Einen Fotowettbewerb organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Fotowettbewerb beginnt die Organisation nicht mit der Ausstellung, sondern mit klaren Regeln und einem einfachen Anmeldeformular. Lege zuerst Kategorien, Abgabefrist, Bildformat und Bewertung fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Prüfung und Bestätigung der Fotos, erst dann Druck, Beschriftung und Aufbau. Plane außerdem Zeit für Juryformulare, Technik und die Getränkeversorgung ein – diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Spielregeln festlegen
2 Personen
2
Jurymitglieder erfassen
3
Location reservieren
4
Anmeldeformular erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbung online stellen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Einreichungen bestätigen
2 Personen
10
Fotos prüfen
2 Personen
11
Fotos drucken lassen
12
Juryformulare vorbereiten
13
Preise und Zertifikate organisieren
14
Präsentation vorbereiten
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
17
Einsendungen sortieren
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
20
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
21
Fotos aufhängen
3 Personen
22
Fotolabel anbringen
2 Personen
23
Wahlkabine einrichten
24
Catering bereitstellen
2 Personen
25
Technik testen
2 Personen
26
Empfangstisch einrichten

Event

27
Teilnehmer registrieren
2 Personen
28
Besucher begrüßen
2 Personen
29
Wettbewerb erläutern
30
Jurybewertung begleiten
3 Personen
31
Publikumsstimmen sammeln
2 Personen
32
Snacks servieren
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
34
Stimmen zählen
2 Personen
35
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
36
Preise überreichen
2 Personen
37
Gruppenfoto machen
2 Personen
38
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

39
Fotos und Materialien abbauen
4 Personen
40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
41
Geschirr abwaschen
2 Personen
42
Abfall sammeln
2 Personen
43
Location reinigen
3 Personen
44
Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Teilnehmer über das Ergebnis informieren
46
Preise an abwesende Gewinner senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
AusstellungswändeAnz. 8
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
TeelöffelAnz. 50

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BilderrahmenAnz. 50
NamensschilderAnz. 60
ZertifikateAnz. 10
PreiseAnz. 3
Roter Teppich

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
USB-StickAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 4
KlebebandAnz. 6
StifteAnz. 30
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 10
JuryformulareAnz. 15
StimmzettelAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Spielregeln mindestens 6 Wochen vorher fest. Definiere dabei Abgabefrist, maximale Anzahl der Fotos pro Person, erlaubte Formate und ob digitale Bearbeitung zugelassen ist.
Bestätige jede Einreichung innerhalb von 2 bis 3 Werktagen und prüfe die Fotos vor dem Druck. So bleiben unzulässige Formate, fehlende Bildlabels oder nicht lesbare Dateien nicht bis zum Aufbau unentdeckt.
Drucke Fotos und Fotolabels mindestens 7 Tage vor der Ausstellung. Sortiere die Einsendungen anschließend nach Kategorie oder Startnummer und lege eine feste Reihenfolge für die Ausstellungswände fest.
Bereite für jedes Jurymitglied ein eigenes Bewertungsformular vor und rechne pro Bild mindestens 1 Minute Bewertungszeit ein. Wenn das Publikum abstimmt, richte eine Wahlkabine und nummerierte Stimmzettel ein.
Plane den Aufbau rückwärts: Location öffnen, Tische und Stühle aufstellen, Ausstellungswände montieren, Fotos aufhängen, Fotolabel anbringen und danach Beamer, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon testen. Beginne dafür mindestens 3 Stunden vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fotowettbewerb organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Regeln, Jury und Location. Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 5 Wochen vorher und setze die Einreichungsfrist mindestens 7 Tage vor der Ausstellung.
Wie viele Fotos darf eine Person bei einem Fotowettbewerb einreichen?: Eine klare Vorgabe von 1 bis 3 Fotos pro Person ist für die Jury gut handhabbar. Bei mehr als 50 Teilnehmenden solltest du die Anzahl auf höchstens 2 Fotos begrenzen oder zusätzliche Kategorien einrichten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fotoausstellung?: Plane für eine kleine Ausstellung mit bis zu 50 Fotos mindestens 3 Stunden ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für Techniktest und letzte Korrekturen ein, bevor die Gäste eintreffen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Fotowettbewerb?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn in Kühlboxen.

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