Organiser un congrès du tourisme, étape par étape

Un congrès du tourisme se construit d’abord autour d’une date, d’un programme et de salles adaptées, puis autour de l’accueil des participants. Prévoyez plusieurs mois pour confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions, publier les informations pratiques et réserver les prestataires. Les détails qui prennent le plus de retard sont souvent les présentations, les besoins alimentaires, les badges et la coordination technique. Utilisez un calendrier partagé avec une échéance et un responsable pour chacune des 76 tâches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer le programme des intervenants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le site web du congrès
2 personnes
8
Rassembler les informations sur les intervenants
9
Demander les présentations
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les infos de parking
13
Commander le catering
2 personnes
14
Réserver le prestataire technique
15
Réserver le photographe
16
Concevoir les badges
17
Mettre en page les brochures du programme
18
Concevoir les panneaux de direction
19
Commander les imprimés
20
Vérifier les présentations
2 personnes
21
Planifier la répétition technique
2 personnes
22
Informer les conférenciers invités
23
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
24
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
25
Trier le matériel d'inscription
2 personnes
26
Récupérer les courses
2 personnes
27
Récupérer les clés du lieu
28
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
29
Livrer l’équipement
2 personnes
30
Installer la table d’inscription
2 personnes
31
Installer les chaises et les tables
4 personnes
32
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
33
Installer l’écran de projection
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Téléverser les présentations
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester l’éclairage
2 personnes
38
Installer la décoration de scène
2 personnes
39
Installer la décoration
2 personnes
40
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
41
Préparer les badges
2 personnes
42
Mettre en place le point café
2 personnes
43
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
44
Aménager l’espace des intervenants

Événement

45
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
46
Accueillir les participants
3 personnes
47
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
48
Annoncer les intervenants
49
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
50
Animer les sessions de questions
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler les verres et les tasses
2 personnes
54
Ranger la salle de pause
2 personnes
55
Animer la session de réseautage
3 personnes
56
Animer le débat
2 personnes
57
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Dégager les tables
3 personnes
61
Accompagner l’intervenant de clôture
2 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les salles
4 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner le matériel technique
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Rassembler les factures et les reçus
74
Envoyer un e-mail de remerciement
75
Relancer les présentations
76
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3
Poubellesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Numéros de vestiaireqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bains-marieqté 8
Chemins de tableqté 18
Plateaux de serviceqté 20
Courses

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Housses de mange-deboutqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de nom de tableqté 20
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 120
Lanyardsqté 120

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons microfibresqté 20
Bacs de tri des déchetsqté 6

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme prévisionnel et les salles avant d’inviter les intervenants. Gardez une marge entre les sessions pour les déplacements, les questions et les changements de salle.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, idéalement plusieurs semaines avant le congrès. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, puis vérifiez chaque fichier avant la répétition technique. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones, les haut-parleurs et les câbles avec les intervenants présents.
Préparez l’accueil séparément du programme scientifique : tables d’inscription, badges nominatifs, numéros de vestiaire, informations de parking et panneaux de direction doivent être prêts avant l’ouverture des portes.
Donnez au traiteur et au prestataire technique un nombre définitif de participants, un plan des espaces et un horaire précis. Contrôlez aussi les tables de buffet, la vaisselle, les rallonges et les multiprises afin d’éviter les installations improvisées le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès du tourisme ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants, salles et prestataires. Ce délai laisse le temps de confirmer le programme, de traiter les inscriptions et de finaliser la technique.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et l’essentiel du programme sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture quelques jours avant le congrès pour transmettre les effectifs définitifs au traiteur.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 7 à 10 jours avant le congrès, avec une heure limite clairement indiquée. Faites une première vérification des fichiers, puis prévoyez une répétition technique la veille ou le matin même.
Quand imprimer les badges des participants ?: Imprimez les badges nominatifs 2 à 3 jours avant l’ouverture, après avoir figé la liste des participants. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les corrections sur place.

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