Organiser un concours photo sans rien oublier

Un concours photo demande plus qu’un thème et quelques appareils : il faut cadrer les inscriptions, le parcours, les règles de sécurité et le jugement avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le règlement jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les cartes mémoire, les fiches du jury, le balisage des points photo et la recharge du matériel. Le plan complet regroupe 50 tâches et 47 fournitures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le règlement du concours
2 personnes
Définir le thème et les catégories
2 personnes
Inviter les membres du jury
Confirmer le lieu et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Élaborer l’itinéraire et les points photo
3 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes et les accompagnateurs
2 personnes
Imprimer les critères du jury
Envoyer les informations aux participants
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
Vérifier le matériel photo
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les photos des missions
2 personnes
Préparer les listes de participants
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Baliser les points photo
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer la nourriture et les boissons
3 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer la compétition
2 personnes
Encadrer la séance photo
6 personnes
Suivre les décomptes et le timing
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Récupérer les photos
3 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Présenter les photos
3 personnes
Faire évaluer les photos par le jury
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel photo
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les photos et les résultats
2 personnes
Publier les photos des gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tentes de réceptionqté 2
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Appareils photoqté 6
Lecteurs de cartes mémoireqté 3
Clés USBqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de compétition

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 60
Marqueursqté 20
Étiquettes nominativesqté 70
Fiches de juryqté 100
Consignes photoqté 60
Cartes d'itinéraireqté 20
Cônesqté 20
Pochettes de plastificationqté 30

Décoration

Affiches du matchqté 10
Nappesqté 8
Présentoirs de prixqté 3

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Caisses isothermesqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Prix

Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 12
Certificatsqté 60

Conseils

Rédigez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez le thème, les catégories, les formats acceptés, l’heure limite de remise et les critères qui serviront au jury.
Verrouillez l’itinéraire plusieurs jours à l’avance. Repérez chaque point photo, préparez une carte par équipe et balisez les endroits difficiles à trouver avec des cônes ou des indications visibles.
Contrôlez le matériel photo la veille : appareils, chargeurs, lecteurs de cartes mémoire et clés USB. Prévoyez au moins une solution de transfert par équipe et testez les rallonges et multiprises si une projection est prévue.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des participants. Les listes imprimées, étiquettes nominatives, presse-papiers, stylos et consignes photo doivent être regroupés sur le bureau d’inscription.
Ne reportez pas le jury au dernier moment. Confirmez ses membres avant l’envoi des invitations, imprimez les critères d’évaluation et préparez les certificats et les prix avant le début du concours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours photo ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de finaliser le règlement, confirmer le lieu et le jury, ouvrir les inscriptions, préparer l’itinéraire et transmettre les consignes aux participants.
Quand ouvrir les inscriptions à un concours photo ?: Ouvrez-les environ 2 à 3 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant le concours afin de répartir les équipes, confirmer les accompagnateurs et recueillir les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour un concours photo ?: Prévoyez un appareil photo par participant ou par équipe, ainsi que des chargeurs, lecteurs de cartes mémoire, clés USB et rallonges. Ajoutez les fiches du jury, les cartes d’itinéraire, les consignes imprimées et le matériel de balisage.
Que préparer la veille d’un concours photo ?: La veille, vérifiez le matériel, imprimez les listes de participants et les critères du jury, préparez les photos des missions et rassemblez les prix. Contrôlez aussi le parcours, le balisage, les boissons et l’installation technique.

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