Organiser un concours de soupe sans rien laisser au hasard

Un concours de soupe se prépare d’abord comme une petite dégustation, puis comme un événement avec plusieurs stands à coordonner. Commencez par fixer le lieu, la date et les règles, avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les tables, les bols, les louches et le matériel pour maintenir les soupes à température. Les oublis arrivent souvent le jour J : formulaires du jury, numéros de compétition, rallonges et signalétique sont à vérifier avant l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Consigner le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les critères d'évaluation
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Inscrire les participants
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les jurés
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Commander les coupes de prix
11
Réserver des tables et des chaises
12
Envoyer les instructions aux participants
13
Créer le programme et la signalétique
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
17
Imprimer les formulaires du jury
18
Imprimer la liste des participants
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Nettoyer le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Aménager les stands de soupe
4 personnes
23
Installer les numéros de compétition
2 personnes
24
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
25
Préparer la table du jury
2 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Réceptionner et étiqueter les soupes
3 personnes
28
Ouverture et explication
29
Maintenir les soupes au chaud
3 personnes
30
Servir les portions d’essai
6 personnes
31
Ravitailler en pain et garnitures
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
34
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
35
Calculer les gagnants
2 personnes
36
Assurer la remise des prix
2 personnes
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
39
Collecter et trier les déchets
3 personnes
40
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Inventorier le matériel
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Portant à vêtements

Vaisselle

Bol à soupeqté 80
Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Cuillères à soupeqté 80
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 6
Bacs chauffantsqté 12

Équipement

Plaques à inductionqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermomètres numériquesqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux du stand soupeqté 12
Badges nominatifsqté 80
Numéros de compétitionqté 12
Prixqté 3
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Bacs à vaisselleqté 3
Étagères de séchageqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Plateaux de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16
Urnes de voteqté 2
Fiches de juryqté 20
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’envoyer les invitations : précisez le nombre de portions, les critères de notation, les allergènes à signaler et l’heure à laquelle chaque soupe doit être prête.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant le concours. Vous pourrez alors confirmer les besoins alimentaires, attribuer un numéro à chaque soupe et imprimer une liste fiable des participants.
Prévoyez une table par stand de soupe, plus une table séparée pour le jury, le buffet et les boissons. Gardez une circulation dégagée entre les plaques à induction, les bacs chauffants et les visiteurs.
Testez les branchements avant l’arrivée des participants : répartissez les rallonges et multiprises, évitez de surcharger une seule prise et placez les câbles hors des passages.
Préparez le jury avec une fiche par soupe et une méthode de notation identique pour tous. Installez les numéros de compétition avant l’ouverture afin que les jurés puissent goûter sans être influencés par les noms.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de soupe ?: Prévoyez environ 4 semaines pour confirmer le lieu, rédiger le règlement, recruter les jurés et lancer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions, vérifier le matériel et imprimer les documents.
Combien de jurés faut-il pour un concours de soupe ?: Prévoyez au moins 3 jurés pour comparer les soupes et limiter l’effet d’un avis individuel. Pour plus de 15 soupes, un groupe de 5 jurés facilite la dégustation et réduit le temps d’attente.
Quelle quantité de soupe prévoir par personne ?: Pour une dégustation, comptez environ 10 à 15 cl par soupe et par personne. Si le concours réunit 10 soupes et 30 dégustateurs, cela représente 30 à 45 litres au total, à ajuster selon le nombre de visiteurs.
Quand installer les stands et le matériel ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture. Les tables, chaises, panneaux, numéros, bacs chauffants, vaisselle et branchements doivent être en place avant l’arrivée des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.