Gewerkschaftskongress organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Gewerkschaftskongress hängen Programm, Technik und Teilnehmerverwaltung eng zusammen. Starte deshalb mit Termin und Location und lege erst danach Redner, Catering und Ausstattung fest. Plane für Anmeldung, Ernährungswünsche, Präsentationen und Namensschilder eigene Fristen ein. In den letzten 48 Stunden geht es vor allem um Abgleich, Sortierung und einen vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum bestätigen
2
Location reservieren
3
Catering reservieren
4
Technischen Support reservieren
5
Redner einladen
2 Personen
6
Programm zusammenstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Sprecherinformationen sammeln
12
Präsentationen anfordern
13
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
14
Namensschilder entwerfen
15
Kongressausweise bestellen
16
Handouts zusammenstellen
2 Personen
17
Programm drucken
18
Wegbeschreibung versenden
19
Catering-Mengen durchgeben
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Namensschilder ausfüllen
3 Personen
24
Präsentationen prüfen
2 Personen
25
Handouts sortieren
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Saal kontrollieren
2 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
32
Projektor anschließen
2 Personen
33
Bildschirm aufstellen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Präsentationen vorbereiten
36
Beleuchtung kontrollieren
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
39
Handouts bereitlegen
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
41
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
44
Referenten empfangen
2 Personen

Event

45
Teilnehmer registrieren
4 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Jacken entgegennehmen
2 Personen
48
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
49
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
50
Zeitplan überwachen
51
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
52
Kaffeepause servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Abfall während der Pause einsammeln
2 Personen
55
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
59
Abendsession betreuen
2 Personen
60
Abstimmung mit Stimmkarten begleiten
3 Personen
61
Schlusswort moderieren
62
Getränke für den Aperitif nachfüllen
2 Personen
63
Snacks servieren
3 Personen
64
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Materialien zusammenstellen
4 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Raum aufräumen
5 Personen
70
Saal reinigen
3 Personen
71
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
72
Locationschlüssel zurückgeben
73
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
75
Namensschilder archivieren
76
Teilnehmerliste archivieren
77
Foto- und Videomaterial speichern
78
Rechnungen und Belege sammeln
79
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 110
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 4
HockerAnz. 6
TischwäscheAnz. 14
Podiumstisch

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 16
ServierbesteckAnz. 12
KaffeekanneAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
LadekabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
BeleuchtungAnz. 6
WanduhrenAnz. 3

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 14
TischdekorationAnz. 14
ReferentenschilderAnz. 8
FahnenAnz. 4
FlaggenstangenAnz. 4

Büro

NamensschilderAnz. 120
LanyardsAnz. 120
ProgrammeAnz. 120
HandoutsAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 140
StimmkartenAnz. 120
WahlurnenAnz. 3
FlipchartAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 6
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchreibbretterAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 14
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 10
MessbecherAnz. 3
KüchenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 4
Reinigungswagen
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Location mindestens 12 Wochen vorher. Prüfe dabei Raumgröße, Bestuhlung, Registrierungstisch, Kleiderständer und einen separaten Platz für Handouts.
Lade Redner etwa 10 bis 12 Wochen vorher ein und setze eine feste Frist für Sprecherinformationen und Präsentationen. Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Kongress an, damit Beamer, Leinwand und Laptop getestet werden können.
Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Termin oder lege einen klaren Stichtag fest. Erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche und vergleiche die Teilnehmerliste vor der Bestellung mit den Anmeldungen.
Gib die Catering-Mengen 5 bis 7 Tage vorher durch. Rechne Getränke für die Pausen getrennt und kontrolliere, ob Kaffeetassen, Wassergläser, Kannen, Teller und Besteck in ausreichender Zahl vorhanden sind.
Bereite Namensschilder, Kongressausweise, Handouts und Programm spätestens am Vortag vor. Lege Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Datenträger ab und teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Gewerkschaftskongress organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Termin, Location und technischer Unterstützung. Redner, Catering und Anmeldung sollten spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Gewerkschaftskongress schließen?: Ein Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vor dem Termin lässt Zeit für Teilnehmerliste, Namensschilder, Ausweise und Cateringmengen. Nachmeldungen solltest du in einer separaten Liste führen, damit die Unterlagen nicht durcheinandergeraten.
Wann müssen die Präsentationen der Redner vorliegen?: Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen auf Dateiformat, Ton, Videos und Anschluss an den vorhandenen Laptop oder Beamer.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Gewerkschaftskongress?: Plane am Vortag mindestens 60 bis 90 Minuten für Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel ein. Teste zusätzlich einen vollständigen Präsentationswechsel und halte eine Ersatzkopie der Dateien bereit.

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