Zo organiseer je een fotowedstrijd

Begin niet met camera’s of prijzen, maar met de spelregels. Leg eerst het thema, de categorieën, de route, de tijden en de manier van jureren vast. Daarna open je de aanmeldingen en stuur je deelnemers duidelijke informatie over opdrachten, fotopunten en veiligheid. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare inschrijfbalie, gemarkeerde routes en een gecontroleerde overdracht van de foto’s. Met deze volgorde voorkom je dat juryleden criteria missen of deelnemers op het laatste moment uitleg nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
2
Thema en categorieën bepalen
2 personen
3
Juryleden uitnodigen
4
Locatie en tijden bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Route en fotopunten uitwerken
3 personen
8
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Teams en begeleiders indelen
2 personen
12
Jurycriteria afdrukken
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
15
Fotomateriaal controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Foto-opdrachten afdrukken
2 personen
18
Deelnemerslijsten klaarleggen
19
Catering voorbereiden
3 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
23
Fotopunten markeren
3 personen
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
26
Jurybriefing geven
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Wedstrijd uitleggen
2 personen
30
Fototocht begeleiden
6 personen
31
Tussenstand en tijd bewaken
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Foto's innemen
3 personen
35
Foto's veilig opslaan
2 personen
36
Warme maaltijd serveren
4 personen
37
Foto's presenteren
3 personen
38
Jury laat foto's beoordelen
4 personen
39
Winnaars bekendmaken
2 personen
40
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Fotomateriaal inpakken
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Foto's en uitslagen archiveren
2 personen
50
Winnaarsfoto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Fotocamera'saantal 6
Geheugenkaartlezersaantal 3
USB-sticksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Wedstrijdmateriaal

Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 20
Naamstickersaantal 70
Juryformulierenaantal 100
Fotopdrachtenaantal 60
Routekaartenaantal 20
Pionnenaantal 20
Laminatiehoezenaantal 30

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Prijzendisplaysaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterketelsaantal 2
Isolatiekrattenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasteilenaantal 3

Prijzen

Trofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 12
Certificatenaantal 60

Tips

Leg de wedstrijdregels uiterlijk twee weken voor de start vast. Vermeld het thema, het maximale aantal inzendingen per deelnemer, de deadline en of nabewerking is toegestaan.
Werk de route uit vóór je de uitnodigingen verstuurt. Markeer elk fotopunt met pionnen en geef deelnemers een routekaart met per punt de bijbehorende foto-opdracht.
Plan juryleden in op basis van het aantal inzendingen. Geef elk jurylid vooraf de criteria en druk per jurylid één set juryformulieren af, zodat de beoordeling niet op losse aantekeningen gebeurt.
Controleer fotocamera’s, geheugenkaartlezers, laptops en USB-sticks minimaal één dag eerder. Test ook de beamer, het projectiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen op de locatie.
Richt de inschrijfbalie minstens 60 minuten voor aanvang in. Leg deelnemerslijsten, naamstickers, pennen, clipboards en de veiligheidsinstructies klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotowedstrijd organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de regels, categorieën, jury en locatie. Open de aanmeldingen daarna ongeveer 3 weken voor de wedstrijd, zodat je teams en begeleiders op tijd kunt indelen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een fotowedstrijd?: Reken op 1 jurylid per 20 tot 30 deelnemers als iedere foto afzonderlijk wordt beoordeeld. Bij meer dan 60 deelnemers zijn minimaal 3 juryleden praktisch, zodat de uitslag niet uren blijft liggen.
Hoeveel tijd duurt een fotowedstrijd?: Plan voor de fotopdracht zelf meestal 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal fotopunten en de route. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor aanmelden en uitleg en 60 tot 90 minuten voor het verzamelen en beoordelen van de foto’s.
Wanneer moet je deelnemersinformatie versturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, opdrachten, veiligheidsinstructies, benodigd fotomateriaal en de uiterste inlevertijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.