Einen Messekongress strukturiert organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere Räume, Messestände, Kongressstühle und Registrierungstische so früh, dass Aufbau und Anlieferung mindestens einen Tag vorher möglich sind.
• Stelle das Programm zusammen und frage Referenten frühzeitig an. Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress, prüfe die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop und halte HDMI-Kabel, Adapter und einen Präsentationsklicker bereit.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, Aussteller und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche laufend und friere die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Termin ein, damit Namenskarten und Cateringzahlen stimmen.
• Plane die Wege wie ein Besucher: Registrierung, Messestände, Vortragssaal, Buffet und Toiletten müssen auf Lageplan und Beschilderung eindeutig erkennbar sein. Drucke Programmhefte und Namensschilder nicht erst am Vorabend, falls sich noch Daten ändern.
• Teste die Technik vor dem Einlass mit Mikrofonen, Lautsprechern, Mischpult, Bildschirmen und WLAN. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Kaffee- und Wasserversorgung bereit und ordne Namenskarten sowie Veranstaltungsmaterialien nach einem festen System.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Messekongress organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort und Programm. Aussteller und Referenten sollten spätestens 3 bis 4 Monate vor dem Termin angesprochen werden.

Wann sollte die Anmeldung für einen Messekongress starten?

Öffne das Anmeldeformular, sobald Programm, Aussteller und Teilnahmebedingungen belastbar sind – meist 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Beende die verbindliche Erfassung etwa 3 Tage vorher für Teilnehmerliste und Catering.

Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen geprüft werden?

Fordere die technischen Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste Bildschirme, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker mindestens einmal vor Ort.

Wann sollte die Technik für einen Messekongress aufgebaut werden?

Plane den vollständigen Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, bei mehreren Vortragssälen besser am Vortag. Für Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und WLAN brauchst du zusätzlich einen Testlauf von etwa 60 Minuten.

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