Organiser un concours photo, étape par étape
Un concours photo réussit quand les règles, les inscriptions et l’exposition sont préparées dans cet ordre. Commencez par rédiger le règlement et choisir le jury, puis ouvrez les candidatures avec un formulaire simple. Après la sélection, prévoyez l’impression, l’accrochage et le vote sans attendre la dernière semaine. Le jour de l’événement, gardez du temps pour tester la projection, installer les panneaux et identifier chaque photo correctement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Consigner le règlement du concours
2 personnes
- 2
Définir les membres du jury
- 3
Réserver le lieu
- 4
Créer le formulaire d'inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier la promotion en ligne
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Confirmer les inscriptions
2 personnes
- 10
Vérifier les photos
2 personnes
- 11
Faire imprimer les photos
- 12
Préparer les formulaires du jury
- 13
Prévoir les prix et les certificats
- 14
Préparer la présentation
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
- 17
Trier les candidatures
2 personnes
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
- 21
Accrocher les photos
3 personnes
- 22
Installer les étiquettes photo
2 personnes
- 23
Aménager le bureau de vote
- 24
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 25
Tester la technique
2 personnes
- 26
Aménager la table d'accueil
Événement
- 27
Enregistrer les participants
2 personnes
- 28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 29
Expliquer le concours
- 30
Accompagner l’évaluation du jury
3 personnes
- 31
Recueillir les votes du public
2 personnes
- 32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Compter les votes
2 personnes
- 35
Annonce des gagnants
2 personnes
- 36
Remettre les prix
2 personnes
- 37
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 38
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 39
Démonter les photos et le matériel
4 personnes
- 40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Rassembler les déchets
2 personnes
- 43
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 44
Retourner les matériels
2 personnes
- 45
Informer les participants du résultat
- 46
Envoyer les prix aux gagnants absents
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Murs d’expositionqté 8
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillères à caféqté 50
Décoration
- Nappesqté 8
- Cadres photoqté 50
- Badges nominatifsqté 60
- Certificatsqté 10
- Prixqté 3
- Tapis rouge
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Clé USBqté 2
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseauxqté 4
- Ruban adhésifqté 6
- Stylosqté 30
- Marqueursqté 12
- Presse-papiersqté 10
- Fiches de juryqté 15
- Bulletins de voteqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Rédigez le règlement avant d’envoyer la moindre invitation : précisez le format des photos, le nombre maximal de candidatures, la date limite et les critères du jury.
- Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant le concours. Ce délai permet de vérifier les photos, de trier les candidatures, de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez les fichiers pour l’impression au moins 7 jours à l’avance. Vérifiez le nom de chaque photographe, le titre de l’œuvre et l’ordre d’affichage avant de lancer les tirages.
- Donnez au jury une fiche par photo avec les mêmes critères de notation. Installez aussi le bureau de vote et les étiquettes avant l’ouverture afin d’éviter les erreurs pendant la visite.
- Arrivez au lieu 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Comptez ce temps pour installer les tables, les chaises et les panneaux, accrocher les photos, refroidir les boissons et tester l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et le microphone.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours photo ?
- Prévoyez au moins 4 semaines. Gardez les 2 premières semaines pour le règlement, le jury, le lieu et les inscriptions, puis réservez les 10 derniers jours au tri, à l’impression et à l’installation.
- Quand faut-il fermer les inscriptions à un concours photo ?
- Fermez-les 10 à 14 jours avant l’exposition. Il vous restera ainsi assez de temps pour vérifier les photos, confirmer les candidatures et faire imprimer les œuvres.
- Combien de temps avant faut-il imprimer les photos ?
- Lancez l’impression au moins 7 jours avant l’événement. Ajoutez 2 jours de marge si vous devez corriger une légende, remplacer un fichier ou refaire un tirage.
- Que faut-il tester avant l’ouverture d’un concours photo ?
- Testez la projection, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et la clé USB contenant la présentation.
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