Zo organiseer je een vrouwencongres zonder last-minute chaos
Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste volgorde naar het programma, de sprekers en de aanmeldingen. Zodra het programma staat, kun je catering, zaalindeling, techniek en deelnemerscommunicatie goed afstemmen. Plan extra tijd voor presentaties, dieetwensen en vragen van deelnemers: daar ontstaan vaak de laatste wijzigingen. In de laatste week draait alles om controleren, klaarleggen en duidelijk verdelen wie op de dag zelf welke taak uitvoert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
- 3
Sprekers definitief vastleggen
- 4
Sprekersinformatie verzamelen
- 5
Uitnodigingen ontwerpen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
- 11
Definitieve deelnemerslijst maken
- 12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 13
Programma's afdrukken
- 14
Presentaties verzamelen
- 15
Presentaties technisch controleren
2 personen
- 16
Cateringbestelling plaatsen
- 17
Reserveringen maken
- 18
Stoelindeling bepalen
2 personen
- 19
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
- 20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 21
Locatie en entree controleren
2 personen
- 22
Zaal leeg en schoon maken
3 personen
- 23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 24
Registratietafel inrichten
2 personen
- 25
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 26
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 27
Projector en scherm opstellen
2 personen
- 28
Microfoons aansluiten
2 personen
- 29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 30
Presentaties klaarzetten
- 31
Verlichting controleren
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Wegwijzers plaatsen
2 personen
- 34
Pauze- en buffettafels inrichten
3 personen
- 35
Dranken koud zetten
2 personen
- 36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 38
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
- 39
Teambriefing houden
6 personen
Event
- 40
Registratie openen
3 personen
- 41
Deelnemers welkom heten
2 personen
- 42
Programma's uitdelen
2 personen
- 43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 44
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
- 45
Sprekers aankondigen
- 46
Presentaties technisch bedienen
2 personen
- 47
Microfoons beheren
- 48
Tijd per sessie bewaken
- 49
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
- 50
Koffie en thee serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Hapjes aanvullen
2 personen
- 53
Buffet en tafels opruimen
2 personen
- 54
Vragenronde begeleiden
2 personen
- 55
Dinerbuffet openen
3 personen
- 56
Dinerbuffet serveren
5 personen
- 57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 58
Dranken bij het diner aanvullen
2 personen
- 59
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
- 60
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 61
Licht en geluid bedienen
2 personen
- 62
Netwerkmoment faciliteren
3 personen
- 63
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
- 64
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen
Nazorg
- 65
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
- 66
Restanten veilig verpakken
3 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 69
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
- 70
Zaal schoonmaken
4 personen
- 71
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
- 72
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
- 73
Decoratie verwijderen
3 personen
- 74
Materialen inventariseren
2 personen
- 75
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 76
Restmateriaal opruimen
2 personen
- 77
Bedankbericht aan sprekers sturen
- 78
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 115
- Tafelsaantal 18
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 6
- Spreektafel
- Podiumdelenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Vorkenaantal 130
- Messenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikker
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Congresbanner
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafellopersaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Menukaartenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- LED-staande lampenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Theedoekenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegers en blikkenaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de sprekers vroeg definitief vast en vraag direct hun bio, portret, presentatie en technische wensen op. Plan een deadline van uiterlijk 7 dagen voor het congres om alle presentaties binnen te hebben.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaopzet vaststaan. Vraag daarin meteen dieetwensen en eventuele vragen aan sprekers uit, zodat je niet pas bij de cateringbestelling hoeft na te bellen.
- Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Druk daarna de naamkaartjes en programma's, en leg ze op alfabetische volgorde klaar bij de registratietafel.
- Controleer techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook in de zaal: test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, geluidsmixer en luidsprekers met de echte presentaties.
- Plan op de congresdag minstens 60 minuten voor de zaalopbouw en registratiebalie. Controleer entree, stoelen, tafels, catering, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een vrouwencongres?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Sprekers, locatie en uitnodigingen vragen de meeste doorlooptijd; houd de laatste 7 dagen vrij voor controles en wijzigingen.
- Wanneer moet ik de catering voor een vrouwencongres bestellen?
- Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen redelijk stabiel zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor het congres door als de leverancier dat toestaat.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vrouwencongres?
- Reken minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, podium, techniek en catering. Bij een programma met meerdere sprekers of complexe geluidsapparatuur is 90 minuten veiliger.
- Wanneer controleer je de presentaties en techniek?
- Verzamel de presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer ze daarna op de laptop waarop ze worden afgespeeld. Doe op de congresdag nog een volledige test met beamer, microfoons en luidsprekers voordat deelnemers arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!