Checklist pour organiser un camp scolaire

Un camp scolaire demande de coordonner les enfants, les accompagnateurs, le transport, les repas et la sécurité dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille rapidement le budget, le transport et les autorisations. Les informations médicales, les besoins alimentaires et les coordonnées des parents doivent être centralisés avant le départ. Cette checklist te permet aussi de préparer les groupes, les couchages, le programme quotidien et le matériel sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
Établir le budget du camp
2 personnes
Réserver le transport
2 personnes
Vérifier l’assurance et les autorisations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Regrouper les coordonnées des parents
2 personnes
Faire la répartition des groupes
3 personnes
Associer les accompagnateurs aux groupes de couchage
3 personnes
Élaborer le programme par jour de camp
3 personnes
Répartir les corvées quotidiennes
2 personnes
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
Élaborer un programme adapté à la météo
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Imprimer les numéros d’urgence et l’itinéraire
Noter les rendez-vous pour les médicaments
2 personnes
Envoyer la liste de préparation aux parents
2 personnes
Répondre aux questions des parents
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
Étiqueter les tentes et les bagages
3 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Préparer le dossier administratif
2 personnes
Confirmer le transport et les chauffeurs
2 personnes
Préparer l’enregistrement des départs
2 personnes
Recharger les téléphones des accompagnateurs
2 personnes

Événement

Effectuer l’enregistrement des départs
4 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Accueillir les enfants
4 personnes
Se rendre sur le lieu du camp
5 personnes
Arrivée et contrôle du site
3 personnes
Monter les tentes
10 personnes
Aménager les couchages
8 personnes
Expliquer les règles du camp
4 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Accompagner la toilette du soir et le brossage des dents
4 personnes
Effectuer la ronde du coucher
4 personnes
Ranger la cuisine
3 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Vérifier les tentes et le terrain
3 personnes
Accompagner la promenade du matin
5 personnes
Distribuer des fruits et de l’eau
2 personnes
Encadrer les activités sportives
5 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Animer le jeu de l’après-midi
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le dîner
5 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Animer le programme du feu de camp
4 personnes
Distribuer la collation du soir
2 personnes
Assurer la surveillance de nuit
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Expliquer le programme de la journée
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
5 personnes
Distribuer le goûter
2 personnes
Encadrer l'activité créative
5 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Encadrer le temps libre
4 personnes
Animer le quiz du camp
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le dernier dîner
5 personnes
Servir le dernier dîner
4 personnes
Animer la soirée variée
5 personnes
Ranger les couchages
8 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Démonter les tentes
8 personnes
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
Rendre le terrain propre
6 personnes
Effectuer l’enregistrement des départs
4 personnes
Accompagner le retour
5 personnes
Remettre les enfants à leurs parents
4 personnes

Suivi

Décharger le matériel
4 personnes
Laisser sécher les tentes
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le matériel de couchage
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Restituer les objets trouvés
2 personnes
Informer les parents des objets trouvés
Traiter les frais et les reçus
2 personnes
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de campingqté 10
Tables pliantesqté 6
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Camping

Tentes pour enfantsqté 10
Tentes pour les accompagnateursqté 3
Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Couvertures en polaireqté 35
Lampes de pocheqté 35
Lampes frontalesqté 10
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Étiquettes de bagagesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Petits bolsqté 40
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Casserolesqté 4
Poêlesqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Passoiresqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Appareils de cuissonqté 4
Bouteilles de gazqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Tapis de planche à découperqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Rallongesqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Volley-ballqté 2
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Frisbeesqté 6
Sets de tennis de tableqté 2

Matériel de jeu

Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Cartes de chasse au trésorqté 40
Sets de stylosqté 6
Blocs-notesqté 40
Tableaux de présentationqté 4
Lampes de poche pour les jeuxqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Crème solaireqté 6
Spray anti-insectesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 40
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4

Outils

Marteauqté 3
Pelles de pionniersqté 2
Gants de travailqté 8
Couteau suisseqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 8
Torchons réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Serviettesqté 12

Administration

Classeursqté 6
Stylosqté 20
Papier d’impressionqté 2
Marqueurs indélébilesqté 12
Presse-papiersqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu et le transport avant d’envoyer les invitations : les disponibilités et les capacités d’accueil déterminent directement le nombre d’enfants et d’accompagnateurs.
Demande les autorisations, informations médicales et besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les familles dont les formulaires manquent au plus tard 10 jours avant le départ.
Prépare un dossier par groupe avec les coordonnées des parents, les médicaments et les rendez-vous associés, les consignes de sécurité, les numéros d’urgence et l’itinéraire imprimé.
Construis le programme jour par jour avec une solution pour la pluie ou une autre météo difficile. Répartis aussi les corvées quotidiennes afin que les repas, la vaisselle et le rangement ne reposent pas sur une seule personne.
Étiquette les tentes et les bagages avant l’arrivée, et vérifie le matériel au moins 7 jours à l’avance : couchage, éclairage, boîtes étanches, vaisselle, ustensiles de cuisine et glacières sont souvent oubliés ou incomplets.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp scolaire ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Réserve d’abord le lieu et le transport, puis laisse plusieurs semaines pour recueillir les inscriptions, les autorisations et les informations médicales.
Quand envoyer la liste de préparation aux parents ?: Envoie-la environ 3 semaines avant le camp, puis fais une relance 7 à 10 jours avant le départ. Ce délai laisse le temps de vérifier les sacs de couchage, matelas, lampes et vêtements adaptés à la météo.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour un camp scolaire ?: Le nombre dépend de l’âge des enfants, des règles applicables et des activités prévues. Établis la répartition des groupes et des couchages dès que les inscriptions sont connues, puis désigne un accompagnateur responsable pour chaque groupe.
Que vérifier la veille d’un camp scolaire ?: Contrôle les inscriptions, autorisations, contacts d’urgence, médicaments, besoins alimentaires et horaires de rendez-vous. Vérifie aussi le chargement, les produits frais au réfrigérateur, les étiquettes des bagages et le matériel de couchage avant le départ.

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