Frauenkongress organisieren: Schritt für Schritt

Ein Frauenkongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Termin und Veranstaltungsort fest, danach folgen Programm, Referentinnen und Anmeldung. Plane die Teilnehmerkommunikation nicht nebenbei, sondern sammle Ernährungswünsche und Fragen laufend an einer Stelle. In den letzten Wochen konzentrierst du dich auf Teilnehmerliste, Namensschilder, Präsentationen, Catering und Technik. Am Veranstaltungstag entscheidet eine vorbereitete Registrierung darüber, ob der Einlass ruhig beginnt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Referenten endgültig festlegen
4
Sprecherinformationen sammeln
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
11
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Programme ausdrucken
14
Präsentationen sammeln
15
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
16
Cateringbestellung aufgeben
17
Reservierungen vornehmen
18
Sitzordnung festlegen
2 Personen
19
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Veranstaltungsort und Eingang prüfen
2 Personen
22
Saal leerräumen und reinigen
3 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
25
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
26
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
27
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
28
Mikrofone anschließen
2 Personen
29
Beschallungsanlage testen
2 Personen
30
Präsentationen vorbereiten
31
Beleuchtung kontrollieren
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
34
Pausen- und Buffet-Tische aufbauen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
39
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

40
Registrierung öffnen
3 Personen
41
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
42
Programme ausgeben
2 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
45
Redner ankündigen
46
Präsentationen technisch betreuen
2 Personen
47
Mikrofone verwalten
48
Zeit pro Sitzung überwachen
49
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks auffüllen
2 Personen
53
Buffet und Tische aufräumen
2 Personen
54
Fragerunde moderieren
2 Personen
55
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
56
Abendbuffet servieren
5 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Getränke beim Abendessen auffüllen
2 Personen
59
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
60
Abendprogramm betreuen
2 Personen
61
Licht und Ton bedienen
2 Personen
62
Networking-Phase moderieren
3 Personen
63
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
64
Verabschiedung und Auslass begleiten
3 Personen

Nachbereitung

65
Fundsachen sammeln
2 Personen
66
Reste sicher verpacken
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
69
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
72
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
77
Dankesnachricht an Sprecher senden
78
Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 115
TischeAnz. 18
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 120
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

Kongressbanner
BlumenarrangementsAnz. 6
TischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
Wegweiser-SchilderAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-StehlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Veranstaltungsort und Zeitplan zuerst fest. Sobald das Programm steht, bestätigst du die Referentinnen endgültig und sammelst ihre Informationen für Einladung und Moderation.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn die wichtigsten Programmpunkte feststehen. Frage dort direkt Ernährungswünsche ab und beantworte Rückfragen gesammelt, damit keine Angaben verloren gehen.
Setze einen verbindlichen Termin für Präsentationen, zum Beispiel 7 Tage vor dem Kongress. Prüfe jede Datei anschließend auf Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Verbindung statt erst während des Vortrags.
Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und gleiche die Menge mit der endgültigen Teilnehmerliste ab. Plane neben Speisen auch Teller, Besteck, Tassen, Gläser und Servierschalen ein – diese Kleinteile fehlen besonders häufig.
Bereite die Registrierung am Vortag vor: Namensschilder alphabetisch sortieren, Programme ausdrucken und den Registrierungstisch mit dem Eingangsbereich prüfen. Bringe Materialien, Technik und Powerbanks frühzeitig zum Veranstaltungsort, damit vor dem Einlass noch Zeit für einen Test bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Frauenkongress planen?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher, besonders wenn mehrere Referentinnen und ein größerer Saal beteiligt sind. Termin, Ort und Programmrahmen sollten spätestens 12 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Frauenkongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen geöffnet und setze eine klare Frist für Ernährungswünsche.
Wann müssen die Präsentationen der Referentinnen vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen technisch und speichere eine gemeinsame Version auf dem Veranstaltungs-Laptop.
Wie viel Zeit braucht die Registrierung am Veranstaltungstag?: Plane für den Aufbau des Registrierungstischs mindestens 60 Minuten ein. Die Namensschilder und Programme sollten spätestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn bereitliegen; für den Einlass selbst sind 30 bis 45 Minuten realistisch.

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