Organiser un congrès des femmes, étape par étape

Un congrès des femmes demande surtout une coordination précise entre le programme, les intervenantes, les inscriptions et la logistique sur place. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille le contenu avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les badges, les présentations et les tests techniques doivent être traités avant la dernière semaine. Le jour J, prévois un accueil distinct, une salle installée et un responsable pour chaque point sensible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Valider définitivement les intervenants
4
Rassembler les informations sur les intervenants
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répondre aux questions des participants
2 personnes
11
Établir la liste définitive des participants
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les programmes
14
Rassembler les présentations
15
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
16
Passer la commande traiteur
17
Faire les réservations
18
Définir la répartition des sièges
2 personnes
19
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
22
Vider et nettoyer la salle
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
27
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
28
Brancher les microphones
2 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Préparer les présentations
31
Vérifier l'éclairage
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
34
Installer les tables de pause et de buffet
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
39
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

40
Ouvrir l’inscription
3 personnes
41
Accueillir les participants
2 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
45
Annoncer les intervenants
46
Gérer les présentations sur le plan technique
2 personnes
47
Gérer les micros
48
Veiller au temps par session
49
Préparer la pause café
3 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
54
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
55
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
56
Servir le buffet du dîner
5 personnes
57
Servir les repas diététiques
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons au dîner
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
60
Encadrer le programme du soir
2 personnes
61
Gérer la lumière et le son
2 personnes
62
Animer un moment de networking
3 personnes
63
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
64
Encadrer le départ et la sortie progressive
3 personnes

Suivi

65
Rassembler les objets perdus
2 personnes
66
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
72
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Ranger le matériel restant
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
78
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannière de congrès
Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux directionnelsqté 8
Cartes de menuqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadaires LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de concevoir les invitations : vérifie aussi l’entrée, la capacité de la salle, les horaires d’accès et la disposition possible des tables et des chaises.
Finalise les intervenantes et leurs informations avant l’ouverture des inscriptions. Demande chaque présentation au plus tard 7 jours avant le congrès, puis teste les fichiers sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur.
Ouvre le formulaire d’inscription avec une question sur les allergies et régimes alimentaires. Arrête la liste définitive des participantes 5 à 7 jours avant l’événement afin de commander le traiteur et préparer les badges.
Prépare l’accueil avec une table d’inscription, les badges classés par ordre alphabétique et les programmes imprimés. Ajoute une personne chargée de répondre aux questions pendant que l’équipe installe la salle.
Fais un test technique complet avant l’arrivée du public : microphones sans fil, console de mixage, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Garde des batteries externes et un ordinateur de secours accessibles, plutôt que rangés dans un véhicule.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès des femmes ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, construire le programme, valider les intervenantes et gérer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les tests, les impressions, le traiteur et la préparation de l’accueil.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès ?: Ouvre-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour disposer d’un effectif fiable.
Quand demander les présentations aux intervenantes ?: Demande les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès et fixe une heure limite précise. Vérifie ensuite chaque présentation sur le matériel utilisé sur place, idéalement entre 3 et 5 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès des femmes ?: Contrôle les badges, les programmes, la liste finale des participantes, les besoins alimentaires et la commande du traiteur. Vérifie aussi l’accès à la salle, l’installation prévue, les microphones, le vidéoprojecteur et les câbles au moins la veille.

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