Geef daarna het definitieve aantal door, inclusief dieetwensen, en controleer of er extra zitplaatsen nodig zijn.
- Wanneer test je de techniek voor een vakbondscongres?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, kabels en geluid uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer ook elke presentatie voordat de eerste spreker begint.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!