Zo organiseer je een toerismecongres zonder losse eindjes

Begin met het programma en de locatie, want die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna sprekers, zalen, techniek en registratie in een vaste volgorde vast. Open de aanmeldingen pas wanneer programma, bereikbaarheid en praktische informatie klaarstaan. In de laatste weken verschuift de aandacht naar dieetwensen, presentaties, badges, bewegwijzering en een technische repetitie. Zo voorkom je dat deelnemersinformatie, apparatuur of naamkaartjes pas op de congresdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersprogramma bevestigen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Congreswebsite publiceren
2 personen
8
Sprekersinformatie verzamelen
9
Presentaties opvragen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Techniekleverancier reserveren
15
Fotograaf reserveren
16
Badges ontwerpen
17
Programmafolders opmaken
18
Routebordjes ontwerpen
19
Drukwerk bestellen
20
Presentaties controleren
2 personen
21
Technische repetitie plannen
2 personen
22
Gastsprekers informeren
23
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
24
Naamkaartjes printen
2 personen
25
Registratiemateriaal sorteren
2 personen
26
Boodschappen ophalen
2 personen
27
Locatie sleutels ophalen
28
Zaalindeling markeren
2 personen
29
Apparatuur afleveren
2 personen
30
Registratietafel opstellen
2 personen
31
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
32
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
33
Projectiescherm opstellen
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Presentaties uploaden
36
Microfoons testen
2 personen
37
Verlichting testen
2 personen
38
Podiumaankleding plaatsen
2 personen
39
Decoratie ophangen
2 personen
40
Routebordjes plaatsen
2 personen
41
Badges klaarleggen
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Lunchbuffet inrichten
3 personen
44
Sprekersruimte inrichten

Event

45
Registratiebalie bemannen
3 personen
46
Deelnemers ontvangen
3 personen
47
Openingssessie begeleiden
2 personen
48
Sprekers aankondigen
49
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
50
Vragenrondes begeleiden
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Glazen en kopjes verzamelen
2 personen
54
Pauzeruimte opruimen
2 personen
55
Netwerksessie begeleiden
3 personen
56
Panelgesprek begeleiden
2 personen
57
Dinerbuffet openen
3 personen
58
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Tafels afruimen
3 personen
61
Afsluitende spreker begeleiden
2 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zalen schoonmaken
4 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Geleende materialen controleren
2 personen
70
Techniek retourneren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Facturen en bonnen verzamelen
74
Bedankmail versturen
75
Presentaties nabesturen
76
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Speakersaantal 2
DI-box
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Garderobenummersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Eetlepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Chafing dishesaantal 8
Tafellopersaantal 18
Serveerschalenaantal 20
Boodschappen

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Statafelrokkenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnaambordjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Tips

Plan de technische repetitie uiterlijk enkele dagen voor het congres. Test per zaal de beamer, het projectiescherm, de laptop, presentatieklikker en draadloze microfoons met de echte presentaties.
Vraag presentaties vooraf op en controleer ze op de congreslaptop. Zet bovendien een reservekopie op USB-sticks; een bestand dat pas bij de registratie wordt aangeleverd kost direct voorbereidingstijd.
Sluit de deelnemerslijst op een vast moment, bij voorkeur 2 tot 3 werkdagen vóór het congres. Print daarna naamkaartjes en sorteer het registratiemateriaal per alfabetische reeks, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Verstuur parkeer- en route-informatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Controleer of routebordjes, garderobenummers en registratietafels op de juiste plek staan voordat de eerste deelnemer arriveert.
Bestel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel per eetmoment de benodigde dinerborden, dessertborden, koffiekopjes, waterglazen en wijnglazen en houd een kleine reserve aan voor breuk en extra gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toerismecongres organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf vast. Benader sprekers direct daarna; voor uitnodigingen, aanmeldingen, catering en drukwerk heb je vervolgens meerdere weken nodig.
Wanneer moet je sprekers voor een toerismecongres vastleggen?: Benader sprekers zodra datum en locatie bekend zijn, idealiter 5 tot 7 maanden vooraf. Bevestig het definitieve programma uiterlijk 8 weken voor het congres, zodat uitnodigingen en de congreswebsite kloppen.
Wanneer moet je de techniek voor een congres regelen?: Reserveer de techniekleverancier minstens 8 weken vooraf en leg per zaal de benodigde apparatuur vast. Plan de technische repetitie uiterlijk 2 tot 3 dagen voor aanvang en test dan alle presentaties en microfoons.
Wanneer maak je de definitieve deelnemerslijst en badges?: Verwerk aanmeldingen tot een afgesproken sluitingsmoment, meestal 2 tot 3 werkdagen vóór het congres. Maak daarna de definitieve deelnemerslijst, print de naamkaartjes en sorteer het registratiemateriaal per registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!