Cómo organizar un concurso de fotografía paso a paso

Un concurso de fotografía necesita más que reunir imágenes y elegir una ganadora. Primero fija las reglas, las fechas y los criterios del jurado; después abre las inscripciones y confirma cada participación. En la última semana tendrás que revisar los archivos, imprimir las fotos y preparar certificados, premios y etiquetas. El día del concurso, reserva varias horas para montar las paredes de exposición, probar el proyector y organizar la votación sin prisas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer las reglas de la competición
2 personas
2
Definir el jurado
3
Reservar el lugar
4
Crear el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la promoción en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar las inscripciones
2 personas
10
Comprobar las fotos
2 personas
11
Mandar imprimir las fotos
12
Preparar los formularios del jurado
13
Gestionar premios y certificados
14
Preparar la presentación
15
Hacer la compra
2 personas
16
Enfriar bebidas
17
Clasificar las inscripciones
2 personas
18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
3 personas
20
Colocar las paredes de exposición
3 personas
21
Colgar fotos
3 personas
22
Colocar etiquetas de fotos
2 personas
23
Montar la cabina de votación
24
Preparar la restauración
2 personas
25
Probar la técnica
2 personas
26
Montar la mesa de recepción

Evento

27
Registrar a los participantes
2 personas
28
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
29
Explicar la competición
30
Coordinar la evaluación del jurado
3 personas
31
Recopilar los votos del público
2 personas
32
Servir aperitivos
2 personas
33
Rellenar las bebidas
34
Contar los votos
2 personas
35
Anunciar a los ganadores
2 personas
36
Entregar premios
2 personas
37
Hacer una foto de grupo
2 personas
38
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

39
Desmontar fotos y materiales
4 personas
40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
41
Lavar la vajilla
2 personas
42
Recoger la basura
2 personas
43
Limpiar el lugar
3 personas
44
Devolver los materiales
2 personas
45
Informar a los participantes sobre el resultado
46
Enviar premios a los ganadores ausentes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Paredes de exposicióncant. 8
Mesas altascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharillascant. 50

Decoración

Mantelescant. 8
Marcos de fotoscant. 50
Tarjetas de nombrecant. 60
Certificadoscant. 10
Premioscant. 3
Alfombra roja

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Memoria USBcant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 4
Cinta adhesivacant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 10
Hojas de evaluación del juradocant. 15
Boletascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las reglas antes de publicar la convocatoria: indica el número máximo de fotos por persona, el formato de entrega, el tema y la fecha límite. Deja al menos 10 días entre el cierre de inscripciones y el evento para revisar las imágenes.
Define un jurado de 3 a 5 personas y entrega los formularios de valoración antes de abrir la exposición. Usa los mismos criterios para todas las fotos y reserva entre 30 y 60 minutos para la deliberación final.
Confirma cada inscripción por escrito y clasifica las fotos con un código único. Comprueba nombres, títulos y archivos antes de mandar imprimir; una etiqueta equivocada es difícil de corregir cuando las fotos ya están colgadas.
Monta la exposición con varias horas de antelación. Calcula aproximadamente 5 minutos por foto para colocar marcos, etiquetas y cinta adhesiva, y deja pasillos suficientemente amplios para que dos personas puedan circular.
Prueba la presentación completa al menos 60 minutos antes de recibir al público: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas. Prepara también una memoria USB con la presentación por si falla el equipo principal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de fotografía?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, definir el jurado, promocionar la convocatoria y dejar al menos 10 días para revisar e imprimir las fotos.
¿Cuántas personas debe tener el jurado de un concurso de fotografía?: Lo más práctico es contar con 3 a 5 personas. Con menos de 3, una opinión pesa demasiado; con más de 5, la deliberación suele alargarse sin aportar una ventaja clara.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición fotográfica?: Reserva como mínimo 3 horas para un montaje de hasta 30 fotos. Añade unos 5 minutos por imagen para marcos, etiquetas y ajustes, además del tiempo para colocar mesas, sillas y la zona de votación.
¿Cuándo hay que imprimir las fotos de un concurso?: Mándalas imprimir después de cerrar y comprobar las inscripciones, idealmente entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes corregir un archivo o una etiqueta sin trabajar con la exposición ya montada.

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