Organiser un congrès professionnel, étape par étape

Un congrès professionnel se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du programme, puis se construit avec les exposants, les intervenants et les participants. L’ordre des réservations compte : la technique, le catering et l’implantation des stands dépendent du nombre attendu et du contenu des sessions. Prévoyez aussi un circuit précis pour les inscriptions, les badges, les présentations et la signalétique. Les derniers contrôles évitent les problèmes de connexion, de repas et d’orientation le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Contacter les intervenants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les informations sur les intervenants
11
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Réserver la technique
14
Créer les informations de stationnement
15
Créer le plan
2 personnes
16
Concevoir les badges nominatifs
17
Imprimer les brochures du programme
18
Concevoir la signalétique
19
Collecter les présentations techniques
20
Vérifier les présentations
2 personnes
21
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
22
Trier les badges nominatifs
2 personnes
23
Rassembler le matériel
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
29
Installer le comptoir des exposants
2 personnes
30
Accueillir les exposants
3 personnes
31
Monter les stands d'exposition
8 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Tester l’écran
2 personnes
38
Aménager les points café
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
40
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
42
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes
43
Enregistrer les participants
5 personnes
44
Distribuer les badges
3 personnes
45
Servir le café de bienvenue
3 personnes
46
Animer l'ouverture du congrès
2 personnes
47
Accompagner les intervenants
2 personnes
48
Diffuser les présentations
49
Veiller au planning
50
Réapprovisionner le café et le thé
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
56
Accompagner les participants au networking
2 personnes
57
Servir le cocktail réseau
4 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Démonter les stands des exposants
6 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Démonter le comptoir d'inscription
2 personnes
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Stock inutilisé à ranger
2 personnes
69
Rassembler les factures
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tables pliantesqté 24
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tabourets de barqté 12
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Stands d’expositionqté 24
Poubellesqté 12

Équipement

Écransqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Cliqueur de présentationqté 2
Routeurs WiFiqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d'eauqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Présentoirsqté 30
Panneaux du programmeqté 6
Sets de nappesqté 24
Compositions floralesqté 12
Pots à stylosqté 24
Bannières drapeauxqté 8

Éclairage

Lampadaires LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Catering

Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 6
Conteneurs à glaceqté 6
Corbeilles à painqté 12
Porte-serviettesqté 24
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Sets d’ustensiles de cuisineqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vous aurez besoin de l’adresse, des horaires, des capacités de salle et des conditions d’accès pour rédiger les invitations.
Demandez les informations des intervenants au moins 3 semaines avant le congrès. Faites vérifier chaque présentation technique et testez les ordinateurs portables, écrans, câbles HDMI, adaptateurs, microphones et cliqueur avant l’accueil.
Ne finalisez pas la répartition des exposants avant d’avoir une liste d’inscriptions suffisamment stable. Gardez une marge pour les changements de dernière minute et prévoyez les tables, stands, tabourets et prises électriques selon le plan.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive des participants, trier les badges nominatifs et transmettre au catering le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires.
Préparez la signalétique, le plan, les informations de stationnement et les brochures du programme avant le montage. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le jour même les rallonges, multiprises, routeurs WiFi, machines à café, verres et poubelles.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès professionnel ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Vous pourrez ensuite ajuster les horaires et les informations pratiques sans refaire toute l’invitation.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un congrès professionnel ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un congrès avec exposants, intervenants et restauration. Commencez plutôt 3 à 6 mois à l’avance si le programme comporte plusieurs salles ou une technique complexe.
Quand réserver le catering et la technique ?: Réservez le catering et la technique dès que le lieu et les besoins principaux sont connus, au moins 4 semaines avant l’événement. Confirmez les quantités, les besoins alimentaires et le matériel définitif 3 à 5 jours avant.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès et contrôlez-les avant le montage. Gardez une copie sur au moins deux ordinateurs et prévoyez les adaptateurs HDMI nécessaires le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.