Cómo organizar un congreso de feria profesional paso a paso
Organizar un congreso de feria profesional exige coordinar en paralelo el programa, los expositores, los ponentes y la logística del recinto. Empieza fijando fecha y lugar, y después trabaja hacia atrás desde el día del evento: primero los compromisos externos y luego los materiales y comprobaciones. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información técnica de los ponentes suelen llegar tarde, así que conviene cerrar cada bloque con una fecha límite. El día anterior, deja preparados el registro, la señalización, las presentaciones y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Elaborar el programa
3 personas
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Contactar con los ponentes
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar información a los expositores
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar información de los ponentes
- 11
Asignar definitivamente a los expositores
2 personas
- 12
Reservar el catering
- 13
Reservar técnica
- 14
Crear información de aparcamiento
- 15
Hacer el plano
2 personas
- 16
Diseñar tarjetas de nombre
- 17
Imprimir los folletos del programa
- 18
Diseñar la señalización
- 19
Recopilar presentaciones técnicas
- 20
Revisar las presentaciones
2 personas
- 21
Crear la lista final de participantes
2 personas
- 22
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 23
Reunir los materiales
2 personas
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Montar el mostrador de registro
3 personas
- 29
Preparar el mostrador de expositores
2 personas
- 30
Recibir a los expositores
3 personas
- 31
Montar los stands de exposición
8 personas
- 32
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 33
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 34
Colgar señalización
2 personas
- 35
Preparar las presentaciones
2 personas
- 36
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 37
Probar la pantalla
2 personas
- 38
Montar puntos de café
3 personas
- 39
Preparar el buffet de catering
4 personas
- 40
Preparar el material de registro
2 personas
- 41
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
- 42
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
- 43
Registrar a los participantes
5 personas
- 44
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
- 45
Servir café de bienvenida
3 personas
- 46
Guiar la apertura del congreso
2 personas
- 47
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 48
Reproducir presentaciones
- 49
Vigilar el horario
- 50
Reponer café y té
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
3 personas
- 52
Servir aperitivos
4 personas
- 53
Reponer el bufé
4 personas
- 54
Servir comidas especiales
2 personas
- 55
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
- 56
Guiar a los participantes al cóctel de networking
2 personas
- 57
Servir el cóctel de networking
4 personas
- 58
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 59
Permitir que los expositores desmonten
6 personas
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Recoger el catering
4 personas
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Limpiar la sala
4 personas
- 65
Desmontar el mostrador de registro
2 personas
- 66
Empaquetar materiales
3 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Guardar existencias no utilizadas
2 personas
- 69
Recopilar facturas
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 180
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas de registrocant. 3
- Mesas de buffetcant. 8
- Taburetes de barcant. 12
- Mesa de oradores
- Piezas de escenariocant. 4
- Stands de exposicióncant. 24
- Papeleracant. 12
Equipo
- Pantallascant. 3
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 6
- Adaptadores HDMIcant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Clic de presentacióncant. 2
- Routers WiFicant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasos para aguacant. 220
- Copas de vinocant. 180
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas de servircant. 24
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 180
- Soportescant. 30
- Carteles del programacant. 6
- Sets de mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 12
- Portalápicescant. 24
- Banderas bannercant. 8
Iluminación
- Lámparas LED de piecant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
Catering
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Contenedores para hielocant. 6
- Cestas de pancant. 12
- Porta-servilletascant. 24
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Sets de utensilios de cocinacant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Consejos
- Define la fecha y el lugar antes de invitar a expositores o ponentes. Reserva al menos 8-12 semanas para confirmar participantes, programa, catering y necesidades técnicas.
- Abre la inscripción cuando el programa tenga una estructura estable y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Cierra esos datos 7 días antes para que el catering pueda ajustar cantidades y menús.
- Solicita las presentaciones técnicas con una fecha límite de 3-5 días antes del congreso. Revísalas en el mismo formato y comprueba cada portátil, pantalla, cable HDMI, adaptador, micrófono y clic de presentación.
- Haz el plano cuando conozcas el número final de expositores y asistentes. Reserva espacio para stands, mesas de registro, buffet, escenario, pasillos y una zona visible para la señalización y la información de aparcamiento.
- Prepara el registro el día anterior: imprime los folletos del programa, ordena las tarjetas de nombre y reúne los materiales. Enfría las bebidas con varias horas de margen y prueba el WiFi, el sonido y las pantallas antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de feria profesional?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores y ponentes. Reserva el lugar y la técnica al principio, y deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, plano y materiales.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a expositores y ponentes?
- Envía la primera invitación entre 8 y 10 semanas antes, con fecha, lugar y formato de participación. Pide la confirmación en un plazo de 7-10 días para poder asignar definitivamente los stands y cerrar el programa.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes y el catering?
- Cierra la lista final de participantes entre 5 y 7 días antes del evento. Usa ese mismo plazo para comunicar al catering el número de asistentes y las preferencias dietéticas; después solo admite cambios excepcionales.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a un congreso?
- Comprueba durante una prueba completa el sonido, las pantallas, los portátiles, los cables, el WiFi y las presentaciones. Deja montados o agrupados el registro, las tarjetas, los folletos y la señalización, y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de recibir a los asistentes.
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