Organiser un concours photo, étape par étape
Un concours photo se prépare dans un ordre précis : le règlement et le thème d’abord, puis les inscriptions, le parcours et l’organisation du jury. Les participants doivent recevoir les consignes, les horaires et les points photo suffisamment tôt. Le jour J, l’accueil, le balisage et le transfert des fichiers demandent une équipe dédiée. Ce plan vous aide à coordonner les 50 tâches et les 47 éléments nécessaires, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails qui bloquent le concours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Consigner le règlement du concours
2 personnes
- 2
Définir le thème et les catégories
2 personnes
- 3
Inviter les membres du jury
- 4
Confirmer le lieu et les horaires
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir les inscriptions
- 7
Élaborer l’itinéraire et les points photo
3 personnes
- 8
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Répartir les équipes et les accompagnateurs
2 personnes
- 12
Imprimer les critères du jury
- 13
Envoyer les informations aux participants
- 14
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel photo
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Imprimer les photos des missions
2 personnes
- 18
Préparer les listes de participants
- 19
Préparer le service traiteur
3 personnes
Événement
- 20
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
- 23
Baliser les points photo
3 personnes
- 24
Brancher la technique
2 personnes
- 25
Préparer la nourriture et les boissons
3 personnes
- 26
Briefing du jury
2 personnes
- 27
Accueillir les participants
3 personnes
- 28
Enregistrer les participants
2 personnes
- 29
Expliquer la compétition
2 personnes
- 30
Encadrer la séance photo
6 personnes
- 31
Suivre les décomptes et le timing
2 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Récupérer les photos
3 personnes
- 35
Sauvegarder les photos en toute sécurité
2 personnes
- 36
Servir le repas chaud
4 personnes
- 37
Présenter les photos
3 personnes
- 38
Faire évaluer les photos par le jury
4 personnes
- 39
Annonce des gagnants
2 personnes
- 40
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
- 41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 42
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 43
Faire la vaisselle
3 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 47
Emballer le matériel photo
2 personnes
- 48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 49
Archiver les photos et les résultats
2 personnes
- 50
Publier les photos des gagnants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tentes de réceptionqté 2
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafeqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Appareils photoqté 6
- Lecteurs de cartes mémoireqté 3
- Clés USBqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Chargeurs de téléphone portableqté 6
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel de compétition
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 60
- Marqueursqté 20
- Étiquettes nominativesqté 70
- Fiches de juryqté 100
- Consignes photoqté 60
- Cartes d'itinéraireqté 20
- Cônesqté 20
- Pochettes de plastificationqté 30
Décoration
- Affiches du matchqté 10
- Nappesqté 8
- Présentoirs de prixqté 3
Catering
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Caisses isothermesqté 4
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
Prix
- Trophéesqté 3
- Rubans de médailleqté 12
- Certificatsqté 60
Conseils
- Fixez le règlement, le thème et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez notamment le nombre de photos attendu, le format des fichiers, l’heure limite et les critères de notation.
- Préparez le parcours au moins 7 jours avant le concours. Vérifiez chaque point photo, indiquez les horaires de passage et prévoyez des cônes, des cartes d’itinéraire et des consignes de sécurité.
- Envoyez les informations pratiques aux participants 3 à 5 jours avant l’événement. Ajoutez le lieu, les horaires, la composition des équipes, les accompagnateurs et le matériel photo à prévoir.
- Réservez un créneau distinct pour le jury. Imprimez les critères et les fiches de notation, puis préparez les clés USB ou les lecteurs de cartes mémoire pour récupérer les fichiers sans mélanger les participants.
- Arrivez au lieu au moins 2 heures avant le début. Installez le bureau d’inscription, les tables et les chaises, branchez la technique, balisez les points photo et vérifiez les appareils, chargeurs, rallonges et multiprises.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours photo ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines. Ce délai permet de définir le règlement, confirmer le lieu et le jury, ouvrir les inscriptions, préparer le parcours et transmettre les consignes aux participants.
- Quand ouvrir les inscriptions à un concours photo ?
- Ouvrez-les environ 3 semaines avant la date du concours. Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement afin de répartir les équipes, préparer les listes et recueillir les besoins alimentaires.
- Que faut-il prévoir pour le jury d’un concours photo ?
- Préparez une fiche par membre du jury, les critères imprimés, des stylos et un espace calme pour la sélection. Réservez au moins 60 à 90 minutes après la remise des fichiers pour comparer les photos et établir le classement.
- À quelle heure installer un concours photo le jour même ?
- Commencez l’installation environ 2 heures avant l’accueil des participants. Gardez les 30 dernières minutes pour tester la technique, vérifier le balisage et préparer le bureau d’inscription.
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