Einen Tourismuskongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Tourismuskongress entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen reibungslosen Ablauf. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Referenten anfragst und die Anmeldung öffnest. Danach folgen Website, Einladungen, Technik, Catering und Drucksachen. Besonders oft fehlen am Ende bestätigte Präsentationen, aktuelle Teilnehmerzahlen oder klare Parkinformationen. Mit einem festen Zeitplan behältst du diese Abhängigkeiten im Blick und vermeidest hektische Nachbestellungen kurz vor dem Kongress.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Sprecherprogramm bestätigen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Congreswebsite veröffentlichen
2 Personen
- 8
Sprecherinformationen sammeln
- 9
Präsentationen anfordern
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Parkinformationen versenden
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Technikdienstleister reservieren
- 15
Fotograf buchen
- 16
Badges gestalten
- 17
Programmhefte gestalten
- 18
Wegweiser gestalten
- 19
Drucksachen bestellen
- 20
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 21
Technische Probe planen
2 Personen
- 22
Gastredner informieren
- 23
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 24
Namensschilder drucken
2 Personen
- 25
Anmeldematerial sortieren
2 Personen
- 26
Einkäufe abholen
2 Personen
- 27
Location-Schlüssel abholen
- 28
Raumaufteilung markieren
2 Personen
- 29
Ausrüstung abliefern
2 Personen
- 30
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
- 31
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 33
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 34
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 35
Präsentationen hochladen
- 36
Mikrofone testen
2 Personen
- 37
Beleuchtung testen
2 Personen
- 38
Bühnenausstattung anbringen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 41
Badges bereitlegen
2 Personen
- 42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 43
Mittagsbuffet einrichten
3 Personen
- 44
Sprecherraum einrichten
Event
- 45
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 46
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 47
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
- 48
Redner ankündigen
- 49
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 50
Fragerunden moderieren
- 51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Gläser und Tassen einsammeln
2 Personen
- 54
Pausenraum aufräumen
2 Personen
- 55
Netzwerksession begleiten
3 Personen
- 56
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 57
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 58
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 60
Tische abräumen
3 Personen
- 61
Abschlussredner betreuen
2 Personen
- 62
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Geschirr sammeln
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Räume reinigen
4 Personen
- 68
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 69
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 70
Technik zurückbringen
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 73
Rechnungen und Belege sammeln
- 74
Dankesmail versenden
- 75
Präsentationen nachsenden
- 76
Fotos archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 110
- TischeAnz. 18
- RegistrierungstischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 8
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 10
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- DI-Box
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
- GarderobennummernAnz. 120
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 140
- WeingläserAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- EsslöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 12
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserspenderAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- TischläuferAnz. 18
- ServierschalenAnz. 20
- Einkäufe
Dekoration
- KongressbannerAnz. 3
- StehtischhussenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischnamensschilderAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 120
- LanyardsAnz. 120
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StehlampenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- KüchenzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
- MikrofasertücherAnz. 20
- AbfalltrennbehälterAnz. 6
Tipps
- Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Plane für Plenum, Registrierung, Catering und mögliche Parallelvorträge eigene Flächen ein, damit du Möbel und Technik passend reservieren kannst.
- Hole Referentenzusagen früh ein und setze eine klare Frist für Programmbestätigung und Präsentationen. Eine technische Probe sollte mindestens 1 Tag vor Beginn oder am Vorabend eingeplant werden.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Veranstaltungsort und wichtige Anreiseinformationen feststehen. Verschicke Parkhinweise spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Kongress und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular.
- Prüfe die Technik nicht nur auf Vollständigkeit, sondern im Raum: Beamer, Leinwand, Laptop, Klicker, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher müssen gemeinsam getestet werden. Halte zusätzlich Verlängerungskabel, Ladekabel und USB-Sticks bereit.
- Erstelle die endgültige Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher und drucke Namensschilder erst danach. Sortiere Anmeldematerial, Garderobennummern und Programmhefte am Vortag nach einem festen Ablauf für die Registrierung.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tourismuskongress organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Referenten, Technikdienstleister und Catering sollten mehrere Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigt sein.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Tourismuskongress öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular, sobald Veranstaltungsort, Programm und Referenten weitgehend feststehen, meist 8 bis 12 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung 2 bis 3 Tage vor dem Kongress, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering angepasst werden können.
- Wann müssen Präsentationen für einen Kongress vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin an. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu prüfen und die technische Probe ohne Zeitdruck durchzuführen.
- Wie viel Catering braucht man für einen Tourismuskongress?
- Bestelle das Catering nach der erwarteten Teilnehmerzahl und aktualisiere die Menge spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Plane Wasser und Kaffeetassen für alle Teilnehmenden sowie zusätzliche Portionen für Referenten und Servicepersonal ein.
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